Как начать сбор данных и аналитику в своем бизнесе

Правильное использование данных может оказать огромное влияние на конечный результат. Мы провели исследование и выяснили, что SaaS-компания с 50-100 сотрудниками, в зависимости от географического положения, может тратить от $200 тыс. до $500 тыс. каждый год на поддержку своих усилий по работе с данными — даже если это не является основной функцией их бизнеса. За свою карьеру я пережил множество взлетов и падений, собирая данные и создавая команды аналитиков. Именно поэтому я стал одним из основателей компании Probe, где мы помогаем компаниям объединять данные и автоматизировать ежемесячные обзоры бизнеса. Именно благодаря этому опыту я хочу поделиться некоторыми основами аналитики данных, которые упускают многие компании.

Когда начинать думать о сборе данных и аналитике

Короткий ответ: сейчас. Вы должны начать измерять свою деятельность как можно раньше. Независимо от того, 1, 10 или 100 у вас клиентов, используемые вами продукты уже собирают данные о вашем бизнесе. В программном обеспечении для выставления счетов есть все данные о выставленных счетах, в вашей внутренней базе данных есть все судебные процессы, в вашей CRM хранятся данные о взаимодействии с потенциальными клиентами. Чем дольше вы ждете, чтобы собрать эти данные таким образом, чтобы это имело смысл, тем менее полезными они будут при масштабировании. Поэтому, на самом деле, никогда не бывает слишком рано. Если вы попытаетесь привлечь финансирование, вас спросят об исторических данных, за шесть месяцев или год назад. И если вы не подумали об этом, вам придется искать данные, собирать не очень хорошо продуманную электронную таблицу — не самый лучший вид.

Четко определите, что вы хотите измерить

Гораздо проще сказать: «Я хочу измерить все и иметь возможность ответить на любые вопросы с помощью данных», чем сузить круг вопросов до двух-трех ключевых показателей эффективности (KPI), которые позволят оценить ваш успех с учетом стадии развития вашего бизнеса. Вот почему чаще всего компании создают слишком широкие решения. Они вкладывают значительные средства в сбор данных внутри компании, используют инструменты, требующие большого опыта, и тратят кучу денег на все это. Поэтому хорошо подумайте о показателях, которые определяют все ваши действия. Это принятие продукта? Количество демонстрационных встреч? Ваша новая цель по MRR? Как только вы это поймете, вам будет легче создать эффективное решение с минимальными усилиями.

Также легче принимать решения и сопоставлять данные, когда вы измеряете ограниченное количество вещей. Если у вас слишком много показателей, это признак того, что вы не провели сложную дискуссию со своей командой о том, что действительно важно. И дело не только в том, чтобы знать, что вы хотите анализировать — вам также необходимо четко понимать, что вы хотите собирать в первую очередь. В предыдущей компании мы собирали данные о каждом взаимодействии пользователя с нашим продуктом. В итоге все стало настолько сложным, что даже наши разработчики не могли свободно работать с системой. И большую часть времени эти данные только увеличивали наши счета в Amazon Web Services, хотя использовались крайне редко.

6 вещей, которые необходимо сделать на ранних этапах сбора и анализа данных

Как только вы определитесь с тем, что вы хотите измерить, убедитесь, что вы выполнили следующие действия, чтобы облегчить сбор и анализ данных.

Определите уникальный идентификатор, который будет идентифицировать каждого клиента

Вам понадобится уникальный идентификатор для каждой учетной записи клиента, созданной в вашей системе. Почему? Потому что наступит момент, когда вы захотите сопоставить одну и ту же запись клиента в двух разных системах — например, в CRM и биллинговом ПО. Нет надежного атрибута, кроме уникального идентификатора, который даст вам хорошие результаты. Люди будут регистрироваться с одним электронным адресом для пробной версии, использовать другой в платежных реквизитах и так далее. А использование электронной почты, рабочего адреса, номера счета или чего-то подобного приведет к низкому качеству данных. Забудьте об этом. Лучший кандидат на такой идентификатор — это уникальный идентификатор, генерируемый вашей системой каждый раз, когда кто-то регистрирует аккаунт. Есть шанс, что такой идентификатор уже есть в вашей базе данных. Если нет, вам придется его добавить.

