7 лучших инструментов управления изменениями 2023 года

Изменения даются тяжело. Люди — существа привычные, а компании сталкиваются с сопротивлением, когда пытаются внедрить новые или отменить существующие практики. Но перемены также необходимы людям и компаниям, чтобы расти и оставаться актуальными. Хотя программное обеспечение для обучения сотрудников помогает в некоторых аспектах управления изменениями, оно не является серебряной пулей. Тем не менее, различные инструменты в этой отрасли могут облегчить процесс изменений. Инструменты цифрового внедрения облегчают адаптацию сотрудников к новым цифровым инструментам и процессам, обучая их использовать новейшее программное обеспечение наиболее эффективным образом. Существуют также инструменты управления изменениями. Эти программные решения помогают предприятиям управлять, отслеживать и осуществлять всевозможные изменения, будь то простое изменение процесса или масштабная организационная трансформация. В этой статье я рассмотрю лучшие инструменты управления изменениями, ранжированные по их возможностям, простоте использования, цене и т.д. Это поможет вам выбрать подходящий инструмент. Это поможет вам выбрать инструмент, соответствующий потребностям вашего бизнеса.

Каковы лучшие инструменты управления изменениями?

Wrike. Лучший общий инструмент управления изменениями

Wrike — лучший инструмент управления изменениями в целом, поскольку он обладает полным набором функций для управления изменениями всех типов. Он включает инструменты для отслеживания прогресса, назначения задач и измерения результатов. Наличие единого источника правды с этой платформой позволяет компаниям более эффективно управлять изменениями и избегать дублирования усилий. Обеспечьте своей команде обзор на 360°, чтобы видеть, что изменилось, кто над чем работает, и в конечном итоге оценить, как изменения влияют на бизнес. Позволяя осуществлять настоящее межведомственное сотрудничество, Wrike является идеальным инструментом для управления изменениями любого масштаба. Wrike также предлагает мощную автоматизацию, помогающую предприятиям экономить время и повышать эффективность.

Ключевые особенности:

• По-настоящему сотрудничайте со своей командой, чтобы вместе работать над изменениями, независимо от того, в какой точке мира они находятся.
• Ускорьте процесс утверждения, автоматизируя задачи и отправляя напоминания, чтобы все были в курсе.
• Используйте данные с умом, отслеживая прогресс и измеряя результаты, чтобы убедиться, что изменения принесли желаемый эффект.
• Избавьте свою команду от выгорания, обеспечив правильное управление и выполнение изменений, чтобы каждый мог сосредоточиться на своей работе.
• Возьмите под контроль информационную безопасность, зная, кто имеет доступ к чему и когда.

Пользовательский опыт:

Возможность легко создавать задачи, общаться с нужными членами команды и видеть общую картину с помощью визуального интерфейса Wrike отличает его от других инструментов управления изменениями. Это облегчает управление изменениями, поскольку вы сразу видите, что нужно сделать и кто над чем работает.

Ценообразование. Вот какие тарифные планы предлагает Wrike:

• Бесплатно: $0
• Профессионал: $9.80
• Бизнес: $24.80

Эти тарифы рассчитаны на одного пользователя в месяц. Существуют также тарифные планы Enterprise и Pinnacle. Для получения дополнительной информации о них вам необходимо связаться с отделом продаж.

Что мне нравится/не нравится в Wrike

Нравится:

• Простота использования и эффективность коммуникации позволяют оптимизировать процесс управления изменениями.
• Наличие интегрированной маркетинговой команды, способной видеть все аспекты проекта, предотвращает дублирование усилий и повышает прозрачность.

Не нравится:

• Центральное место для хранения записей о несвязанных проектах облегчило бы их поиск в случае необходимости.

Обновления продукта:

• Создание подзадач теперь упрощает отслеживание и управление мелкими изменениями в рамках более крупного проекта.
• Более продвинутые функции поиска позволяют отфильтровать только нужную вам информацию, что дает возможность быстро вносить изменения.

