9 советов по работе с Google Drive, о которых вы хотели бы знать

Если бы вы попросили меня назвать сайты и приложения, которыми я пользуюсь каждый день, Google Drive занял бы первое место в этом списке. Что такое Google Диск? Это облачное приложение, используемое для создания, хранения, обмена, совместной работы и многого другого. На самом деле Google Диск имеет больше преимуществ, чем кажется на первый взгляд. Знаете ли вы, что можно обрезать фотографии прямо в документе Google? Или что с помощью Диска можно отправлять людям очень большие файлы — файлы, которые слишком велики для Gmail? Давайте узнаем, как использовать все преимущества Google Диска.

Что такое Google Диск?

Google Диск — это бесплатная облачная служба хранения файлов, которая позволяет пользователям сохранять файлы в Интернете и получать к ним доступ из любого места. С помощью Drive вы можете легко обмениваться файлами с другими пользователями и сотрудничать. Если у вас есть аккаунт Google, вы уже имеете доступ к Drive и 15 ГБ бесплатного хранилища.

Как работает Google Диск?

Хотя основная функция Google Диска — хранение данных, он также служит нервным центром для всех действий, связанных с вашим аккаунтом. Диск интегрируется с Google Docs, Slides, Forms и Sheets, что позволяет не только создавать новые файлы, но и работать над ними вместе со своей командой в режиме реального времени. Вы можете загружать файлы в Интернет или установить приложение Drive for Desktop, которое позволяет синхронизировать папки с вашего компьютера с Drive. Если вы отредактируете, переместите или удалите файл в облаке, то же самое произойдет и на вашем компьютере (или любом другом используемом вами устройстве).

Как его использовать

Как мы уже кратко упоминали выше, для использования Google Диска вам сначала нужно создать учетную запись. Просто перейдите на главную страницу Google и нажмите кнопку «Войти», где вам будет предложено создать учетную запись, если у вас ее еще нет. После создания учетной записи есть несколько способов получить доступ к Drive. Можно набрать в браузере https://drive.google.com. Если вы уже вошли в систему, на домашней странице Google нажмите на значок «приложения» в правом верхнем углу и выберите Drive в выпадающем меню.

После входа в систему вы попадете на главную страницу «Диска», где можно просматривать свои файлы и создавать новые. Вы можете просматривать файлы, которыми с вами поделились, устройства общего доступа или использовать строку поиска в верхней части, чтобы найти конкретный файл.

Технология искусственного интеллекта и поисковые возможности Google встроены в Диск, что помогает быстро находить то, что вам нужно. Далее мы дадим вам несколько советов, которые сделают использование Google Диска еще проще. А если вас интересуют приемы и советы, которые помогут вам повысить продуктивность работы с Документами Google, то мы и здесь поможем вам.

9 полезных советов по работе с Google Диском

1) Используйте эти сочетания клавиш.

Хотите оптимизировать работу с Google Drive? В Google Диске есть тонна сочетаний клавиш, которые можно использовать, например:

• Shift + t = Создать новый документ.
• Shift + p = Создать новую презентацию.
• Shift + s = Создать новую электронную таблицу.
• / = Поиск на диске.

Вам когда-нибудь понадобится быстрое напоминание об этих ярлыках при работе с Google Диском? Вы всегда можете открыть список, нажав Shift + / или Ctrl + / в Chrome OS или Windows, или ⌘ + / на Mac. Или щелкните значок шестеренки в левом верхнем углу экрана и выберите в выпадающем меню пункт «Ярлыки клавиатуры».

2) Отправляйте большие файлы другим людям.

Если вы ищете способы обойти ограничение на размер файлов в Gmail, Google Диск может стать вашей палочкой-выручалочкой. В то время как Gmail ограничивает размер вложений 25 МБ, что означает отказ от отправки больших видео, аудио или сложных графических файлов, Google Диск позволяет отправлять файлы размером до 15 ГБ. Для этого вам нужно создать папку, загрузить в нее файлы и поделиться папкой с другими пользователями. Чтобы создать папку, войдите в Google Диск и нажмите большую кнопку «Создать» в правой части экрана. Выберите «Папка» в раскрывающемся меню. Затем либо перетащите файлы на центральную панель экрана (как показано на скриншоте ниже), либо щелкните правой кнопкой мыши в любом месте центральной панели экрана и выберите «Загрузить файлы».

(Обратите внимание на призыв купить больше места для хранения в левом нижнем углу. Как вы понимаете, добавление больших файлов на Диск повлияет на общий объем хранилища. Google предоставляет вам 30 ГБ бесплатно, но если вам понадобится больше, вы можете приобрести 100 ГБ дополнительного пространства за 1,99 доллара в месяц или 1 ТБ за 9,99 доллара в месяц). Затем поделитесь папкой с другими, открыв «Мой диск» — главную страницу Google Drive. Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в выпадающем меню пункт «Поделиться».