Включите уникальный идентификатор в каждое приложение, которое вы используете

Теперь, когда у вас есть уникальный идентификатор, вам нужно убедиться, что вы передаете его в каждую используемую систему. Допустим, вы используете HubSpot в качестве CRM, Stripe для выставления счетов и Intercom для общения с клиентами. Каждая из этих систем позволяет добавить пользовательский атрибут к записи клиента. Убедитесь, что каждый раз при создании новой записи клиента в этих системах вы передаете свой уникальный идентификатор вместе с другими данными. Таким образом, есть хотя бы один атрибут, который можно надежно использовать для связи ваших данных.  Примечание: Если вы не используете биллинговую систему, которая позволяет легко связать записи о клиентах с выставленными счетами, вам необходимо убедиться, что вы добавили уникальный идентификатор клиента в сам счет. Вы также должны указать название продукта или услуги, которую приобрел клиент, а также дату начала и дату окончания услуги, если это применимо. Эти атрибуты сэкономят вам массу времени, когда нужно будет понять, кто, за что и когда заплатил.

Внедрите простую модель атрибуции маркетинга

Важно понимать, как разные клиенты находят ваш продукт или услугу. Мы написали отдельную статью в блоге о том, как построить простое решение для маркетинговой атрибуции, посмотрите. Главный вывод: ваша модель атрибуции не должна быть слишком сложной.

Будьте организованы и имейте простую структуру для хранения данных

В самом начале введите максимально простую структуру данных, чтобы охватить финансовые показатели. Существует множество шаблонов, но если вы работаете в сфере программного обеспечения как услуги (SaaS), вам понадобится всего четыре атрибута: уникальный идентификатор клиента, дата начала услуги, дата окончания услуги (может быть пустой, если вы продлеваете услугу автоматически) и общая стоимость подписки. Я знаю, что многие компании вынуждены одновременно использовать различные биллинговые системы. Главное — оставаться организованным, ввести один простой формат и приводить данные в соответствие с ним. Это значительно упростит построение графиков и работу с этим набором данных.

Знайте свой источник истины

Если две системы показывают два разных ответа, каков ваш источник истины? Например, если вам нужен достоверный ответ о том, сколько клиент X заплатил вам, к какой системе вы обратитесь? Это ваша CRM, или бухгалтерская программа, или приложение для выставления счетов и фактур, или электронная таблица, которую вы заполняете вручную? На самом деле не имеет значения, какую систему вы выберете, но вы должны быть уверены, что все понимают источник правды. Таким образом, если у вас возникнут сомнения, вы всегда будете знать, где искать самый правдивый ответ. А если вы обнаружите несоответствия, устраните их как можно быстрее: вы не только сможете больше доверять своим цифрам, но и сможете легче применять более совершенные модели машинного обучения. Поэтому следите за чистотой своих данных и решайте проблемы сразу же после их возникновения.

Замечание по использованию электронных таблиц: Электронные таблицы хороши, когда у вас небольшой бизнес. Но как только у вас становится около 100 клиентов, все начинает запутываться. Даже переход на базу данных может иметь огромное значение: вы будете лучше отслеживать, что и когда изменилось, и это дает больше возможностей для сегментации.

Используйте автоматизацию

Используйте такие инструменты, как Zapier, для передачи уникального идентификатора между различными системами. Когда у вас всего пара десятков клиентов, кажется, что достаточно просто скопировать/вставить данные, но автоматизированные системы сбора данных избавят вас от повторяющейся работы и исключат возможность человеческой ошибки.  Zapier — это инструмент автоматизации без кода, который позволяет соединять приложения в автоматизированные рабочие процессы, чтобы каждый человек и каждый бизнес могли двигаться вперед со скоростью роста. Узнайте больше о том, как это работает.

Как основатель, вы настолько близки к бизнесу, что вам может казаться, что вы полностью понимаете, что происходит с вашими данными. Но помните, что с вами работает команда, которая не имеет такой видимости, и для масштабирования вам нужна система, которую каждый сможет использовать и понимать.