10 советов и инструментов для ИТ-команд по привлечению и увольнению сотрудников

Представьте себе, что сотрудник приступает к работе в свой первый день, но не может открыть программное обеспечение, необходимое ему для начала работы. Или, может быть, вы понимаете, что ваш бывший сотрудник все еще имеет доступ к важным документам спустя несколько месяцев. Вы можете не заметить, когда у вас все гладко при приеме на работу или увольнении, но вы точно поймете, когда это не так. Я пообщался с ИТ-специалистами, HR-экспертами и руководителями, чтобы получить советы о том, как обеспечить успешное принятие сотрудников на работу (и, когда придет время, увольнение) с точки зрения ИТ. Попутно я получил несколько предложений по приложениям и другие идеи по улучшению процесса.

Советы по приему и увольнению команды из технического отдела

Вам необходимо, чтобы процесс приема и увольнения сотрудников был комплексным, безопасным и эффективным. Вот как некоторые эксперты предлагают подходить к этому процессу.

Совместно разработайте документированный процесс

Ваша команда ИТ, команда HR, менеджеры и новые члены команды — все они играют определенную роль в технологиях вашей организации. Заручитесь их поддержкой, чтобы создать процедуру приема и увольнения, которая поможет всем. Затем задокументируйте этот процесс для дальнейшего использования. «Наша главная рекомендуемая стратегия для разбивки технологических процессов для новых сотрудников и сотрудников, покидающих компанию, заключается в проведении семинара по составлению карты пути со всеми заинтересованными сторонами, чтобы определить, как этот процесс работает сейчас в вашей организации и как вы хотели бы, чтобы он работал в будущем, — говорит Ариэль Килрой из Dado. Этот семинар по составлению карты пути позволит вам понять обязательные шаги каждого и совместно создать документированную процедуру». По словам Ариэль, вот примерный вариант того, что может включать в себя этот семинар при приеме на работу:

1. Соберите вместе всех участников процесса. В случае технической адаптации и отстранения от работы это могут быть члены команды HR, эксперты L&D, сотрудники IT, новые сотрудники и менеджеры новых сотрудников.
2. Используйте липкие заметки, интерактивную доску, блок-схему или диаграмму, чтобы записать все, что вы просите сотрудника сделать на первом этапе процесса приема или увольнения. Ариэль предлагает, чтобы первый этап начинался с момента принятия письма с предложением и заканчивался в первый день работы сотрудника.
3. После того, как вы записали все задачи сотрудника, добавьте дополнительные примечания для всех остальных задач, которые происходят за кулисами в этот период времени.
4. Повторите для первого дня работы сотрудника, а затем для первой недели его адаптации.
5. Организуйте свои физические или виртуальные липкие заметки в более точном порядке.

Вы можете следовать тем же шагам для документирования процесса увольнения. И в качестве бонуса Килрой предлагает вам «определить те посты, которые людям больше всего не нравится делать, и те, которые имеют больше всего возможностей для улучшения». Это поможет вам отточить ваши системы.

Создание контрольных списков

Теперь, когда вы создали обширный процесс включения и исключения технических специалистов, следите за ним с помощью контрольных списков. Вот как с этим процессом справляется Мэтью Стиббе из Articulate Marketing: «У нас есть шаблон контрольного списка в ClickUp (наш инструмент управления проектами), который охватывает все шаги, которые нам необходимо предпринять при приеме и увольнении сотрудников. Он разделен на разделы для HR, менеджера по найму, нашего директора по счастью и, что немаловажно, для IT. Контрольный список по ИТ включает все шаги, которые нам необходимо предпринять, чтобы добавить пользователей во все наши системы и правильно удалить их, когда они уходят. Важной частью всей системы является то, что мы обновляем шаблон контрольного списка каждый раз, когда добавляем новый инструмент или приложение». Давайте рассмотрим пару примеров контрольных списков для приема на работу и увольнения. В компании Kalamazoo IT Найджел Данн придерживается процесса введения в должность по стандарту ISO 9001 с четким документированием. Вот упрощенная версия процедуры, которой он поделился со мной:

• Создайте ИТ-билет с подробным описанием личности нового сотрудника, уровня безопасности, стажа и необходимого оборудования.
• Подтвердите, что билет соответствует правилам использования оборудования, затем настройте и выдайте оборудование.
• Попросите сотрудника подписать разрешение на доступ к набору процессов, связанных с его уровнем безопасности и стажем.
• Обучить сотрудника осведомленности в области ИТ, мошенничества, хранения и использования оборудования.
• Предоставьте доступ к службе обмена файлами, например SharePoint, для совместного использования общих документов, таких как справочник сотрудника.
• Обучите сотрудника его ролевым обязанностям и тому, как использовать его технологию.
• Отправляйте автоматические напоминания об обновлении пароля на постоянной основе и блокируйте членов команды, которые не обновляют пароль.

