S&OP: планирование продаж и операций 101

В начале лета 2022 года компания Target сделала неожиданное заявление: она собиралась провести настолько масштабную распродажу, что ей пришлось предупредить своих акционеров о том, что в результате компания понесет запланированный финансовый удар. Зачем компании продавать товары ниже себестоимости? В случае с Target это произошло потому, что их склады были перегружены непроданными запасами, оставшимися после вызванного пандемией спроса на такие вещи, как активная одежда и домашняя одежда. Когда покупательские привычки людей вернулись к (в основном) нормальному состоянию, у компании оказалось больше треников, чем она знала, что с ними делать. (Что означает, что теперь у меня больше треников, чем я знаю, что с ними делать. ) Это редкое зрелище, в основном благодаря процессу, который используют компании под названием «планирование продаж и операций», или S&OP. Благодаря процессу S&OP компании могут предсказать, сколько продукции им понадобится для удовлетворения будущего спроса. При условии отсутствия непредвиденного глобального кризиса прогнозирование S&OP обычно довольно точное.

Что такое S&OP?

Планирование продаж и операций, или S&OP, — это процесс, который используется компаниями для обеспечения нужного количества запасов — не слишком много (как в Target) и не слишком мало (что может привести к упущению потенциальных продаж).  Процесс S&OP является циклическим и повторяется ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от того, насколько далеко в будущее компания способна прогнозировать. Компании, чья продукция всегда пользуется спросом и не имеет срока годности, как, например, алкоголь, могут позволить себе проводить планирование продаж и операций реже. Сезонные, скоропортящиеся или сильно зависящие от тенденций продукты требуют более тщательного планирования продаж и операций. Цикл S&OP является непрерывным и возобновляется в конце каждого периода, начиная со сбора данных о продажах за последний месяц и заканчивая совещанием руководителей, на котором компания решает, каким будет план продаж на предстоящий период.

5 этапов процесса S&OP

Существует пять различных этапов, или фаз, планирования продаж и операций. К ним относятся:

1. Сбор данных
2. Планирование спроса
3. Планирование поставок
4. Предварительное совещание по СРП
5. Исполнительное собрание

Здесь мы более подробно рассмотрим каждый шаг и объясним, что происходит на каждом этапе. Для целей этого объяснения я буду использовать слово «месяц», но шаги и процесс одинаковы независимо от того, с каким периодом времени вы решите работать.

Шаг 1: сбор данных

Первым шагом в процессе S&OP является сбор данных за предыдущий месяц, которые могут помочь вам определить модели спроса и предложения и спланировать производство на будущее. Основные данные, которые необходимо собрать за предыдущий месяц, включают:

• Прогнозируемый спрос
• Фактические продажи
• Произведенные запасы
• Производственная мощность
• События, влияющие на спрос (сдвиги на рынке, изменение цен или реальные события)

В ходе этого процесса вам также придется ссылаться на некоторые из ваших стандартных финансовых данных, поэтому вы должны быть уверены, что у вас есть самые последние и обновленные цифры:

• Производственные затраты
• Цена продукта
• Рентабельность
• Расходы на содержание
• Расходы на доставку/транспортировку

Имея на руках эти данные, вы можете перейти к следующему шагу: планированию и анализу спроса.

Шаг 2: анализ спроса и планирование

Следующим шагом в этом процессе является оценка уровня спроса, как за предыдущий месяц, так и в историческом разрезе. В ходе этого анализа вы должны найти ответы на следующие вопросы:

• Каким, по нашим прогнозам, будет спрос в прошлом месяце? Отразили ли фактические продажи спроса эти прогнозы? Если нет, то почему?
• Колебался ли спрос так, как мы не ожидали? Что вызвало эти колебания?
• Как спрос в прошлом месяце сравнивался со спросом в том же месяце в прошлом году и в предыдущие годы? Какие закономерности прослеживаются из года в год?
• Какие более широкие рыночные тенденции влияют на наш сектор рынка в данный момент? Существуют ли глобальные события, которые могут повлиять на спрос?

Цель анализа спроса — использовать исторические данные, чтобы выяснить, какие события, закономерности и тенденции влияют на продажи. Затем вы используете эту информацию для создания прогноза, предсказывающего уровень спроса на следующий месяц.

