Что такое PMBOK (методология свода знаний по управлению проектами)

Что касается методологий, рамок и руководств по управлению проектами, то PMBOK является обязательным для изучения. PMBOK расшифровывается как свод знаний по управлению проектами. Это метауровневый взгляд на управление проектами — средство получения знаний о масштабах и рабочих процессах, а также перехода от инициации проекта к его завершению. В этой статье вы найдете все, что вам нужно знать, чтобы быстро освоить PMBOK. Мы дадим определение термина, опишем группы процессов и процессы PMBOK, а также приведем некоторые сведения и примеры философии в действии.

Что такое методология PMBOK? Наше определение

Для определения проекта PMBOK можно сказать, что это руководство по управлению проектом на каждом этапе жизненного цикла проекта, направленное на достижение успешного результата проекта в срок и в рамках бюджета.  Если оставить в стороне определение PMBOK и подумать о практической реализации, то этот свод знаний по управлению проектами может применяться наряду с целым рядом методологических подходов. Например, с методологией agile, которой отдают предпочтение команды разработчиков программного обеспечения, или с другими проектными методами.

Является ли PMBOK основой или методологией?

Является ли PMBOK философией управления проектом или проектной методологией в той же мере, в какой, скажем, система scrum или метод критического пути являются проектными методологиями? Ну, не совсем. PMBOK не является ни структурой, ни конкретным методом для проектов или бизнес-процессов. Это руководство с различными группами процессов и областями знаний, которые относятся к проектам, но могут быть применены к различным проектным методологиям. Например, вы можете применить большую часть PMBOK к чему-то более традиционному, например, к методологии водопада, или вы можете использовать его концепции в agile-управлении проектами наряду с такими инструментами, как доски Канбан, диаграммы Ганта. Также его можно использовать при применении более целенаправленных методологий, таких как методология «шесть сигм», основанная на данных и статистике.

Что означает PMBOK?

Еще раз напомним, что аббревиатура PMBOK расшифровывается как Project Management Body of Knowledge. Другими словами, смысл PMBOK — это руководство по своду знаний по управлению проектами. Он выпущен в виде книги, которую менеджеры и компании могут приобрести, изучить и применить на практике.

История PMBOK: Как и когда был разработан подход PMBOK?

Давайте вкратце поговорим об истории возникновения PMBOK. Когда-то существовал целый ряд методов управления проектами, но не было центрального источника информации обо всех них. Затем, в 1996 году, PMI, или Project Management Institute, опубликовал свое первое руководство PMBOK под названием Guide to the Project Management Body of Knowledge.  Этот текст позиционируется как книга знаний по управлению проектами. В нашем обзоре по управлению проектами отмечается его предполагаемый статус как своего рода библии по управлению проектами.  В 1999 году Руководство PMBOK было признано ANSI, или Американским национальным институтом стандартов. В 2021 году PMI опубликовал 7-е издание PMBOK Guide.

Группы процессов и области знаний PMBOK

Когда речь идет о PMBOK, существует своего рода сетка, напоминающая набор терминов, которые вы должны знать. Это этапы PMBOK, иначе называемые группами процессов, а также области знаний PMBOK. Представьте себе сетку, в которой список групп процессов составляет горизонтальную ось верхней строки, а список областей знаний — вертикальную ось левой колонки. В квадратах, которые пересекаются между группами процессов и областями знаний, находятся сетки, и в каждой сетке может быть один или несколько процессов PMBOK.  Каждый процесс, другими словами, является как частью этапа или группы процессов PMBOK, так и частью области знаний. Ниже мы более подробно перечислим все группы процессов или этапы, а далее мы более подробно рассмотрим области знаний.

Что такое 5 групп процессов PMBOK и 49 процессов PMBOK?

Теперь, когда вы увидели, как области знаний пересекаются с группами процессов, давайте разложим эти группы процессов PMI, или этапы PMBOK. Затем мы рассмотрим процессы, которые относятся к каждому шагу (или группе) PMBOK, и укажем, к каким конкретным областям знаний относятся эти процессы. К 5 этапам процесса PMBOK относятся:

• Инициация проекта
• Планирование проекта
• Выполнение проекта
• Мониторинг и контроль проекта
• Закрытие проекта

Группа процесса инициации проекта

• Разработать устав проекта (управление интеграцией проекта)
• Определите заинтересованные стороны (управление заинтересованными сторонами проекта)