Бетани Лонгер из Grow HR разрабатывает контрольные списки для увольнения сотрудников, которые охватывают все аспекты этого процесса, включая ИТ. Хотя каждый контрольный список составляется индивидуально в зависимости от ситуации, ее стандартные пункты включают:

• Приостановить учетную запись электронной почты
• Сбросьте пароли для всех общих учетных записей
• Удаление из коммуникационных программ (например, Slack)
• Удалить из облачной платформы хранения данных
• Удалить доступ к интрасети (например, Confluence)
• Увольнение в системе управления персоналом
• Прекратить действие платформы льгот/отправить уведомление COBRA
• Приостановить действие лицензий на программное обеспечение
• Вернуть все предоставленное компанией оборудование (мобильный телефон, ноутбук, монитор, мышь, принтер и т.д.)
• Извлечение ключей или карточек или сброс кодов доступа

Обучать сотрудников один на один

Изучение новой технологической платформы или настройки может быть сложным, поэтому не бойтесь работать с новыми членами команды напрямую. Зак Гроув из компании Single Grain проводит встречи 1:1, которые он называет сессиями «сделано с вами», чтобы помочь новым сотрудникам освоить технологию. «Эти 30-60-минутные встречи обычно начинаются с того, что я провожу нового сотрудника по нашей платформе и демонстрирую базовое упражнение. После этого я позволяю им взять бразды правления в свои руки и начать использовать технику самостоятельно, а я в это время готов ответить на любые вопросы и рассказать им о нюансах нашей настройки». Добавление этих звонков 1:1 к нашим стандартным 30/60/90-дневным планам обучения новых членов команды стало более чем статичным документом». Если вы работаете удаленно, используйте для проведения таких встреч предпочитаемую программу видеоконференций. Только убедитесь, что вы не делитесь конфиденциальной информацией, пока не установите безопасную настройку.

Назначение устройств компании

Выделение сотрудникам собственных устройств, таких как компьютеры, телефоны и планшеты, повышает безопасность и эффективность. «При приеме на работу на устройствах компании уже настроено все необходимое для сотрудника, включая его учетную запись. Такое предварительное планирование ускоряет процесс приема на работу», — говорит Джон Тиан из Mobitrix. Питер Роберт из Expert Computer Solutions добавляет: «Обеспечение того, чтобы все члены вашей команды использовали для работы одинаковые устройства, может помочь вам в регулировании процессов кибербезопасности. Многие люди не устанавливают на свои личные устройства соответствующие патчи безопасности, чтобы обеспечить сохранность конфиденциальных данных компании. Это особенно важно для удаленных работников». Джон также считает, что устройства компании полезны при приеме на работу: «При приеме на работу я программирую устройства компании так, чтобы они блокировали доступ к определенным файлам. Такая блокировка обеспечивает безопасность любого конфиденциального файла или информации, к которой имеет доступ сотрудник. Корпоративные устройства позволяют мне иметь определенную степень контроля над тем, какие данные сотрудник может взять с собой при увольнении». И Питер предлагает один совет по управлению оборудованием сотрудников: ведите инвентаризацию всех устройств компании, независимо от того, насколько они большие (компьютеры) или маленькие (USB-флешки). База данных со всей этой информацией спасет вас от многих неприятностей в будущем.

Полезные приложения для процедуры включения и выключения технических специалистов

Технологический стек каждого человека выглядит по-разному. Но есть ряд категорий приложений, с которыми вы должны быть знакомы, планируя прием и увольнение сотрудников с IT-стороны.

Информационная безопасность (InfoSec) и приложения для управления идентификацией и доступом (IAM)

Принятие и увольнение сотрудников становится более быстрым и безопасным, если вы можете быстро управлять доступом вашей команды к оборудованию, сетям и приложениям. Приложения InfoSec и управления идентификацией и доступом (IAM) позволяют сделать именно это. Приложения InfoSec помогают управлять соблюдением требований безопасности и отслеживать, кто имеет доступ к каким учетным записям. Альма Мадсен из Workona говорит: «Мы используем Tugboat Logic для отслеживания доступа к учетным записям, т.е. кто имеет доступ к каким инструментам. Это делает Tugboat хорошим источником правды как при приеме на работу, так и при увольнении».  Сеш ВС из Riga Business Coaching, который также руководит IT-консалтингом, отмечает, что ваше идеальное приложение InfoSec должно позволять вам быстро отзывать доступ. «Организации должны иметь автоматизированный контроль доступа, чтобы после увольнения сотрудника его доступ ко всем ресурсам компании был аннулирован за считанные секунды», — говорит он. IAM-приложения, такие как Okta и OneLogin, контролируют идентификационные данные пользователей для систем компании, предоставляя вам возможность быстро отозвать доступ.