Freshservice. Лучший по простоте использования

Freshservice может модернизировать работу вашего предприятия с изменениями благодаря интуитивно понятному интерфейсу и мобильному приложению. Это позволяет предприятиям легко управлять изменениями на ходу, что очень важно в современном быстро меняющемся мире. С помощью Freshservice компании могут применять проактивный подход к управлению изменениями, автоматизируя задачи и устанавливая правила, чтобы держать всех в курсе. Предоставляя единое решение для управления услугами, Freshservice является идеальным инструментом для предприятий, которым необходимо оптимизировать процесс управления изменениями. Благодаря единой платформе, способной интегрировать различные услуги вашего предприятия, Freshservice поможет вам сэкономить время и деньги. Управление изменениями больше не должно быть утомительным и ручным процессом. Кроме того, компания предлагает круглосуточную поддержку клиентов, чтобы помочь вам в решении любых вопросов.

Ключевые особенности:

• Быстрое время создания стоимости означает, что вы сможете быстро приступить к работе с Freshservice, чтобы сразу же начать более эффективно управлять изменениями.
• Минимизация времени простоя поможет вам избежать сбоев в работе вашего бизнеса, контролируя изменения.
• Повышение эффективности работы агентов гарантирует, что ваша команда сможет работать более эффективно и эффективнее управлять изменениями.
• Продуктивность сотрудников помогает вам получить максимальную отдачу от своей команды, обеспечивая им возможность сосредоточиться на своей работе, а не на управлении изменениями.
• Управление услугами предприятия обеспечивает единую платформу для всех услуг вашего бизнеса, что позволяет более эффективно управлять ими.

Пользовательский опыт:

Широкий обзор заявок на поддержку на различных этапах процесса изменений поможет вам выявить потенциально проблемные области до того, как они приведут к сбоям. Вы также можете быстро просмотреть важную информацию, такую как тенденции производительности и таблицы показателей, что поможет вам принимать обоснованные решения. Все это позволяет улучшить процесс управления изменениями.

Ценообразование. Freshservice предлагает следующие цены:

• Стартовый: $19 /агент/месяц, счет выставляется ежегодно
• Рост: $49 /агент/месяц, счет выставляется ежегодно
• Pro: $89 /агент/месяц, счет выставляется ежегодно
• Предприятие: $109 /агент/месяц, счет выставляется ежегодно

Что мне нравится/не нравится в Freshservice

Нравится:

• Платформа предлагает удобные инструменты с превосходным интерфейсом как для бизнес-пользователей, так и для ИТ-специалистов.
• Высококачественная служба поддержки гарантирует, что вы получите необходимую помощь в случае необходимости.

Не нравится:

• Их мобильное приложение довольно сложно в использовании, что может сделать управление изменениями на ходу более сложным, чем это необходимо.

Обновления продукта:

• База знаний 2.0 позволяет улучшить форматирование, использовать полноэкранный режим и табличные представления.
• Управление оповещениями позволит вам избежать потенциальных проблем, настроив уведомления на определенные события.

Viima. Лучший за краудсорсинг изменений

Viima отлично подходит для организаций, которые ценят инновации как часть процесса управления изменениями. С помощью Viima компании могут использовать краудсорсинг идей от сотрудников, клиентов и партнеров. Это гарантирует, что ваш бизнес всегда будет находиться на переднем крае инноваций и будет готов к любым изменениям, которые могут произойти на вашем пути. После сбора идей от всех значимых людей вы можете определить приоритетность идей, которые окажут наиболее значительное влияние на ваш бизнес, чтобы вы могли быстро и эффективно их реализовать.

Ключевые особенности:

• Доски делают его гибким и обеспечивают возможность создания индивидуальных досок в соответствии с вашими конкретными потребностями и более эффективного управления вашими идеями.
• Моделируйте свои процессы, чтобы создать процесс управления изменениями с учетом потребностей вашего бизнеса.
• Привлеките нужных людей, чтобы убедиться, что вы получите информацию от тех, кто имеет значение, что позволит вам иметь критически важную информацию для принятия наилучших решений для вашего бизнеса.
• Гибкая система оценки позволяет оценивать идеи на основе множества критериев.
• Автоматизированная оценка идей гарантирует, что вы сможете быстро выявить и эффективно реализовать наиболее перспективные идеи.
• Мощные инструменты визуализации позволяют увидеть все генерируемые идеи в одном месте, чтобы быстро определить те, которые окажут существенное влияние на ваш бизнес.

