Не жалейте мелочей: почему планирование мелочей имеет значение для вашего бизнеса

Когда люди говорят о планировании, его часто разделяют на четыре типа: стратегическое, оперативное, тактическое и непредвиденное. Я владелец бизнеса и пилот, и все четыре типа планирования имеют решающее значение для обеих этих ролей. Я расскажу об этом чуть подробнее, но сначала я хочу рассказать вам одну историю.

Противоположностью планирования является самоуспокоенность

До того как я основал свою компанию Deadhead.Design, я был летчиком и инструктором. Однажды мы с коллегой-пилотом запланировали полет в местный аэропорт, известный своей кухней. По плану я должен был вылететь в одиночку из своего родного аэропорта и встретить их по пути в аэропорту, расположенном ближе к их дому. После смены в летной школе в тот день я завершил базовое планирование полета. Это включает в себя расчеты веса и баланса, проверку погоды и оперативных уведомлений. Я прилетел за своим другом, и мы отправились к месту назначения. Мой приятель был начинающим пилотом, поэтому во время полета я немного наставлял его. Например, я взял за правило проверять погоду перед каждым вылетом. Не поймите меня неправильно, вы должны делать это независимо от уровня вашего опыта, но… ну, я расскажу остальную часть истории. Мы проделали путь вниз и обратно (еда была хороша, как и обещали), и после небольшой задержки, высадив их, я в последний раз завел двигатель.

Солнце только что село на Блюграсс, была прекрасная ночь, и я с нетерпением ждал спокойного возвращения домой. В сочетании усталости и самоуспокоенности я не подумал проверить погоду в этот раз. А надо было. Для начала, это необходимо. Но кроме того, закат солнца, несомненно, привел бы к каким-то изменениям в погоде. И конечно же, вечером ветер на высоте усилился.  Вылет проходил над обрывом в конце взлетно-посадочной полосы, где ветер был очень неспокойным. Я был уверен, что хорошо представляю себе ситуацию, так что это застало меня врасплох. Менее чем через минуту после взлета самолет сильно трясло, и им было трудно управлять.  Мои мысли вернулись к моей подготовке: управлять самолетом, ориентироваться, общаться. Я сохранил контроль и направление, общаясь с диспетчером подхода. Была ли это механическая неисправность? Чем еще можно объяснить быструю деградацию управления? Пока я пытался понять, что я могу сделать для устранения неполадок, все закончилось.

Почти так же быстро, как все началось, я вылетел из турбулентности. Я сделал несколько дополнительных маневров, выполняя тесты управления полетом, прежде чем выполнить нормальный заход. Ответ с вышки, когда я запросил разрешение на посадку: «Ноябрь 123, разрешение на посадку на ВПП 22, сообщаю, что CRJ-700 сообщил о наборе и потере скорости на 20 узлов на финальной полосе 3 мили». Я проверил свою воздушную скорость и скорость на земле, обнаружив расхождение в 35 узлов. Все стало ясно: у меня не было никаких механических проблем. Моя проблема была, как говорят механики, «расположена между креслом пилота и органами управления полетом». Мне повезло. Если бы я проверил погоду, то, скорее всего, сейчас, спустя годы, я бы даже не вспомнил об этом полете. Простое планирование — очень простое планирование — поставило бы меня в гораздо более выгодное положение.

Малое планирование для малого бизнеса

Любой владелец бизнеса может соотнести себя с этой историей. Не напрямую, конечно, но подумайте, сколько раз вы сидели за столом с бухгалтером, клиентом, поставщиком или даже коллегой. Наверняка хотя бы раз вы упустили что-то, что было совершенно ясно задним числом, верно? Мы все так делаем. Вот почему планирование жизненно необходимо, независимо от того, насколько незначительна задача. Сейчас я владею собственной компанией по разработке веб-сайтов и маркетинговому консалтингу. Не так давно я отправил клиенту предложение, которое было на порядок выше, чем я ожидал. Я не смог провести многоуровневое планирование перед встречей с клиентом и попытался просто почувствовать, как я справлюсь.  Я уверен, что все знают, чем закончилась эта история. Бизнес-планы, финансовые планы или планирование и обдумывание покупки крупных товаров могут показаться очевидными. Но такое простое дело, как быстрая встреча с поставщиком, тоже должно быть спланировано.  Подумайте об этом, как о проверке погоды: что вы стоите слишком близко к проблеме, чтобы ее увидеть? Такое мелкомасштабное планирование помогает установить ситуационную осведомленность. Вы уже предусмотрели все мелочи, поэтому можете сосредоточиться на том, что важно в данный момент.

