Инициация проекта 101: 5 шагов для запуска нового проекта

Когда я думаю о новом проекте, я очень быстро прихожу в восторг. Раньше это волнение быстро перерастало в создание списков задач, определение этапов проекта и ударную работу по его завершению. Но после нескольких заминок я понял, что мне нужно действительно планировать и добиваться того, чтобы все были на одной волне — еще до того, как я возьмусь за проект. Именно тогда я нашел инициацию проекта. Я знаю, это звучит как дополнительная работа. Но когда вы четко представляете, что вы собираетесь делать, и делитесь этим с другими людьми с помощью документации по инициации проекта, вероятность того, что ваш проект впоследствии будет заблокирован, значительно снижается. Это означает больше успешных проектов и меньше потраченных впустую часов.

Что такое инициация проекта?

Инициация проекта определена Институтом управления проектами как первая из пяти фаз управления проектом: инициация, планирование, исполнение, выполнение и завершение. Основными целями фазы инициации проекта являются:

• Обеспечьте поддержку со стороны лиц, принимающих решения в вашей компании
• Обеспечьте ресурсы, необходимые для завершения проекта
• Установите ожидания для всех участников проекта

Хитрость здесь заключается в том, чтобы достаточно детализировать проект, чтобы сообщить о нем, не переходя к фазе фактического планирования. Думайте о фазе инициации проекта как о разработке общей картины. Это не тот момент, когда вы начинаете составлять диаграммы Ганта или назначаете Фреду длинный-длинный список задач. Это произойдет позже, во время планирования и выполнения проекта. Причина, по которой вы хотите придерживаться общей картины на этапе инициации управления проектом, заключается в том, что ваш проект может даже не получить «зеленый свет» — или «зеленый счет» — для его реализации. Используйте эту фазу для того, чтобы понять, согласны ли люди с проектом или они вообще не заинтересованы в нем.

Определите бизнес-кейс

Давайте на минуту обобщим: компании любят то, что увеличивает прибыль, снижает затраты или уменьшает риск. И есть много способов достичь этого: новые продукты или услуги могут увеличить прибыль, автоматизация рабочих процессов может снизить затраты, а переход на более надежных поставщиков может снизить риск. Построение бизнес-кейса — это настройка проекта на то, что нужно вашей компании. Как этот проект увеличит прибыль, снизит затраты или уменьшит риск? Преимущества вашего проекта могут быть неочевидны, поэтому используйте свои творческие способности и исследовательские навыки, чтобы создать убедительное обоснование. Теперь создайте документ об инициации проекта и следуйте этому плану:

1. Исполнительный брифинг. Напишите пару абзацев, в которых кратко изложите суть вашего проекта.
2. Предполагаемые расходы. Определите количество людей, которые вам понадобятся, а также примерный бюджет.
3. Ожидаемые выгоды. Покажите, как этот проект положительно повлияет на бизнес, но не забудьте упомянуть о связанных с ним рисках.
4. Заключение и обзор следующих шагов. Напишите, что вы будете делать после того, как кто-то даст вам зеленый свет для перехода к следующему этапу.

Вот несколько советов и вопросов, которые следует задать во время инициации проекта, чтобы помочь построить бизнес обоснование:

• Почему этот проект необходим?
• Почему мы должны тратить деньги или время на его создание?
• Каких результатов вы хотите достичь?
• Для небольших проектов можно обойтись общими сведениями о том, что вы планируете. Но если вы предлагаете что-то более масштабное и рискованное, поищите данные, на которых можно основывать свои утверждения. Найдите в Интернете исследования или аналогичные инициативы других компаний и проведите оценку рисков, чтобы получить более четкую картину.
• Бизнес-кейс — это общий обзор, но он не может быть расплывчатым. Будьте настолько конкретны, насколько это возможно.

Как только вы подготовили бизнес-кейс, отнесите его человеку, который имеет полномочия дать вам одобрение и ресурсы для его завершения. Обычно это человек, стоящий непосредственно над вами в иерархии, или кто-то на уровне руководства. Будьте убедительны. Покажите ценность вашего проекта, но не забывайте, что вы реализуете его не только для собственного блага. Если вы покажете, что понимаете и заботитесь о бизнесе, вы уже на шаг ближе к тому, чтобы получить одобрение.