Шаг 3: анализ и планирование поставок

Я говорю, что это третий шаг, но планирование спроса и предложения обычно может происходить одновременно. На этом этапе вы повторите те же шаги, которые использовали при анализе спроса, но с фокусом на стороне предложения. На этот раз вы начнете с одного главного вопроса: сколько запасов мы произвели в прошлом месяце, чтобы удовлетворить прогнозируемый спрос, и было ли этого достаточно или слишком много? Вопросы, которые вы будете задавать дальше, будут зависеть от того, был ли у вас избыток или недостаток предложения. Если вы перепроизводили в прошлом месяце:

• Почему предложение оказалось выше прогнозируемого? Были ли ошибки в процессе прогнозирования в прошлом месяце?
• Сколько непроданной продукции хранится на складе?
• Является ли ваш продукт скоропортящимся? Какова стоимость ваших отходов?
• Является ли продукция сугубо сезонной, или спрос на нее будет существовать в ближайший месяц?
• Каковы ваши затраты на хранение? (Другими словами, во сколько вам обходится хранение этих запасов?) Имеет ли больший финансовый смысл хранить их или продавать со скидкой?

Если в прошлом месяце у вас была недостача:

• Почему ваш прогноз поставок не совпал с фактическими продажами? Были ли ошибки в процессе прогнозирования в прошлом месяце?
• Был ли дефицит вызван нехваткой материалов, необходимых для создания вашего продукта? Если да, то действует ли этот дефицит до сих пор?
• Есть ли у вас необходимые материалы для производства достаточного количества товаров, чтобы удовлетворить возросший спрос в ближайший месяц?
• Какова стоимость единицы продукции? Есть ли материалы или изменения в технологическом процессе, которые можно внести для снижения себестоимости?

Вам также следует оценить более широкие экономические тенденции, чтобы определить, существуют ли внешние факторы, которые могут повлиять на вашу способность удовлетворять спрос. Например, если вы полагаетесь на такие товары, как нефть, газ, древесина или вода, вам необходимо быть в курсе экологических и политических факторов, которые могут повлиять на вашу цепочку поставок. После завершения обзора поставок вы перейдете к планированию поставок. То, как выглядит эта часть процесса, во многом зависит от того, каким видом бизнеса вы занимаетесь. В конечном итоге, вы хотите разработать различные потенциальные сценарии на предстоящий месяц и определить, как лучше всего удовлетворить спрос, минимизировав при этом затраты.

Шаг 4: предварительное согласование планов перед S&OP

После завершения планирования спроса и предложения вы вступаете в стадию проведения совещаний «перед S&OP». В зависимости от размера вашего предприятия и процесса, это может быть несколько встреч с различными отделами или одно большое собрание. Цель состоит в том, чтобы связать планы спроса и предложения со всеми другими отделами вашей компании, такими как финансовый, продуктовый, отдел обслуживания клиентов и отдел маркетинга.  Допустим, ваши прогнозы предсказывают повышение спроса в следующем месяце и, следовательно, увеличение необходимого предложения. На разные отделы это повлияет по-разному:

• Финансовый отдел должен будет разработать план по закупке большего количества материалов и направить более высокую прибыль в соответствующие отделы.
• Служба поддержки клиентов должна будет скорректировать график работы, чтобы обеспечить полное покрытие в периоды пиковых продаж.
• Если вы проводите распродажу, чтобы избавиться от несезонных запасов, отделу маркетинга необходимо спланировать рекламную кампанию.

Каждый отдел компании будет затронут прогнозами спроса и предложения, а ваши планы спроса и предложения будут затронуты каждым отделом компании. Поскольку план будет продолжать меняться по мере согласования с каждым отделом, наиболее эффективным способом управления согласованием перед S&OP является общая приборная панель и централизованный план рабочих процессов. Настройте автоматизацию для уведомления заинтересованных сторон, когда планы меняются, требуется новая информация или назначается еще одно совещание.

Шаг 5: совещание руководителей — окончательное утверждение S&OP

Когда ваш план S&OP согласован с каждым отделом и утвержден ими, переходят к последнему шагу: совещанию руководителей S&OP. Здесь собираются высшие руководители компании, чтобы рассмотреть план S&OP и внести необходимые коррективы. Цель этого совещания — убедиться, что план реалистичен и достижим, а также что он соответствует общей стратегии компании.  Как только исполнительная группа подпишет план S&OP, вся компания может приступить к его реализации. Это еще одна область, где может пригодиться автоматизация — каждый руководитель отдела может настроить первые шаги своего процесса так, чтобы они запускались после утверждения S&OP руководителем. Например, команда маркетинга может подготовить кампанию капельной рассылки по электронной почте, а отдел снабжения и закупок может запустить автоматическую подачу запросов на предложения. Поскольку процесс S&OP начинается заново, как только завершается последний цикл, автоматизация является ключом к тому, чтобы ничего не отставало.