Как большое планирование может помочь малому планированию

Давайте рассмотрим четыре вида планирования, о которых я говорил ранее, и то, как они могут упростить ваше менее масштабное планирование.

• Стратегическое планирование. Все начинается со стратегического планирования с перспективой на несколько лет вперед. Какова общая картина? Вы можете считать это планированием планирования, но вам необходимо постоянно пересматривать этот уровень планирования по мере того, как проходит время и меняется обстановка. В истории с моим полетом провал стратегического планирования произошел, когда я решил отправиться в путешествие после долгого рабочего дня и провести последний этап самостоятельно. Если бы я принимал более правильные стратегические решения, то, вероятно, в итоге я бы проверил погоду.
• Оперативное планирование. В авиации у нас есть стандартная операционная процедура (СОП) почти для всего. Она, как и ваше оперативное планирование, объясняет, как что-то делать, а не почему. В бизнесе также должны быть СОПы. Какие действия мы должны предпринять, чтобы добраться отсюда до места?
• Тактическое планирование. Теперь дело за резиной. Как будут выполняться оперативные планы? Тактическое планирование всегда использует самую актуальную информацию и является наиболее конкретным видом планирования. В бизнесе это обычно проектное планирование, основанное на уникальных потребностях проекта. Вы даже можете составить тактический план перед началом совещания, чтобы убедиться, что совещание послужит продвижению ваших других, более высокоуровневых планов. (Вероятно, вы уже определили, что моя неспособность проверить погоду или вообще выполнить какое-либо тактическое планирование является окончательным провалом на последнем этапе моего дня).
• Планирование на случай непредвиденных обстоятельств. Все эти планы, которые мы разработали, — это здорово, но действительно ли все пойдет так, как мы ожидали? Нет. Вот тут-то и приходит на помощь планирование на случай непредвиденных обстоятельств. Один из самых распространенных планов на случай непредвиденных обстоятельств, который я составляю с каждым клиентом, — это то, что мы будем делать, если не уложимся в сроки или бюджет. Они очень ценят такую предусмотрительность, и в тех случаях, когда это действительно происходит, они могут немного расслабиться. Счастливые клиенты! В авиационной отрасли у нас есть целые книги планов на случай непредвиденных обстоятельств, заранее разработанных для любой ситуации. Мы часто тщательно обсуждали, шаг за шагом, что будет делать каждый член команды, если и когда спектакль пойдет налево. И именно поэтому я прошел через турбулентность.

Самая важная часть: OODA

Одно дело — планировать. Другое дело — действовать так, чтобы эти планы чего-то стоили. Если мы не будем оставаться внимательными и гибкими, то план, над которым мы упорно трудились, окажется бесполезным. Полковник Джон Бойд из ВВС США стал первопроходцем в области принятия решений под названием OODA: наблюдай, ориентируйся, решай, действуй. Мы работаем не в вакууме, и если мы не будем постоянно переоценивать ситуацию, наше планирование пойдет насмарку. Наблюдайте за обстановкой, ориентируйтесь на то, что вы видите, решайте, как реагировать, а затем действуйте. Затем наблюдайте за результатом своих действий и продолжайте двигаться по кругу.  Без планирования OODA не принесет много пользы, но планы никогда не идут именно так, как вы себе представляете, и OODA может помочь вам адаптироваться.

Надеюсь, вы так же увлечены планированием, как и я.  Если это так, не держите эти планы в голове. Запишите их. Обсуждайте их с тренерами и сотрудниками, клиентами и поставщиками. Никогда не знаешь, когда у кого-то появится идея лучше, чем у вас — возможно, это будет даже новичок. Планирование больших дел облегчает маленькие дела. А планирование мелких дел позволяет мелким делам идти как по маслу. Не успокаивайтесь, иначе в конце концов вы столкнетесь с ошибками, за которые придется расплачиваться.  И, пожалуйста, всегда проверяйте погоду.