Что такое методология бережливого управления проектами и ее принципы

Итак, вы задались вопросом: Что такое методология бережливого управления проектами? Вы, несомненно, попали в нужную статью. Здесь мы рассмотрим определение бережливого управления проектами, его принципы и рабочие процессы, а также предложим несколько примеров, когда его можно использовать. Мы также сравним бережливые методы с более традиционными, с одной стороны, и с agile-методологиями — с другой. Аванти!

Что такое бережливое управление проектами?

Что же такое бережливый проект и как применяются методы бережливого управления? Почему они эффективны?  Начнем с того, что бережливый проект — это проект, который ориентирован на спрос, а не на предложение. Это означает, что он всегда отвечает потребностям или запросам клиента или заинтересованной стороны, а также производит и поставляет продукцию точно в срок. Возможно, вы задумываетесь над более общим вопросом: что такое управление проектами в целом? В таком случае обязательно ознакомьтесь с нашей пояснительной статьей, а затем читайте дальше. Lean PM делает акцент на сокращении отходов и отсечении всего, что не добавляет ценности ни процессу проекта, ни продукту, ни конечному пользователю или заказчику. Система бережливого производства выделяет несколько видов отходов, называя их системой 3М на основе оригинальных японских терминов: Muda, Mura, Muri.

• Muda относится к напрасной трате времени и усилий со стороны команды проекта. Это может означать задачи, которые не добавляют ценности конечному продукту, или другие неэффективные действия в рабочем процессе. Работа, которая не добавляет ценности, часто приводит к бесполезной переработке, которую необходимо искоренить.
• Muda — это расточительные производственные процессы, или неравномерность работы. Это может показаться похожим на Muda, но с ключевыми отличиями. Она более тесно связана с управлением ресурсами и временем, чем с простыми усилиями, и помогает сократить время выполнения заказа.
• Muri, последний элемент в термине 3M, говорит об отходах, создаваемых перепроизводством, чрезмерным использованием машин, оборудования и рабочей силы, а также общей чрезмерной переработкой, которая в конечном итоге не добавляет ценности результатам.

Другое определение бережливого управления должно содержать упоминание о японской концепции кайдзен, известной как непрерывное совершенствование. Это один из способов, которым lean PM похож на agile управление проектами. Однако одно из отличий бережливой системы от agile-подхода связано с их основными областями применения. Lean PM в основном относится к производству, в то время как agile PM более тесно связан с разработкой программного обеспечения.  При разработке программного обеспечения есть больше возможностей для исследований и разработок, проб и ошибок, и часто конечный продукт программного обеспечения как продукт немного более открыт для возможностей.  Однако в бережливой системе человек часто имеет более четкое и конкретное представление о конечном продукте в соответствии с требованиями заказчика. Это противоположно другим методологиям управления проектами, где ключевыми являются итерационные подходы и эксперименты.

Когда подходит методология lean pm? Lean PM подходит, когда вы хотите сократить отходы и сосредоточиться на ценности и функциональности. По этой причине, как отмечалось выше, она не так идеальна для творческих, итеративных и/или идейных подходов. Речь идет об улучшении продукта и срезании жира с костей.

Принципы бережливого управления проектами

В этом разделе мы рассмотрим 5 основных принципов бережливого производства. Принципы — это не столько шаги и этапы, которыми руководствуется проект, сколько концепции более высокого уровня, о которых следует помнить на протяжении всего жизненного цикла проекта. Однако, когда речь идет о разработке продукта, команды бережливых проектов могут использовать эти основные принципы в линейном порядке. Такие принципы бережливого управления проектами, происходящие от бережливого производства, всегда помогут улучшить рабочий процесс вашей команды и повысить удовлетворенность клиентов.

Ценность: Определите ее и расставьте приоритеты

Первый принцип бережливого управления проектами — это принцип потребительской ценности, поскольку конечной целью каждого проекта является предоставление и увеличение ценности для конечного пользователя, заинтересованной стороны или клиента. В бэклоге продукта часто уже на ранней стадии прописывается, какую ценность и функциональность ожидает клиент. Этот принцип бережливого подхода побуждает нас думать, представляя себе потребности и болевые точки клиента и то, как решить его проблемы. Следование требованиям клиентов с использованием ценностно-ориентированного бережливого подхода приводит к высокому уровню лояльности клиентов.