Введите имена и адреса электронной почты тех, с кем вы хотите поделиться папкой, и выберите, смогут ли они редактировать или комментировать находящиеся в ней документы. Нажмите кнопку «Готово», и все готово!

3) Обрезать, маскировать и добавлять границы к изображениям.

Добавив изображение в документ или слайд презентации, вы можете обрезать его, замаскировать и даже добавить к нему границы. Ознакомьтесь с инструкциями ниже. (А если вы захотите вернуть изображение в исходный вид, просто выделите его и нажмите значок «Сбросить изображение» на панели инструментов).

Обрезать изображение

Выберите изображение в документе или презентации и щелкните значок обрезки на панели инструментов.

Далее перетаскивайте синие ручки, пока не обрезаете изображение по своему вкусу. Чтобы сохранить его, нажмите «Enter» на клавиатуре или просто вернитесь в документ или слайд.

Маскировать изображение

«Маскировать» изображение — значит облечь его в определенную форму. Это можно сделать в слайдовой презентации в Drive, но не в документе. Выберите изображение в презентации и щелкните стрелку с выпадающим меню рядом со значком обрезки на панели инструментов. Появятся четыре категории масок, которые можно выбрать: фигуры, стрелки, надписи и уравнения.

Выберите одну из них, и изображение примет эту форму. Вы можете изменить его размер, перетаскивая синие ручки.

Добавьте границы к изображению

Вы можете добавить цветные границы к любому изображению в документе или презентации, даже после того как вы обрезали или замаскировали его. Для этого выделите изображение и щелкните значок цвета линии на панели инструментов, который выглядит как карандаш.

Выберите цвет (или нажмите «Пользовательский», чтобы создать свой собственный), и граница изображения станет такого же цвета. Чтобы сохранить изображение, просто щелкните на нем.

4) Настройте отображение элементов в «Моем диске».

Недавно компания Google изменила стандартный вид «Моего диска» с «вида списка» на «вид сетки», так что все мои файлы стали отображаться в виде больших значков, а не в виде длинного списка. Лично мне это изменение не понравилось, но, к счастью, его очень легко переключить обратно. Просто щелкните значок, расположенный слева от значка шестеренки (он находится в правом верхнем углу окна). Этот значок будет выглядеть как показано ниже, если для него установлен режим «Вид сетки», и как маркированный список, если для него установлен режим «Вид списка».

Хотите изменить порядок расположения элементов? Нажмите на значок «AZ» в правом верхнем углу, чтобы упорядочить элементы по «Последнему изменению», «Последнему редактированию мной», «Последнему открытию мной» или по именам файлов в алфавитном порядке.

Наконец, вы можете настроить плотность расположения элементов на Моем диске: от «удобно», «уютно» до «компактно». Для этого нажмите на значок шестеренки и выберите в выпадающем меню пункт «Настройки». В разделе «Плотность» выберите один из трех вариантов.

6) Сохраняйте веб-контент, например изображения, прямо на диск.

Google создала расширение для браузера под названием «Сохранить в Google Drive», которое позволяет добавлять документы, изображения, ссылки, а также аудио- и видеофайлы HTML5 в Drive простым щелчком правой кнопки мыши. Чтобы включить эту функцию на настольном компьютере, загрузите бесплатное расширение Google для браузера и авторизуйте его на своем компьютере. Затем щелкните правой кнопкой мыши веб-контент, который вы хотите сохранить, и выберите «Сохранить на Google Диске». Вы сразу же сможете получить доступ к этому файлу на Диске.

7) Доступ к документам и их редактирование в автономном режиме.

Мне не раз приходилось сталкиваться с желанием подправить документ, находясь в самолете без WiFi. Поэтому мне нравится, что Google Диск позволяет получать доступ к документам и редактировать их в автономном режиме на настольном компьютере, на iPhone или iPad, а также на устройстве Android. Чтобы включить автономный доступ к файлу, вы должны быть подключены к Интернету, но как только вы это сделаете, можете приступать к работе. Все изменения, внесенные в режиме онлайн, будут обновлены при восстановлении подключения к Интернету. Однако не забывайте о том, на каких компьютерах или устройствах вы включаете автономный доступ. Google рекомендует придерживаться персональных компьютеров и устройств и/или тех, которыми вы пользуетесь регулярно, иначе ваши данные могут оказаться под угрозой.