Составьте устав проекта

Итак, ваш бизнес-кейс поднял брови и заставил людей говорить. Вы пообщались с коллегами, и они хотят знать больше. Каков следующий шаг? Составление устава проекта. Именно здесь вы:

1. Определите цели проекта
2. Перечислите результаты
3. Установите область применения
4. Определите примерные сроки
5. Добавьте более подробный бюджет

Здесь вы планируете предстоящий путь с чуть большей решимостью, чем раньше. Однако будьте осторожны: очень легко перейти к полномасштабному планированию проекта. Не делайте этого, если у вас нет полного одобрения (одобрение — это половина успеха, когда речь идет об инициации управления проектом). Чтобы помочь, возьмите шаблон устава проекта из вашего инструмента документирования — в таких приложениях, как Notion, они обычно встроены. Цель устава проекта — показать не только то, что проект может быть завершен, но и то, что вы знаете, какие шаги необходимо предпринять для достижения цели.

Провести технико-экономическое обоснование

Вы знаете, зачем вы делаете этот проект, и у вас есть набросок того, что нужно сделать для его завершения. Не слишком радуйтесь: пришло время проанализировать возможные риски. У вашего проекта есть достоинства, но могут возникнуть препятствия, достаточно сильные, чтобы сломать его. Точно так же, хотя идея может выглядеть великолепно на бумаге, окупаемость инвестиций или прогнозируемые выгоды могут быть настолько незначительными, что не стоит даже начинать. Включите свой подход «лучше перестраховаться, чем потом жалеть»:

• Подходящее ли сейчас время для реализации проекта?
• Не слишком ли высока стоимость?
• Требуется ли для этого слишком много людей (и может ли это задержать другие проекты или работу)?
• Как скоро вы увидите возврат инвестиций?
• Есть ли у вас все необходимые люди? Обладают ли они навыками, необходимыми для успешного завершения проекта?
• Сопоставьте бюджет, прогнозируемый возврат инвестиций и сроки. Стоит ли результат проекта денег вашей компании и ваших усилий? Будут ли изменения заметны?

Чем крупнее проект, тем более подробным должно быть технико-экономическое обоснование. Опять же, все основывайте на данных. Например, найдите другие компании, которые уже внедрили то, что вы собираетесь внедрить, и попробуйте найти тематические исследования их результатов.

Выберите свою команду

Люди могут сделать или разрушить проект, поэтому важно собрать группу с нужными навыками и установить иерархию, которая имеет смысл для того, чего вы пытаетесь достичь. Пришло время создать команду мечты.  Перечислите навыки, необходимые для выполнения проекта. Понадобятся ли вам навыки дизайна? Написание текстов? Дизайн продукта? Продажи? Подумайте, кто в вашей компании обладает этими навыками, и перечислите их имена. В то же время подумайте об иерархии: Кто будет руководить командой? Будете ли это вы? Менеджер проекта? Подумайте о том, кто кому подчиняется и как будут осуществляться эти процессы. Если с самого начала продумать все эти детали, это может избавить вас от многих проблем и напряжения во время выполнения проекта. Если вам трудно составить список, начните разговаривать с теми, в ком вы уверены. Спросите их, знают ли они кого-нибудь в компании, кто обладает нужными вам навыками. В зависимости от того, с кем из сотрудников вы чаще всего имеете дело, вы можете не знать о навыках каждого, поэтому используйте знания своих коллег, чтобы найти всех, кто вам нужен. Также может оказаться, что вам нужны новые сотрудники, поэтому не забудьте обновить свой бюджет в этом случае.

Выберите рабочее место и инструменты

Если небольшие проекты не побуждают людей проводить время в прекрасном конференц-зале наверху, то более крупные проекты могут потребовать поиска нового помещения. Где будет работать ваша команда? Если вы работаете в офисе, перенесете ли вы свои столы и стулья в новую комнату? Или вы останетесь за своими столами и будете собираться в конференц-зале по мере необходимости? Как часто это будет происходить? Возможно, вы работаете с удаленной командой. В этом случае важно подобрать набор приложений, которые вы будете использовать для выполнения всех задач. Для общения вам обязательно понадобится приложение для видеоконференций и командных чатов, если у вас их еще нет. Вам также понадобится программа для записи экрана или программа для совместного использования экрана, поскольку люди не могут стоять у вас за плечом.  Но независимо от того, работаете ли вы в офисе или делаете то же самое дома, вам необходимо отслеживать задачи, документы и результаты. Рассмотрите возможность добавления универсального приложения для рабочего пространства или приложения для управления проектами, чтобы создать единый источник правды для всей команды. И, наконец, не забудьте автоматизировать все, что можно, чтобы не отвлекаться от работы.

Все готово? Переходите к планированию проекта

Все основные заинтересованные стороны в сборе. У вас готовы бизнес-кейс, устав проекта, технико-экономическое обоснование, команда и инструменты. После завершения этапа инициации управления проектом используйте созданные вами документы, чтобы приступить к тонкостям планирования проекта. Вы увидите, что многие догадки уже отпали, и у вас появится четкое представление о том, что вам нужно сделать и по какому пути вы будете двигаться. Удачи!