Пользовательский опыт:

Сбор данных — важнейшая функция любого процесса управления изменениями, и Viima позволяет легко это сделать. Узнайте, какие идеи получили наибольшую поддержку, и быстро получите обзор всех идей, которые были сгенерированы.

Ценообразование. Viima предлагает следующие тарифные планы:

• Базовый: $0
• Премиум: $6 /пользователь/месяц
• Безлимитный: $1999 /месяц

Что мне нравится/не нравится в Viima

Нравится:

• Вы можете в целом поддерживать прозрачные и доступные концепции для вашей организации.
• Собирать предложения от сотрудников стало проще, чем когда-либо прежде.

Не нравится:

• В «Оценке воздействия» можно улучшить клиентский опыт, если иметь более совершенные инструменты анализа.

Обновления продукта:

• Архивирование и хранение теперь являются частью пакета, поэтому вы можете хранить свои идеи организованными и доступными до тех пор, пока они вам нужны.

WalkMe. Лучше всего подходит для выявления точек прилипания

WalkMe помогает компаниям обеспечить не только быстрое и эффективное внедрение изменений, но и их принятие нужными сотрудниками. Важнейшей функцией WalkMe является выявление точек преткновения на пути сотрудников, а затем предоставление им рекомендаций, чтобы они могли преодолеть эти трудности. Это позволяет компаниям ускорить темпы внедрения изменений и реализовать их преимущества. Благодаря прямой видимости использования программного обеспечения и того, что делают ключевые сотрудники в своей повседневной деятельности, WalkMe может предоставить сотрудникам необходимую помощь именно тогда, когда она им нужна. Эта платформа позволяет настраивать рабочие процессы на основе нужных пользователей и их конкретных данных. Как владелец бизнеса, вы можете быть уверены, что предоставляете сотрудникам наиболее актуальные и полезные рекомендации.

Ключевые особенности:

• Применяйте подход к внедрению программного обеспечения, ориентированный на пользователя, чтобы все было направлено на пользователей и их потребности.
• Обеспечение бизнес-результатов в различных отраслях промышленности гарантирует, что вы всегда будете получать максимальную отдачу от своего программного обеспечения.
• Вовлеченное сообщество профессионалов DAP означает, что вы можете получить помощь и совет от людей, которые знают, что делают.
• Процветающая экосистема партнеров и экспертов означает, что вы всегда сможете найти того, кто поможет вам в решении ваших программных задач.

Пользовательский опыт:

Графический интерфейс пользователя позволяет настраивать приложения, воронки, пользователей и многое другое в понятной и удобной форме. Сравнение точек данных как в совокупности, так и по отдельности очень важно для понимания того, как ваша компания использует операционное программное обеспечение.

Ценообразование. WalkMe предлагает два пакета, основанных либо на опыте сотрудников, либо на опыте клиентов. Для этих планов вам нужно будет получить коммерческое предложение.

Что мне нравится/не нравится в WalkMe

Нравится:

• Проактивная поддержка пользователей предоставляет сотрудникам необходимую помощь в нужное время.
• Рабочие процессы могут быть созданы в простом и понятном графическом интерфейсе пользователя.

Не нравится:

• Расширение возможностей конструктора WalkMe привело бы к появлению различных других способов создания ценности в организации.

Обновления продукта. UI Intelligence теперь позволяет получать действенные сведения о взаимодействии с программным обеспечением.

Gensuite. Лучшее для обеспечения безопасности и соответствия нормативным требованиям

Gensuite предлагает необходимые функции безопасности при создании программ управления изменениями. Он обеспечивает комплексное решение для критически важных инициатив в области безопасности и соблюдения нормативных требований. Благодаря возможности управления рисками и опасностями, Gensuite является отличным инструментом для создания безопасного и отвечающего нормативным требованиям рабочего места. Gensuite также очень дружелюбна к пользователю, поэтому программное обеспечение легко использовать. Если вы хотите предвидеть будущие угрозы до того, как они возникнут, и предпринять упреждающие шаги для их смягчения, то Gensuite — это инструмент для вас. Благодаря облачному решению вы всегда будете на шаг впереди в вопросах безопасности и соответствия нормативным требованиям.