Настольный компьютер

На настольном компьютере единственным условием для просмотра и редактирования файлов в автономном режиме является использование браузера Chrome. Поэтому не забудьте загрузить Google Chrome, если планируете использовать эту функцию. Чтобы включить автономный просмотр и редактирование, зайдите в Google Диск в веб-браузере и нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу. В выпадающем меню выберите «Настройки». Затем просто установите флажок в разделе «Автономный режим», как я сделал ниже:

iPhone и iPad

Вы можете включить автономный доступ к определенным файлам на своих устройствах Apple. Сначала убедитесь, что вы подключены к Интернету, чтобы включить автономный доступ на потом. Затем найдите файл, к которому вы хотите получить доступ в автономном режиме, и нажмите на серую кнопку «i» рядом с ним. Справа появится панель подробностей — найдите пункт «Keep on Device» и просто переключите настройку с «Off» на «On».

Когда вы не подключены к Интернету, рядом со всеми вашими автономными файлами будет отображаться значок булавки. Чтобы получить доступ к автономным файлам, откройте приложение Google Диск и выберите «На устройстве» на левой навигационной панели. (Нужна дополнительная помощь? Перейдите на страницу поддержки Google).

Android

Вы можете включить автономный доступ к определенным файлам на своих устройствах Apple. Сначала убедитесь, что вы подключены к Интернету, чтобы включить автономный доступ на потом. Затем найдите файл, к которому вы хотите иметь доступ в автономном режиме, и нажмите на него:

1. Нажмите серую кнопку i рядом с файлом и переключите настройку с «Выкл.» на «Вкл.» на «Хранить на устройстве» на панели сведений.
2. Нажмите и удерживайте имя файла в течение 1-2 секунд. Затем в появившемся окне нажмите значок автономного доступа. Если значок не заполнен, файл уже доступен в автономном режиме.

Чтобы получить доступ к автономным элементам, откройте приложение Google Диск и выберите «На устройстве» на левой навигационной панели. (Нужна дополнительная помощь? Перейдите на страницу поддержки Google).

8) Просмотрите историю ревизий и восстановите предыдущие версии.

Мне нравится эта функция, потому что она позволяет мне видеть все изменения, которые я и другие люди внесли в файл в Drive. Более того, я могу вернуться к предыдущим версиям файла и посмотреть, кто именно вносил изменения. Очень круто, да? Если вам нужно просто быстро просмотреть историю деятельности, не вдаваясь в подробности, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на файле или фонде и выбрать в выпадающем меню пункт «Просмотреть подробности». В правой части экрана появится панель с информацией о том, кто и когда вносил изменения.

Чтобы просмотреть историю правок более подробно, откройте файл, щелкните меню «Файл» в верхней левой части экрана и выберите «Посмотреть историю правок». В правой части экрана появится панель истории изменений, где будет показано, кто и когда вносил изменения , а также какие именно изменения были внесены, если вы нажмете кнопку «Показать более подробные изменения» в нижней части экрана.

Чтобы восстановить предыдущую ревизию, щелкните эту ревизию, а затем нажмите появившуюся ссылку «Восстановить эту ревизию».

Не волнуйтесь, восстановление ревизии не приведет к удалению ни одной версии вашего файла. Вы можете вернуться к текущей версии документа, нажав на X в правом верхнем углу панели истории ревизий. Это приведет к перемещению предыдущей версии в верхнюю часть истории ревизий. Google Диск сохраняет историю версий всех ваших файлов в течение 30 дней или 100 правок. После этого, чтобы сэкономить место в хранилище, он объединит ревизии в зависимости от возраста файла и/или размера ревизий в процессе, который называется «обрезка ревизий». Если вы хотите хранить ревизии дольше — например, для документа, который обновляется несколькими людьми много раз в день, — вы можете пометить отдельные файлы Google Drive, чтобы сохранить все версии. О том , как это сделать, читайте здесь, но имейте в виду, что это повлияет на объем хранилища.

9) Установите диск в качестве места хранения документов по умолчанию.

Хотите упростить работу с облачным хранилищем? Вы можете сделать Google Диск местом сохранения по умолчанию для всех новых документов на настольном компьютере с Windows.

Пользователи Windows: Найдите папку «Документы» на компьютере и щелкните ее правой кнопкой мыши. В раскрывающемся меню выберите «Свойства». Нажмите «Включить папку…», а затем найдите папку Google Drive. Затем выберите Google Drive, чтобы выделить ее, и нажмите «Включить папку». Выберите «Google Диск» в «Местоположениях библиотеки» и нажмите «Установить место сохранения». Чтобы применить изменения, нажмите «Применить». И все готово!