3 компонента S&OP

Весь процесс S&OP основывается на равном участии трех ключевых компонентов: людей, процесса и технологии. Если хотя бы один из этих компонентов отсутствует или не сбалансирован, процесс S&OP разваливается.

Люди. Процесс согласования перед S&OP может напоминать пасти кошек. На прошлой неделе вы согласовали план с финансовым отделом, но на этой неделе на совещании по маркетингу произошли изменения, которые делают подписи прошлой недели спорными. Добиться того, чтобы все было идеально выстроено, может быть настолько сложно, что у некоторых команд возникает соблазн пропустить этот процесс и заняться им самостоятельно. Вот в чем проблема: вам нужно не просто согласие логистов. Для успешного выполнения плана S&OP вам необходима поддержка и одобрение заинтересованных сторон из вашего отдела. Если вы не вовлекаете своих сотрудников в процесс, вы получаете отчужденный, не вовлеченный персонал.

Процесс. Этапы процесса S&OP не так просты и сухи, как обычный список дел. Процесс является непрерывным и повторяется, как только он завершен, а различные фазы могут накладываться друг на друга, поскольку их части делегируются различным членам команды. С такими полуразмытыми линиями, разделяющими этапы процесса, легко полностью потерять структуру, что быстро приведет к краху всей работы. Хорошо структурированный процесс необходим для того, чтобы цикл S&OP протекал гладко. Автоматизация может во многом помочь в этом, позволяя вам переложить повторяющиеся задачи на технологию и сосредоточиться на работе, которая больше всего требует вашего внимания. Но если у вас есть люди и технологии без процесса, вы получите автоматизированный хаос. Не зря автоматизированные системы не предназначены для замены людей — для их эффективной работы необходим структурированный контроль.

Технология. Есть много вещей, которые облегчаются благодаря технологиям, но без них можно было бы прекрасно обойтись. Процесс S&OP не относится к таким вещам. Если только вы не управляете очень, очень маленькой операцией, попытка сделать S&OP вручную будет очень разочаровывающей. Без технологии командам S&OP пришлось бы собирать и обрабатывать данные вручную, создавать прогнозы вручную и лично реализовывать свои планы после их утверждения руководством. С помощью автоматизированных систем вы можете собирать данные на постоянной основе, создавать отчеты с различными видами и временными рамками, устанавливать триггеры реализации и мгновенно общаться с командой.

Программное обеспечение и автоматизация S&OP

Теоретически, вы можете управлять S&OP с помощью множества других приложений и платформ для обработки различных частей процесса. В реальности: этот путь ведет к разочарованию и катастрофе. Это одна из областей, где, если только вы не управляете небольшим предприятием, специально разработанная платформа S&OP действительно необходима.  Существует множество платформ S&OP, таких как SAP, Oracle, Vanguard, Logility и Atlas. Каждая платформа предлагает различные функции, но все программное обеспечение S&OP включает некоторые базовые возможности:

• Сбор данных
• Отслеживание KPI
• Отчеты и анализ
• Инструменты совместного планирования
• Прогнозные расчеты
• Сценарное планирование

Возможно, вы сможете управлять совместной работой с помощью инструмента управления проектами или отслеживать продажи и запасы с помощью электронной таблицы (до определенного момента), но платформа S&OP работает межфункционально, чтобы все эти процессы управлялись в одном месте. Когда вы обновляете какую-либо цифру — скажем, на складе произошло наводнение и 10% запасов было потеряно — весь ваш процесс S&OP, от отчетов по данным до сценарных прогнозов, автоматически обновляется.  При выборе платформы S&OP обратите внимание на интеграцию и совместимость приложений. Вы захотите, чтобы ваше программное обеспечение могло выполнять такие действия, как получение данных о продажах и запасах из вашей CRM, отправка обновлений цен в вашу бухгалтерскую систему и уведомление вашей команды об обновлениях. Чем больше частей процесса S&OP вы сможете автоматизировать, тем больше времени у вас будет на общение с командой, принятие сложных операционных решений и опережение любых кривых спроса и предложения.