20 советов и рекомендаций по управлению проектами: советы начинающим менеджерам проектов

Приветствуем всех и каждого менеджера проекта в этом списке советов и рекомендаций по управлению проектами. Здесь вы найдете советы и рекомендации по всем вопросам управления проектами.  В этом списке 20 замечательных пунктов, охватывающих все этапы выполнения проекта — до, во время и после. Читайте дальше и посмотрите, может быть, вы узнаете что-то, о чем даже не подозревали.

Кому могут помочь эти советы руководителя проекта

Независимо от того, новичок вы в управлении проектами или уже давно являетесь сертифицированным специалистом по управлению проектами (PMP), вам всегда полезно ознакомиться с полезными советами и рекомендациями по оптимизации проектов и достижению отличных результатов. В конце концов, работа в срок и в рамках бюджета никогда не выйдет из моды.  Конечно, начинающие руководители проектов вряд ли могут позволить себе пропустить этот список полезных советов по управлению проектами.

20 советов и рекомендаций по управлению проектами

Давайте перейдем к мегасписку из 20 действенных советов и подсказок для менеджеров проектов, а также к некоторым замечательным советам, которые следует помнить при ведении проектов и управлении работой.  Ниже приведен краткий обзор списка, разбитый на советы до начала проекта, в течение жизненного цикла проекта и после его завершения.

До начала проекта

1. С самого начала плана проекта поставьте цели проекта в центр

2. Рассмотрите возможность найма PMP

3. Определите этапы и итерации

4. Уточните роли членов команды проекта

5. Высказывайте идеи от всех участников во время начала работы

6. Выберите методологию управления проектом

7. Заранее решите, какое программное обеспечение для управления проектами будут использовать все желающие

8. Используйте шаблоны управления проектами

9. Установите приоритеты задач проекта и выясните зависимости между задачами

10. Иметь план управления рисками и управления изменениями

В течение жизненного цикла проекта

11. Разбивайте большие проблемы на более мелкие

12. Доверяйте команде и делегируйте ей новые задачи

13. Вести проектные записи и документацию по всем вопросам

14. Постоянно управлять ожиданиями заинтересованных сторон проекта на протяжении всего жизненного цикла

15. Превратите ошибки в возможности для обучения

16. Регулярное общение посредством встреч и индивидуальных встреч

17. Избегайте перфекционизма и изменения масштабов деятельности

18. Тестирование результатов проекта

После завершения проекта

19. Оценить проект и применить уроки для будущих проектов

20. Отмечайте вехи и успехи проекта и награждайте команду проекта

Центрируйте цели проекта с самого начала составления плана проекта

Успешный процесс управления проектами — это согласование потребностей клиента или компании со всем объемом проекта. Это означает, что все виды планирования проекта с самого начала должны всегда исходить из конечных целей проекта. Это включает в себя такие вещи, как бюджет проекта и график проекта.  Те, кто управляет проектами, обязаны всегда помнить об этих целях, даже когда команда проекта сужает свой рабочий процесс и сосредотачивается на своих задачах и действиях.

Рассмотрите возможность найма PMP

PMP — это профессионал в области управления проектами, и это сертификат, который выдается PMI, или Институтом управления проектами. Не каждый руководитель проекта должен быть сертифицированным PMP. Однако, когда речь идет о более сложном проекте, может быть хорошей идеей убедиться, что во главе проектной группы стоит сертифицированный специалист.  Это тем более актуально, если вы планируете внедрить методологию управления проектами, такую как Scrum, или структуру, такую как agile-подход, где есть определенные наборы навыков, которыми обязательно должен обладать PMP, чтобы наилучшим образом реализовать эти практики в действии.

Определите этапы и итерации

Вехи — это как маленькие цели на пути жизненного цикла проекта. Они являются отличным способом измерения прогресса проекта, поскольку часто привязаны к срокам, затратам и достижение вехи обычно означает, что статус проекта готов к продвижению.  Итерации могут быть вехами или этапами проекта, когда вы производите результат, который не является конечным продуктом, но, возможно, представляет собой работоспособную облегченную версию конечного продукта. Эффективное управление проектом гарантирует, что этапы и итерации четко прописаны в масштабе проекта.

Уточните роли членов команды проекта: RACI

Нет более важного фактора для обеспечения успеха управления проектом, чем члены команды управления проектом. Несмотря на то, что все члены команды будут разбираться в одних и тех же вещах, у каждого из них будут свои специфические навыки.  Одни могут обладать жесткими навыками, например, быть профессионалами в области кодирования, а другие — мягкими навыками, например, быть отличными коммуникаторами. Чтобы оптимизировать проект, каждый член команды должен точно знать свои роли, задачи и обязанности.  Можно даже использовать матрицу RACI, или матрицу распределения ответственности, где для каждой задачи каждый будет знать, кто за что отвечает, отчитывается, консультируется и информируется.