Цифровые платформы для внедрения и обучения

Хорошо, когда другой сотрудник помогает новому сотруднику освоить технологию один на один, но такой подход не всегда возможен. Платформы для цифрового внедрения работают как цифровые «приятели», которые помогают новым пользователям понять, как использовать технологии для своей организации. Митци Руньян из Lashlette является большой поклонницей таких приложений: «Установка в вашей компании таких платформ для цифрового внедрения, как OnScreen или Coassemble, не только обеспечит руководство на экране, но и позволит пользователю получить исчерпывающие объяснения без человеческих ошибок. Кроме того, они предоставляют викторины и углубленную информацию, к которой можно вернуться позже, если нужно вернуться и еще раз усвоить новые знания, не обращаясь к руководителю группы за дополнительными разъяснениями. Наконец, сама компания может использовать эту платформу как метрику, с помощью которой можно оценить, насколько хорошо ваша команда освоила эти инструменты и справляется с удаленным стилем работы». Подобное программное обеспечение для обучения становится особенно важным по мере расширения компании.

Приложения для записи экрана

Объяснить, как пользоваться технологией, только с помощью текста или речи бывает непросто. Если существуют нишевые или индивидуальные вопросы, которые не рассматриваются в вашей платформе цифрового внедрения, приложения для записи экрана могут помочь вам пройти оставшийся путь. Иэн Келли из NuLeaf Naturals использует Loom для обмена записями о технологиях: «За последние несколько лет я экспериментировал со многими различными инструментами внедрения, и Loom показался мне просто идеальным». Loom — это инструмент для обмена видеосообщениями, который позволяет быстро и эффективно записывать видео и загружать их в вашу организацию. Это отличный способ познакомить сотрудников с новой технологией, поскольку он позволяет записать свой экран и пройти все шаги самостоятельно, сопровождая их комментариями. Все, что требуется, — это 15-30 минут записи объяснений технологии с экрана». И хотя команды скриншота экрана вашего компьютера во многих случаях могут помочь, Мэдди Осман из The Blogsmith обращает внимание на приложение для захвата экрана, созданное для объяснений: Scribe. «Оно работает как расширение для браузера», — говорит она. «Вы нажимаете кнопку записи, а затем оно делает скриншоты каждый раз, когда вы куда-то нажимаете. Как только вы прекращаете запись, он создает красивый документ процесса, в который вы можете добавить текст для описания каждого действия».

Менеджеры паролей

Пришло время перестать хранить пароли вашей компании на общей липкой записке. Менеджеры паролей хранят все онлайн-учетные записи и пароли вашей компании для повышения эффективности и безопасности. Джей Пак из Jae Pak MD Medical предпочитает 1Password: «[1Password] помогает нам быть организованными и избавляет от многих вопросов и догадок, связанных с потерянными и забытыми паролями. Он также позволяет нам успешно менять пароли при смене сотрудников».

Средства документирования

Инструменты документирования собирают ваши внутренние документы поддержки вместе, чтобы дать новым сотрудникам место для ссылок на вашу техническую документацию. Не забывайте следовать правилам хорошей документации поддержки при создании оригинальных руководств для них.  В компании ZipMessage Брайан Кейсел использует Notion «для обмена первыми шагами для нового сотрудника, чтобы он смог освоиться с нашими инструментами и процессами [и для] хранения текущего списка всех инструментов, которые мы используем для каждой функции». Мощные возможности Notion делают его отличным кандидатом на создание документации, или вы можете попробовать альтернативу Notion.

Приложения для автоматизации

Некоторые приложения для обеспечения безопасности и ИТ имеют встроенные функции автоматизации, поэтому следите за ними, добавляя новые в свой стек. Альме Мадсен из Workona нравится функция Slackbot в Kolide: «В Kolide есть удобный маленький Slackbot, который отправляет сообщения сотрудникам, чтобы помочь им устранить проблемы с безопасностью или соответствием нормативным требованиям при их обнаружении».