Поток создания ценности: Визуализируйте и нанесите его на карту

Второй принцип бережливого управления основан на так называемом картировании потока создания ценности, или VPM. Составление карты потока создания ценности похоже на дорожную карту, которая помогает руководителям проектов и членам команды визуализировать и упорядочить весь проект и все его этапы, часто используя визуализацию рабочего процесса. Здесь также могут использоваться диаграммы Ганта, которые помогают оптимизировать жизненный цикл проекта, а вехи проекта служат для оценки прогресса. Понимание потока ценностей крайне важно, поскольку оно позволяет команде выявить различные виды отходов в таких областях, как время, деньги или ресурсы, и, следовательно, позволяет команде подумать о способах сокращения или устранения отходов и других узких мест, которые могут замедлить или перегрузить работу команды.

Поток: увеличение пропускной способности и устранение отходов

Этот принцип бережливого подхода касается рабочих процессов, или просто непрерывного потока. Он очень тесно связан с предыдущим принципом картирования ценности, когда команда визуализировала болевые точки и отходы.  Поток» подчеркивает важность составления конкретного плана по сокращению как можно большего количества технологических или материальных отходов.  В этом принципе бережливого производства вы думаете об управлении пропускной способностью процесса и создании планов по улучшению, которые помогают команде понять будущее состояние процесса проекта. Система PDCA играет большую роль в этом принципе процесса управления проектами, что означает: планируй, делай, проверяй, действуй.

Pull: Следуя требованиям клиента

Когда речь идет о бережливом управлении, четвертый принцип говорит о переходе от толкающей системы к тянущей системе. Это означает, что рабочие процессы должны инициироваться на основе требований клиента, то есть клиент тянет работу к себе. В отличие от производства продуктов, которые надеются продать, в данном случае принцип заключается в производстве продуктов, которые другие уже дали понять, что они будут покупать.  Важной частью успешного управления этим принципом является внедрение лимитов WIP, или лимитов незавершенного производства. Система pull system также связана с системой производства «точно в срок».

Совершенствование: Непрерывное и с обратной связью

Непрерывное совершенствование — это последний главный принцип бережливого управления проектами, и именно здесь бережливый подход невероятно похож на agile-методологию. Как вы знаете, agile-управление проектами опирается на итерации и результаты, как и бережливое мышление.  Когда речь идет об улучшении процесса, бережливый подход требует регулярной обратной связи с командой, заинтересованными сторонами и клиентами, и очень важно использовать эту обратную связь для постоянного улучшения как процесса, так и конечного продукта. Постоянное совершенствование на протяжении всего жизненного цикла проекта — это один из способов приближения к идеальному завершению проекта.

Как и когда была создана методология бережливого управления проектами?

У методологии бережливых проектов очень интересная история. Она начинается в стране восходящего солнца: Японии. Выйдя из разрушительной Второй мировой войны в качестве производственной державы в немалой степени благодаря плану Маршалла под руководством США, японцы начали переосмысливать более традиционные западные производственные методологии.  Именно поэтому бережливое управление проектами берет свое начало в промышленном производстве, в частности в автомобильной промышленности, с одним именем компании: Toyota.  С 1950-х по 1970-е годы производственная система Toyota, или TPS, как она была известна, совершенствовалась. TPS существовала до того, как кто-то окрестил ее «бережливой». Термин «бережливый» появился в 1980-х годах и был определен PMI (Project Management Institute) как метод «обеспечения того, что необходимо, когда это необходимо, с минимальным количеством материалов, оборудования, труда и пространства». Со временем методология lean породила методы и другие системы, похожие как на lean, так и на agile PM, например, систему lean six sigma. 

Как работает план бережливого проекта?

Как упоминалось выше в разделе о принципах бережливого производства, система бережливого производства работает по принципу PDCA, или «планируй, делай, проверяй, действуй». Другим термином для этой системы рабочего процесса является цикл Деминга, названный в честь доктора У. Эдвардса Деминга. Вот более полное описание цикла Деминга:

1. План. Планирование означает внимательное изучение вашего рабочего процесса. В первую очередь необходимо выявить проблемы, требующие решения, или области, нуждающиеся в улучшении.