Высказывайте идеи от всех участников во время стартового мероприятия

Работа в команде всегда должна начинаться с открытых мозговых штурмов, где нет ни правил, ни ограничений. Каждый член команды, от программистов до маркетологов, должен чувствовать себя свободно, предлагая свои идеи, даже если это нестандартная идея для их областей знаний и конкретных навыков управления проектами.  Когда вы объедините ноу-хау и креативность смешанной проектной команды, вы получите более разнообразное понимание того, как планировать дорожную карту вашего проекта.

Выберите методологию управления проектом

Существуют рамки управления проектами, например, подход agile, а затем для каждой рамки существуют более конкретные методологии управления проектами. Например, Kanban и Scrum — это методы управления проектами, которые вписываются в рамки agile, в то время как метод водопада или метод критического пути не вписываются в подход agile. Менеджер проекта или PMP должен заранее решить, какую структуру и метод будет применять его команда в ходе проекта, и убедиться, что все члены команды знают, как работают эти методы, и готовы их использовать.

Заранее решите, какое программное обеспечение для управления проектами будут использовать все желающие

После выбора структуры и методологии следует приступить к выбору инструментов управления проектом. Это может быть программное обеспечение, помогающее в таких вопросах, как учет рабочего времени и другие инструменты управления временем. Это может касаться того, какие приложения для внутренних коммуникаций и обмена файлами документов вы будете использовать.  Программное обеспечение для управления проектами действительно полезно, в частности, благодаря виртуальным информационным панелям, которые могут предложить интерактивные доски Канбан для управления задачами, диаграммы Ганта по срокам проекта, а также актуальные отчеты, основанные на информации о проекте и других данных в режиме реального времени.

Используйте шаблоны управления проектами

Большинство лучших программ для управления проектами предлагают шаблоны управления проектами. Это, безусловно, хороший совет по управлению работой — ознакомиться с шаблонами, выбрать один или несколько и потратить некоторое время на их настройку, если это необходимо, с помощью пользовательских полей и показателей.  Шаблоны проектов можно использовать для отслеживания бюджета и расходов, управления ресурсами, чтобы понять загруженность команды, или даже шаблоны для управления спринтами, если вы используете Scrum или Scrumban.

Установите приоритеты задач проекта и определите зависимости между задачами

Каждый проект разбивается на ряд задач. Иногда все должно происходить очень последовательно и линейно, как при использовании метода водопада. В других случаях над многими задачами можно работать одновременно без особой необходимости координировать действия членов команды с разными обязанностями.  В любом случае, главное правило управления проектами — это понимание взаимосвязи между задачами. Зависимости подскажут вам, какие задачи должны быть начаты или завершены до того, как будут завершены или начаты другие, а приоритеты помогут вам упорядочить задачи и организовать любые закупки, которые должны быть выполнены и в каком порядке.  

Иметь план управления рисками и управления изменениями

Есть старая шутка: «Как рассмешить богов? Составить план. Управление проектами и работами требует планирования, но не менее важными являются планы на случай непредвиденных обстоятельств и планы «Б». В каждом плане проекта необходимо знать о потенциальных рисках и продумать, какие варианты смягчения последствий возможны в случае возникновения любого из этих потенциальных рисков. Наряду с управлением рисками не менее важным является наличие плана управления изменениями, особенно в рамках гибкого управления проектами.  Это позволяет руководителям проектов и командам быть готовыми к смене видов деятельности и приоритетов без потери времени. Управление изменениями помогает скорректировать такие вещи, как объем, сроки и бюджет, иначе известный как треугольник ограничений в управлении проектами.

Разбивайте большие проблемы на более мелкие

Этот совет PM можно применить на этапе до начала проекта, но также и тогда, когда команда уже работает над своими проектными задачами. Он связан с управлением рисками и другими неожиданными проблемами и препятствиями.  Идея заключается в том, что хорошее решение проблем в управлении проектами заключается в понимании проблемы, независимо от того, насколько она велика, сложна или пугающа, и выяснении того, как разделить ее на управляемые задачи. Как только это будет сделано, никакие препятствия или проблемы не будут казаться слишком большими, чтобы сорвать весь проект.

Доверяйте команде и делегируйте ей новые задачи

На протяжении всего жизненного цикла проекта и каждый рабочий день руководитель проекта должен доверять своей команде, быть с ней абсолютно прозрачным и подотчетным. Это означает, что когда сверху приходят приказы, не просто передавайте их, а объясняйте, почему они необходимы.  Кроме того, будьте готовы выслушать их точку зрения на то, почему все может быть лучше или хуже, если сделать по-другому. Но самое главное, когда возникают неожиданные проблемы и нужно решать новые задачи, не думайте, что раз вы руководитель, то должны делать все сами.  Будьте готовы на лету делегировать новые задачи своей команде и верьте, что они справятся с ними.

Вести проектные записи и документацию по всем вопросам

К счастью, сегодня у нас есть инструменты управления проектами, которые предлагают такие функции, как архивирование проектов, обмен документами, история сообщений и многое другое. Суть в том, что все есть данные, и все данные должны быть записаны, организованы и легко доступны.  Это полезно при работе с заинтересованными сторонами, которые могут не очень хорошо помнить свои собственные потребности или требования. Отличная документация и версионирование также полезны для аналитики, отчетности и планирования следующих проектов.