Группа процесса планирования проекта

• Разработать план управления проектом (управление интеграцией проекта)
• Иметь план управления объемом проекта (управление объемом проекта)
• Определите рамки проекта (управление рамками проекта)
• Создать структуру разбивки работ, или WBS (управление объемом проекта)
• Составьте список требований к проекту (управление объемом проекта)
• Иметь план управления расписанием (управление расписанием проекта)
• Разработка графика проекта (управление графиком проекта)
• Определение задач и мероприятий (управление расписанием проекта)
• Упорядочить задачи и действия по последовательностям и приоритетам (управление расписанием проекта)
• Оценить продолжительность задач и работ (управление расписанием проекта)
• Иметь план управления затратами (управление стоимостью проекта)
• Оцените свои затраты (управление стоимостью проекта)
• Планирование бюджета (управление стоимостью проекта)
• Иметь план управления качеством (управление качеством проекта)
• Иметь план управления ресурсами (управление ресурсами проекта)
• Оценить ресурсы вашей деятельности (управление ресурсами проекта)
• Иметь план коммуникаций (управление коммуникациями проекта)
• Иметь план управления рисками (управление рисками проекта)
• Выявление потенциальных рисков (управление рисками проекта)
• Проводить качественную оценку рисков (управление рисками проекта)
• Проводить количественный анализ рисков (управление рисками проекта)
• Планирование мер реагирования на риски (управление рисками проекта)
• Иметь план закупок по проекту (управление закупками по проекту)
• Иметь план взаимодействия с заинтересованными сторонами (управление заинтересованными сторонами проекта)

Группа процессов выполнения проекта

• Руководство и управление работой над проектом (управление интеграцией проекта)
• Управление знаниями проекта (управление интеграцией проекта)
• Управление качеством проекта (управление качеством проекта)
• Приобретение ресурсов (управление ресурсами проекта)
• Развитие команды (управление ресурсами проекта)
• Управление командой (управление ресурсами проекта)
• Управление коммуникациями (управление коммуникациями проекта)
• Реализовать меры реагирования на риски (управление рисками проекта)
• Проводите закупки (управление закупками по проекту)
• Управление уровнем вовлеченности заинтересованных сторон (управление заинтересованными сторонами проекта)

Группа процессов мониторинга и контроля проекта

• Мониторинг и контроль работы над проектом (управление интеграцией проекта)
• Осуществлять необходимый интегрированный контроль изменений (управление интеграцией проекта)
• Утверждение объема (управление объемом проекта)
• Контроль объема (управление объемом проекта)
• Контроль расписания (управление расписанием проекта)
• Контроль затрат (управление стоимостью проекта)
• Контроль качества (управление качеством проекта)
• Контролируйте свои ресурсы (управление ресурсами проекта)
• Мониторинг коммуникаций (управление коммуникациями проекта)
• Мониторинг рисков (управление рисками проекта)
• Контроль закупок (управление закупками по проекту)
• Контролируйте уровень вовлеченности заинтересованных сторон (управление заинтересованными сторонами проекта)

Группа процесса закрытия проекта

• Закрыть проект или фазу проекта (управление интеграцией проекта)

Что такое 10 областей знаний PMBOK?

Как видно из приведенного выше мега-списка из 49 процессов PMBOK, разбитых на 5 групп процессов или этапов PMBOK, каждый процесс также соответствует области знаний, упомянутой в скобках рядом с каждым процессом. Давайте остановимся на этом более подробно. Областями знаний PMBOK являются:

1. Управление интеграцией проектов
2. Управление объемом проекта
3. Управление расписанием проекта
4. Управление стоимостью проекта
5. Управление качеством проекта
6. Управление ресурсами проекта
7. Управление коммуникациями проекта
8. Управление рисками проекта
9. Управление закупками проекта
10. Управление заинтересованными сторонами проекта

Управление интеграцией проектов. Управление интеграцией — это как клей, который держит вместе всю команду проекта. Управление интеграцией гарантирует, что все остальные области проекта работают вместе, от затрат до ресурсов и планирования.

Управление объемом проекта. Управление объемом проекта — это наличие целей и этапов, определение метрик для оценки результатов проекта в сравнении с целями проекта и успешное получение результатов.

Управление расписанием проекта. Иначе известная как управление временем проекта, эта область знаний связана с временными рамками, графиками, оценкой продолжительности времени для каждой задачи проекта и контролем за тем, чтобы все было вовремя или быть готовым адаптировать график в случае изменений.

Управление стоимостью проекта. Управление стоимостью проекта знает все о деньгах, оценке затрат, планировании на перспективу и составлении бюджетов. Как и при управлении временем, необходимо быть готовым к составлению резервных бюджетов на случай изменения затрат.

Управление качеством проекта. Менеджеры по качеству проекта отвечают за то, чтобы желаемые уровни качества были четко доведены до членов команды, а также за то, чтобы эти стандарты качества поддерживались на протяжении всего проекта, и за обеспечение качества конечного продукта или результата.

Управление ресурсами проекта. Менеджеры по управлению ресурсами проекта обычно занимаются человеческими ресурсами, то есть количеством сотрудников и нагрузкой на каждого члена команды. Управление человеческими ресурсами подбирает команды, тренирует их и следит за тем, чтобы все были готовы к работе и довольны своей ролью, а если это не так, то управление персоналом должно быть готово внести изменения.

Управление коммуникациями проекта. Менеджер по коммуникациям решает, как команда будет общаться, с помощью какого программного обеспечения, как часто, и что ожидается в регулярных коммуникациях команды. Также важно контролировать общение, чтобы убедиться в отсутствии недопонимания.

