Бюджетирование для малого бизнеса: Заставьте ваши деньги работать на вас

Владелец бизнеса сталкивается со многими сложными проблемами, но составление бюджета для малого бизнеса может оказаться самой пугающей задачей. Выяснить, что нужно включить в бюджет, и оценить правильную финансовую информацию — это и так нелегко, не говоря уже о том, чтобы организовать это в упорядоченный бюджет. Но составление бюджета для малого бизнеса не должно вас пугать. На самом деле, он должен придать вам сил. Наличие бюджета имеет решающее значение для создания успешного и устойчивого бизнеса, и это не так сложно, как вы можете себе представить. Оставайтесь с нами, и мы расскажем, почему вы должны иметь бюджет и как составить бюджет для малого бизнеса, чтобы вы всегда знали, куда идут ваши деньги.

Почему составление бюджета для малого бизнеса очень важно

Прежде чем мы начнем, вам может быть интересно, почему составление бюджета так важно, особенно если ваш бизнес небольшой или только начинается. Бизнес-бюджет — это то, что вы регулярно обновляете, что дает вам лучший обзор того, как должны выглядеть будущие финансы вашего бренда. Вы заполняете его с учетом своих повседневных расходов, будущих доходов и предстоящих инвестиций, и это поможет вам лучше подготовиться к достижению своих долгосрочных целей.

Некоторые примеры того, в чем может помочь бизнес-бюджет, включают:

• Выявление возможностей для увеличения доходов
• Определение областей для сокращения расходов
• Прогнозирование медленных месяцев, чтобы избежать долгов
• Реинвестирование нетронутых средств
• Сделать свой бизнес прибыльным
• Приведение в порядок финансовой отчетности для возможных кредитов или инвесторов

Одним словом, наличие бюджета для бизнеса помогает вам принимать более обоснованные финансовые решения. Это означает, что вы хорошо осведомлены о том, на что тратите средства, и выявляете возможности для роста. Согласно исследованию 2021 года, только 54% малых предприятий имеют официальный бюджет — это почти половина всех малых предприятий, не имеющих инструмента, который помогает оценить их эффективность и правильно спланировать будущее. Теперь, когда вы знаете, почему бюджет важен, следуйте приведенным ниже шагам, чтобы составить бюджет, который поможет вам оставаться на вершине своих финансов и сохранить ваш бизнес прочным и стабильным.

1. Добавьте все источники дохода

Первым шагом в подготовке бюджета компании является изучение всех источников дохода. Это позволит вам увидеть, какие деньги поступают каждый месяц. Если у вас интернет-магазин и это ваш единственный источник дохода, то все, что вам нужно, — это цифры продаж. Однако, в зависимости от вашей бизнес-модели, вам может понадобиться учесть такие факторы, как:

• Продажи с торговых выставок
• Продажи из кирпичного и минометного магазина
• Гонорары за консультации
• Внештатные проекты

После определения всех доходов пришло время подсчитать ваш ежемесячный доход. Помните, что вы хотите подсчитать выручку — вам не нужно подсчитывать прибыль на этом этапе. В идеале вы должны подсчитать доходы за предыдущие 12 месяцев или как можно раньше, но вы всегда можете сделать обоснованные оценки, если ваш бизнес является новым. Чем дольше вы работаете в бизнесе, тем больше у вас есть опыта, и тем легче вам начать выявлять тенденции и закономерности. Например, заметить сезонные изменения, приводящие к более медленным месяцам. Зная это, вы сможете лучше подготовиться к таким периодам.

2. Определите свои постоянные расходы

После подсчета выручки у вас есть показатель верхней линии. Теперь пришло время учесть постоянные расходы. Постоянные расходы — это постоянные расходы вашего бизнеса. Это могут быть еженедельные, ежемесячные или ежегодные расходы, поэтому важно тщательно определить их все — именно поэтому полезным может оказаться анализ за полные 12 месяцев. Предположим, у вас есть счет управления деньгами для бизнеса, например, Shopify Balance. В этом случае у вас будет хорошее разделение между вашими личными и бизнес-счетами. Вам будет легко прокрутить назад свои транзакции, чтобы определить любые регулярные платежи, которые вы совершаете.