Постоянно управлять ожиданиями заинтересованных сторон проекта на протяжении всего жизненного цикла

Когда мы думаем о заинтересованных сторонах, мы можем сначала подумать о клиенте, но под заинтересованными сторонами подразумеваются все участники процесса, включая команду, руководство компании и даже конечных пользователей. В некоторых методах, таких как водопад, существуют четкие этапы общения с заинтересованными сторонами, но в agile-подходах они менее строгие.  В любом случае, заинтересованные стороны никогда не должны оставаться в стороне надолго, особенно клиентские заинтересованные стороны. Управление ожиданиями означает, что нужно как можно скорее сообщить им, если возникнут задержки в подготовке результатов или если придется превысить бюджет. Вы же не хотите застать заинтересованные стороны врасплох, когда уже слишком поздно.

Превратите ошибки в возможности для обучения

Несчастные случаи случаются. Однако великая проектная команда не использует несчастные случаи и ошибки как повод для выговора, наказания, позора или изгнания нарушителя из проекта.  Каждый промах, просчет или недосмотр может стать продуктивным инструментом обучения для того, кто совершил ошибку, для всех членов проектной команды и даже для самих руководителей проекта. Возможно, у вас нет времени превращать каждую ошибку в семинар, но, может быть, между проектами вы сможете это сделать.

Регулярное общение через встречи и индивидуальные встречи

В каждой статье с советами для менеджеров вам скажут, что постоянная коммуникация — это король, и это, конечно, не отличается от этого для менеджеров проектов. Если вы используете что-то вроде Scrum, у вас будут ежедневные совещания, что очень хорошо, хотя любая проектная команда может проводить ежедневные совещания.  Менеджеры также должны регулярно проводить личные беседы с членами своей команды. Здесь вы можете не ограничиваться обсуждением текущих задач и проекта, но и выслушать их о проблемах и болевых точках, а также выяснить, можно ли применить их навыки в других областях проекта.

Избегайте перфекционизма и изменения масштабов деятельности

Ползучесть объема — это явление, когда в течение жизненного цикла проекта клиент, другие заинтересованные стороны или даже команда постоянно добавляют что-то в бэклог продукта, или находят новые способы улучшить конечный результат, или просто постоянно расширяют рамки проекта, независимо от графика или бюджета.  Это особенно характерно для agile-подходов. Вы хотите идеально выполнить требования и пожелания клиента, но вам не нужно каждый раз делать абсолютно идеальную вещь, потому что такой вещи не существует, и это только позволит объему проекта выйти из-под контроля.

Тестирование результатов проекта

Тестирование и проверка — важные этапы практически любого метода управления проектом. Это тот вид советов и рекомендаций по управлению проектами, который должен быть очевидным, хотя удивительно, как часто руководители проектов и команды пропускают эту часть или торопятся ее пройти, потому что слишком хотят закончить проект.  После завершения работы над итерацией, инкрементом или конечным результатом начинается работа по тестированию, и нужно быть скромным в оценке результатов. Рекомендуется также регулярно проводить тестирование на протяжении всего проекта, а не только тогда, когда вы уже близки к его завершению.

Оценить проект и применить уроки для будущих проектов

Эти два последних совета по управлению проектом относятся к моменту официального завершения проекта. Проведите ретроспективное совещание по проекту. Привлеките к участию всех возможных заинтересованных сторон. Выясните, что получилось хорошо, что не получилось, что люди могли бы сделать по-другому, кто преуспел в своей роли, а кто может лучше подойти для новой роли. Вся эта информация будет невероятно важна, когда придет время планировать следующий проект.

Отмечайте вехи и успехи проекта и награждайте команду проекта

Это один из приемов управления проектами, который почти всегда приветствуется всеми. Когда проект завершается, устройте вечеринку по случаю завершения проекта. Повеселитесь. Дайте своей команде понять, как вы цените их вклад и тяжелую работу. Поощрение команды — отличная идея, и это не обязательно должно быть денежное вознаграждение. Будьте очень свободны в похвале своей команды и будьте конкретны в этом. Например, не говорите просто: «Отличная работа, Алиса». Скажите: «Алиса, твои предложения о том, как выйти из этой ситуации, были невероятно полезны. Спасибо!» Убедитесь, что каждый член команды получил признание.

Наше заключение по этим советам и рекомендациям по управлению проектами

На этом список лучших советов и рекомендаций по управлению проектами заканчивается. Мы надеемся, что вы будете помнить об этих 20 приемах при подготовке, планировании, выполнении и реализации ваших проектов. Чтобы извлечь максимальную пользу из этих советов и рекомендаций, подумайте о приобретении CRM с функциями управления проектами или специального инструмента управления проектами. По сути, все идеи из этого списка, от использования шаблонов проектов до зависимости задач, лучше всего реализуются с помощью цифровых инструментов, которые делают работу и информацию доступными отовсюду.