| Документы, подтверждающие факт нарушения и утечки | | | |
| Акт о факте разглашения информации | Документ, составленный комиссией, фиксирующий дату, время, обстоятельства утечки и содержание разглашенной информации. | Официальное подтверждение факта утечки конфиденциальной информации. | Ст. 139 Гражданского кодекса РФ (понятие служебной и коммерческой тайны), Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне», локальные нормативные акты работодателя. |
| Служебная (докладная) записка о факте утечки | Записка от сотрудника, обнаружившего утечку, или руководителя отдела, описывающая произошедшее. | Первичное уведомление о произошедшем инциденте. | Трудовой кодекс РФ, локальные нормативные акты работодателя (регламенты служебного документооборота). |
| Материалы внутреннего расследования | Отчет о проведенном внутреннем расследовании, включающий анализ причин утечки, пути распространения информации, технические данные (логи, записи и т.п.). | Установление причин и обстоятельств утечки, выявление виновного сотрудника. | Ст. 247 Трудового кодекса РФ (обязанность работодателя провести проверку для установления причины ущерба), локальные нормативные акты работодателя (порядок проведения служебных расследований). |
| Копия соглашения о неразглашении (NDA) | Копия подписанного сотрудником соглашения о неразглашении конфиденциальной информации. | Доказательство того, что сотрудник был осведомлен о своих обязательствах по сохранению конфиденциальности. | Глава 24 Гражданского кодекса РФ (общие положения об обязательствах и договорах). |
| Документы о режиме коммерческой тайны (применимо) | Положение о коммерческой тайне, перечень информации, составляющей коммерческую тайну, документы, подтверждающие ознакомление сотрудника с этими документами. | Подтверждение того, что разглашенная информация имела статус коммерческой тайны и в компании был введен соответствующий режим. | Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне», Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». |
| Документы, подтверждающие ущерб компании | | | |
| Копия постановления (решения) о наложении штрафа | Официальный документ от государственного органа о наложении штрафа на компанию за утечку информации. | Подтверждение факта наложения штрафа на компанию. | Кодексы об административных правонарушениях (например, КоАП РФ ст. 13.11 за нарушение законодательства в области персональных данных), иные федеральные законы, предусматривающие ответственность за разглашение информации. |
| Платежные документы об уплате штрафа | Платежные поручения, квитанции или иные документы, подтверждающие фактическую уплату компанией штрафа. | Доказательство того, что компания понесла реальные финансовые потери в виде уплаченного штрафа. | Ст. 238 Трудового кодекса РФ (понятие прямого действительного ущерба). |
| Смета (расчет) убытков (опционально) | Расчет прямых убытков и, возможно, упущенной выгоды, понесенных компанией в результате утечки (например, потерянные контракты, снижение репутации). Взыскание упущенной выгоды с работника сложнее. | Обоснование размера ущерба, который компания намерена взыскать с сотрудника (помимо суммы штрафа, если применимо и доказуемо). | Ст. 15 Гражданского кодекса РФ (возмещение убытков). Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю». |
| Документы, устанавливающие вину сотрудника | | | |
| Письменное объяснение сотрудника | Официальное объяснение сотрудника о причинах и обстоятельствах произошедшей утечки информации. Берется в обязательном порядке до принятия решения о привлечении к материальной ответственности. | Получение позиции сотрудника по факту нарушения и утечки информации. | Ст. 193, 247 Трудового кодекса РФ (порядок применения дисциплинарных взысканий и установления причин ущерба). |
| Акт об отказе сотрудника дать объяснения | Составляется в случае отказа сотрудника предоставить письменное объяснение. | Фиксация отказа сотрудника от дачи объяснений. | Ст. 193, 247 Трудового кодекса РФ. |
| Служебные записки, свидетельские показания | Записки от других сотрудников, показания свидетелей, подтверждающие действия (бездействие) виновного сотрудника, приведшие к утечке. | Дополнительные доказательства вины сотрудника. | Гражданский процессуальный кодекс РФ (в части доказательств в гражданском процессе), локальные нормативные акты работодателя. |
| Результаты служебного расследования (выводы) | Часть отчета о внутреннем расследовании, содержащая однозначные выводы о виновности конкретного сотрудника. | Официальное заключение о виновности сотрудника, основанное на проведенном расследовании. | Ст. 247 Трудового кодекса РФ. |
| Документы о привлечении к материальной ответственности | | | |
| Приказ (распоряжение) о привлечении к ответственности | Документ, изданный руководителем компании, содержащий решение о привлечении сотрудника к материальной ответственности, указание на основание (нарушение NDA), размер ущерба (но не более среднего заработка, если нет оснований для полной ответственности) и порядок удержания. Издается не позднее месяца после установления размера ущерба. | Официальное решение работодателя о взыскании ущерба с сотрудника. | Глава 39 Трудового кодекса РФ (материальная ответственность работника), ст. 241, 248 Трудового кодекса РФ (ограничение размера ответственности, порядок взыскания ущерба). |
| Уведомление сотрудника об издании приказа | Письменное уведомление сотрудника о вынесении приказа о привлечении к материальной ответственности, вручаемое под расписку. | Информирование сотрудника о принятом решении. | Ст. 248 Трудового кодекса РФ. |
| Документы о добровольном возмещении (если есть) | | | |
| Соглашение о добровольном возмещении ущерба | Письменное соглашение между работодателем и работником, определяющее порядок, сроки и условия добровольного возмещения ущерба. | Фиксация договоренности о добровольном возмещении ущерба. | Глава 24 Гражданского кодекса РФ (общие положения об обязательствах и договорах), ст. 248 Трудового кодекса РФ. |
| Судебные документы (при судебном разбирательстве) | | | |
| Исковое заявление | Документ, подаваемый работодателем в суд с требованием о взыскании ущерба с работника. | Инициирование судебного процесса по взысканию ущерба. | Гражданский процессуальный кодекс РФ (требования к исковому заявлению). |
| Копии вышеуказанных документов | Копии всех собранных документов, прилагаемые к исковому заявлению в качестве доказательств. | Предоставление суду доказательной базы по делу. | Гражданский процессуальный кодекс РФ (доказательства и доказывание). |
| Решение суда | Решение суда по делу о взыскании ущерба с работника. | Окончательное решение судебного органа по данному вопросу. | Гражданский процессуальный кодекс РФ (решения суда). Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю». |