Некоторые примеры включают:

• Аренда
• Интернет и телефон
• Поставки
• Страхование
• Расчет заработной платы
• Хостинг веб-сайтов

Если ваш бизнес новый, лучше использовать прогнозируемые расходы, такие как ежемесячная арендная плата, ожидаемые коммунальные платежи и так далее. После того как вы определите все постоянные расходы, сложите их вместе и получите общую сумму ежемесячных постоянных расходов.

3. Фактор переменных затрат

После подсчета постоянных расходов вам следует подумать о переменных расходах. Как следует из названия, это периодические расходы, но их сумма не является фиксированной и может колебаться из месяца в месяц в зависимости от многих факторов.

• Переменные затраты могут включать:
• Материалы
• Доставка и стоимость доставки
• Утилиты
• Командировочные расходы
• Фрилансеры
• Маркетинговые расходы
• Учебные курсы и профессиональное развитие

Отмечая свои переменные расходы, вы можете начать выявлять затраты, которые вы могли бы легко сократить во время медленных месяцев, когда имеет смысл уменьшить расходы. С другой стороны, вы также получите представление об идеальном времени для увеличения переменных расходов, чтобы инвестировать в свой бизнес. Хорошими примерами таких расходов являются учебные курсы и маркетинговые расходы.

4. Рассмотрите предстоящие единовременные расходы и инвестиции

Следующая категория расходов для бизнес-бюджета — это те вещи, которые происходят нечасто, но все равно требуют учета. К этой категории можно отнести новое оборудование, например, ноутбуки или этикетировщики — эти товары вы не будете покупать каждые шесть месяцев, а, скорее всего, будете появляться раз в пару лет. А если учесть, что эти единовременные траты часто предназначены для вещей, имеющих решающее значение для ведения вашего бизнеса, вы быстро поймете, почему их необходимо закладывать в бюджет.

5. Иметь фонд на случай непредвиденных обстоятельств

Этот шаг идет рука об руку с предыдущим — не следует забывать о бюджетировании непредвиденных расходов. Ведение бизнеса — сложная задача, и необходимо учитывать множество аспектов. Также вполне понятно и вероятно, что возникнут непредвиденные расходы. Может быть, важная техника неожиданно сломается в самый напряженный период, а может быть, из-за несчастного случая выйдет из строя ваш фургон. Такие непредсказуемые события сами по себе достаточно стрессовые, но наличие денег в бюджете, отложенных на эти случаи, поможет снять стресс. Если ваш бизнес не находится на той стадии, когда целесообразно иметь сумму денег в резервном фонде на случай непредвиденных обстоятельств, вам могут помочь другие услуги, в том числе финансирование малого бизнеса от Shopify Capital. Однако солидный резервный фонд предлагает немного больше защиты и комфорта.

6. Сделайте расчеты и найдите свою норму прибыли

После того как вы отметили все свои доходы и различные расходы, вам нужно собрать все вместе и составить отчет о прибылях и убытках. Сначала сложите все ваши доходы, затем сложите различные расходы. В итоге у вас должно получиться два числа. Затем вычтите общие расходы из общего дохода, и вы получите либо положительное число, что означает, что ваш бизнес принес прибыль, либо отрицательное число, что означает убыток. Вот пример бюджета для малого бизнеса:

Расходы:

Постоянные затраты

Интернет: $65План Shopify: $29Страхование: $50Банковские комиссии: $20Бухгалтер и налоговый консультант: $100

Общие постоянные затраты: $264

Переменные расходы

Заработная плата фрилансера: $500 Путешествия: $100Регистрация на выставках: $300Маркетинг: $500Сырье: $750Доставка: $300Печатные принадлежности: $120

Общие переменные расходы: $2,570

Разовые расходы

Новый этикетировщик: $150 Новое офисное кресло: $200 Бесплатные образцы для торговой выставки: $120