Управление рисками проекта. Управление рисками означает попытку предусмотреть все возможные риски, убедиться, что команда знает о рисках на разных этапах проекта, и иметь резервные планы по устранению рисков в случае их возникновения.

Управление закупками проекта. Менеджеры по закупкам должны думать глазами конечного пользователя или клиента, когда они отвечают за закупку материалов или других товаров и услуг, которые будут потребляться в течение всего жизненного цикла проекта.

Управление заинтересованными сторонами проекта. Менеджер по работе с заинтересованными сторонами прежде всего определяет, кто является заинтересованной стороной, и собирает всех заинтересованных сторон в начале жизненного цикла проекта. Затем эти менеджеры должны следить за тем, чтобы все заинтересованные стороны оставались вовлеченными.

Чем полезен свод знаний по управлению проектами (PMBOK)?

PMBOK полезен для многих специалистов по управлению проектами или всех, кто так или иначе вовлечен в процессы управления проектами.

Как руководитель проекта PMBOK получает преимущества от системы знаний по управлению проектами

Руководитель проекта получает пользу от таких инструментов управления проектами, как PMBOK, поскольку они помогают ему создать команду, состоящую из членов команды, обладающих различными навыками в разных областях знаний о проекте.

Примеры проектов PMBOK

Вот два примера PMBOK в действии, демонстрирующие, как взаимодействие этапов проекта и областей знаний порождает конкретные процессы.

PMBOK пример 1: Управление заинтересованными сторонами и инициация проекта. Представьте, что область знаний проекта — это управление заинтересованными сторонами, знание всего о заинтересованных сторонах и ответственность за них; а группа процессов — это стадия инициации, то есть самое начало проекта. В этом векторе заинтересованных сторон и инициации вы получаете конкретный процесс PMBOK, который включает в себя определение всех заинтересованных сторон, которые будут вовлечены, и установление их общей роли и отношения к проекту.

PMBOK пример 2: Управление затратами и мониторинг и контроль проекта. Другой пример: Область знаний — управление затратами, то есть все, что связано с бюджетами и расходами; а группа процессов — этап мониторинга и контроля, то есть во время и после выполнения. Пересечение затрат и контроля означает, что фактический процесс PMBOK будет состоять в том, чтобы убедиться, что бюджеты соблюдаются, и быть готовым к адаптации на случай возникновения неожиданных новых затрат.

Преимущества и недостатки PMBOK

Преимущества PMBOK

Плюсы PMBOK заключаются в следующем:

• PMBOK предоставляет простую и понятную систему для продвижения по жизненному циклу проекта.
• PMBOK создает стандартизированный процесс управления проектами.
• PMBOK создает множество данных и документации, которые могут быть использованы для постоянного улучшения текущего проекта и будущих проектов.

Недостатки PMBOK

Минусами PMBOK являются: PMBOK может потребовать от многих членов команды охватить все области знаний. При чрезмерной стандартизации некоторые члены команды будут чувствовать себя менее мотивированными к творчеству. Выполнение всех процессов и шагов может показаться трудоемким.

Наши заключительные замечания по системе управления проектами PMBOK

Мир бизнеса полон PMP, или профессионалов в области управления проектами. Сегодня многие из них живут и дышат в соответствии с руководством PMBOK. В связи с этим многие великие лидеры команд и менеджеры проектов используют некоторые из лучших программ управления проектами, чтобы помочь структурировать проект в соответствии с руководствами PMI в PMBOK. Более того, если вы хотите получить какой-либо сертификат PMP (или сертификат профессионала по управлению проектами), наличие рабочих навыков по PMBOK гарантированно поможет вам в этом, независимо от того, являетесь ли вы пользователем Kanban, обычным скрам-мастером или крупным специалистом, занимающимся управлением портфелем проектов и созданием рабочих процессов в масштабах компании. Не существует методологий управления проектами, которые бы не получили преимущества от руководства PMI PMBOK.

Часто задаваемые вопросы

Является ли PMBOK по-прежнему актуальным? Сегодня PMBOK по-прежнему актуален для всех видов управления проектами. Этот свод знаний по управлению проектами остается актуальным, потому что он является руководством, которое можно применять к другим методологиям управления проектами, таким как «шесть сигм», scrum, система досок Kanban и водопадный метод.

Является ли PMBOK водопадным или agile? В руководстве «Свод знаний по управлению проектами», или руководстве PMBOK, не указано абсолютно точно, подходит ли это руководство больше как методология управления проектами agile или как метод водопада. Есть много руководителей проектов, которые скорее отнесли бы его к водопаду из-за его четких этапов.

Что лучше — PRINCE2 или PMBOK? Между PRINCE2 и PMBOK нет явного превосходства системы управления проектами. Обе эти системы являются проактивными системами управления проектами, которые помогают планировать, контролировать и завершать проекты. Управление проектами PRINCE2 немного лучше, чем PMBOK, поскольку в нем более четко определены роли и обязанности каждого члена команды проекта.