2. Сделать. Выполнение цикла бережливого рабочего процесса в меньшей степени связано с выполнением, а в большей — со сбором и анализом данных. Данные — это ключ к поиску решений. Кроме того, на этом этапе необходимо продумать структуру взаимодействия членов команды.

3. Проверьте. После того как ваша команда бережливых специалистов приступила к выполнению своих задач в рамках проекта, важно продолжать отслеживать прогресс. Идея заключается в том, чтобы определить, действительно ли предложенные вами решения эффективны и насколько ожидания от проекта совпадают с результатами. Здесь же следует искать коренные причины проблем, чтобы не просто устранить их, а искоренить.

4. Действуйте. Наконец, пришло время действовать. После того как вы спланировали, сделали и проверили, вы готовы действовать на основе всей информации и отзывов, собранных на ранних этапах жизненного цикла. Поскольку это круговой процесс обучения, в проекте всегда будут моменты, когда вы должны взять то, чему научились, и применить это на практике.

Примеры бережливого управления проектами

Существует множество отличных вариантов использования бережливых проектов. Вот несколько примеров того, как и когда можно использовать бережливое управление проектами.

В строительной отрасли

Lean PM превосходит agile PM, когда речь идет о строительных проектах и других проектах бережливого производства. Это связано с тем, что зачастую существует гораздо более четкий набор требований заказчика к конечному продукту. Кроме того, строительные проекты часто выполняются поэтапно и включают множество зависимостей между задачами.

Запуск веб-сайта

При разработке и создании веб-сайта для клиента, а не только для себя, вы должны с самого начала помнить об удовлетворенности клиента. Для этого вы хотите создать окончательный вариант веб-сайта как можно быстрее и с минимальными потерями денег и ресурсов. Тем не менее, бережливые методы могут позволить команде разработчиков реагировать на изменения клиента в режиме реального времени так, как это не могут сделать более традиционные методы.

Бережливое управление программами в сравнении с традиционными процессами

Традиционное управление проектами часто ассоциируется с крупными производственными процессами. Один из лучших способов сравнить традиционный подход с бережливым — это сравнение американской и японской идеологий производства автомобилей. Система Форда была традиционной, с огромными запасами и массовым увеличением производства для поддержания низких затрат. Этапы и зависимости также важно соблюдать в традиционном методе. Lean следует системе Toyota — производству точно в срок. Он фокусируется на том, чтобы процесс был легким и проворным, следовал требованиям заказчика к добавленной стоимости на каждом этапе проекта и всегда искал пути сокращения отходов и рационализации процесса. Когда речь идет об инструментах управления бережливыми проектами, у вас есть несколько вариантов, и, возможно, лучший из всех — это доска Канбан. Система Канбан — это простой способ организации задач с лимитами WIP. Доски Канбан также идеально подходят для внедрения системы «вытягивания», когда задачи вытягиваются с доски Канбан, когда они должны быть выполнены. Существует также большой выбор программного обеспечения для бережливого управления проектами.  Среди лучших приложений для управления проектами — Wrike, Basecamp и Teamwork. Многогранный Wrike выполняет двойную функцию — он является инструментом управления работой. Если для вас приоритетом является общение, то стоит обратить внимание на Basecamp. В то же время Teamwork делает акцент на управлении задачами и ресурсами. Конечно, существует еще много приложений, ориентированных на конкретные ниши, и поэтому стоит обратить внимание на многие другие.

Что такое сворачивание проекта в бережливом PM

Так что же такое свернутый проект с точки зрения бережливого управления? В бережливом управлении это просто список общих значений, связанных с проектом. Он позволяет менеджерам проекта увидеть общую продолжительность и затраты, связанные с каждой задачей.

Наше заключение

На этом мы завершаем нашу статью о том, что такое бережливость и бережливость, когда речь идет о помощи командам в оптимизации управления проектами. Подводя итог, можно сказать, что это не совсем agile, но и не trad. Lean PM может стать идеальной системой для вас.