Общие единовременные расходы: $470

Общие расходы: $3304

Общий доход ($4,500) — Общие расходы ($3,304) = Общий чистый доход ($1,196)

Если вы видите убытки, не расстраивайтесь. Не все малые предприятия приносят прибыль каждый месяц. Составив бизнес-бюджет, вы поставили себя в положение, позволяющее лучше изучить все свои финансы. Возможно, теперь вы сможете определить области, где можно сократить расходы, а также увидеть, где вы получаете наибольший доход, и вложить больше ресурсов в эти области. Для предприятий, приносящих высокую прибыль, изучите свой бизнес-бюджет, чтобы найти области, в которые можно вложить средства для рационализации и масштабирования. Возможно, это учебные курсы или новое программное обеспечение, а может быть, маркетинг или исследования и разработка новых продуктов.

7. Установите бюджет на ближайшие месяцы

Проделав всю эту работу, вы теперь имеете нечто, что точно документирует финансы вашего бизнеса. Хотя это невероятно полезно и может помочь в принятии разумных финансовых решений, хороший бюджет ориентирован на будущее и должен помочь вам спланировать будущие инвестиции или избежать их. Хотя невозможно точно знать, какими будут ваши будущие доходы и расходы, вы сможете сделать относительно точные оценки, если будете отслеживать предыдущие годы и месяцы. Если ваш бизнес новый, начните с консервативных, обоснованных предположений. Со временем вы сможете пересмотреть и уточнить свой бюджет, чтобы он стал более точным. Потратьте некоторое время на создание документа, ориентированного на будущее, используя исторический отчет о прибылях и убытках, который вы создали с помощью описанных выше шагов, включая все ваши доходы и расходы. Учитывайте такие моменты, как время последней покупки ключевых единиц оборудования или аппаратуры, и составьте бюджет для покупки новых единиц оборудования или оплаты их профессионального обслуживания. Посмотрите на тенденции и закономерности, которые вы наблюдали в прошлом году, и сделайте соответствующие планы в своем бюджете. Например, если вы продаете детские рюкзаки, вы можете заметить, что сезон подготовки к школе является для вас одним из самых оживленных периодов. Вы можете использовать эту информацию, чтобы решить, хотите ли вы нанять больше сотрудников в этот период, увеличить маркетинговый бюджет или продлить часы работы.

Не останавливайтесь на достигнутом — соблюдайте свой бюджет

Если вы выполнили все эти шаги, то теперь у вас должен быть полный бюджет, ориентированный на будущее, построенный на основе ваших исторических финансовых данных. Но не останавливайтесь на достигнутом! Бизнес-бюджет — это не просто «поставил и забыл». Чтобы от него была хоть какая-то польза, его необходимо постоянно обновлять и делать как можно более точным. Как владелец бизнеса, вы, вероятно, имеете миллион других дел, которые также требуют вашего внимания, поэтому найдите систему составления бюджета, которая будет работать на вас. Если вы начинающий владелец бизнеса или у вас есть время, но нет денег, чтобы инвестировать в бюджет, выделите специальное время каждую неделю для обновления бюджета. Создайте папки и процессы для всего, что связано с вашим бюджетом, чтобы не тратить время на поиски потерянных квитанций или данных о продажах. Если вы хотите вложить небольшую сумму денег, оплатите подписку на бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса. Она будет интегрирована с вашим интернет-магазином и может быть настроена на автоматическое отслеживание входящих и исходящих поступлений. Наконец, для многих владельцев малого бизнеса использование услуг бухгалтера может стоить инвестиций, так как он может управлять вашим бюджетом и сообщать вам о том, когда расходы идут по плану и что вам нужно отложить для уплаты налогов.

Заключение

Составление бизнес-бюджета может быть пугающим, но, как вы только что обнаружили, это не так сложно, как вам кажется. Потратив немного времени, вы получите документ, который покажет ваши доходы и расходы. Используя полученные данные, вы сможете свести к минимуму свои долги, максимизировать прибыль и защитить свой малый бизнес от любых возможных проблем.