Ключевые особенности:

• Приложения для Android и Apple позволяют вам всегда оставаться на вершине своих инициатив по обеспечению безопасности и соблюдению нормативных требований, находясь в пути.
• Развертывание правильных решений занимает всего 4-6 недель, позволяя вам в считанные недели войти в курс дела.
• Лицензии на неограниченное количество пользователей означают, что программное обеспечение может использовать столько людей, сколько вам необходимо, не беспокоясь о дополнительных расходах.
• Конфигурируемое и настраиваемое решение позволяет адаптировать программное обеспечение к вашим конкретным потребностям, чтобы оно всегда работало так, как вы хотите.
• Встроенный инструмент бизнес-аналитики Tableau позволяет вам всегда отслеживать свой прогресс и видеть, как идут дела.
• Выделенная поддержка клиентов — 24×7, 365 дней — чтобы вы всегда могли получить помощь в случае необходимости.

Пользовательский опыт:

Отчет о состоянии объекта — это удобная функция, которая позволяет сразу увидеть статус соответствия вашего рабочего места. Отслеживание прогресса и производительности с течением времени также ценно для понимания прогресса вашей компании.

Ценообразование. Чтобы получить информацию о ценах, вам придется пройти бесплатную пробную версию инструмента управления изменениями или запросить демо-версию.

Что мне нравится/не нравится в Gensuite

Нравится:

• Способность Gensuite объединять данные из различных источников означает, что вы всегда сможете получить точную картину состояния соответствия вашей компании нормативным требованиям.

Не нравится:

• Поддержка продукта не всегда так отзывчива, как могла бы быть.

Обновления продукта. Календарь соответствия теперь имеет модуль плана действий, который позволяет отслеживать и управлять инициативами по обеспечению соответствия по мере их реализации.

Engage Your Team. Лучше всего подходит для осознания перемен

Программа Engage Your Team поможет вам убедиться, что все члены вашей команды придерживаются единой позиции в отношении управления изменениями. С помощью этого программного обеспечения можно легко добиться согласия всех с вашими планами и убедиться, что все осведомлены об изменениях. Если вы хотите увидеть, какие профили руководства используются чаще всего, или убедиться, что все проходят одинаковое обучение, Engage Your Team поможет вам в этом. Текущие и будущие цели сортируются по различным отраслям, что позволяет отслеживать прогресс по мере его достижения. Автоматизированный отчет о стратегии позволяет предприятиям отслеживать KPI, пересматривать цели и вносить изменения «на лету».

Ключевые особенности:

• Различная доступность оценок означает, что каждый может найти оценку, соответствующую его потребностям.
• Онлайновые стратегические отчеты позволяют предприятиям отслеживать KPI, пересматривать цели и вносить изменения на ходу.
• Внедрение/ ROI гарантирует, что вы всегда получите максимальную отдачу от своих инвестиций.
• Решение, ориентированное на рост, означает, что вы можете адаптировать программное обеспечение к своим конкретным потребностям.
• Их матрица продуктов позволяет увидеть, какие продукты пользуются наибольшей популярностью, а какие — наименьшей.

Ценообразование. Engage Your Team предлагает эти планы:

• Бизнес: $35/участник
• Предприятие: $20/участник
• HR/Размещение: Свяжитесь с их командой для получения информации о ценах.

Whatfix. Лучший для масштабирования изменений

Whatfix специализируется на масштабировании, оптимизации и развертывании цифровых преобразований. Это программное обеспечение поддерживает организации, внедряющие новые технологии и меняющие методы работы. Программное обеспечение Whatfix также предоставляет рекомендации и поддержку сотрудникам, использующим новые приложения, чтобы каждый мог быть продуктивным с самого начала. Повышение вовлеченности в работу с программным обеспечением благодаря индивидуальным подталкиваниям, которые появляются в нужное время и в нужном месте. Ценя беспроблемное внедрение, Whatfix также предлагает интеллектуальную систему управления контентом, которая позволяет легко поддерживать актуальность вашего цифрового контента по внедрению. Вы также можете использовать эту платформу, чтобы улучшить понимание клиентами вашего продукта и помочь им получить максимальную отдачу от вашего программного обеспечения.

Ключевые особенности:

• Ускорьте процесс адаптации сотрудников, чтобы сделать его более быстрым и обеспечить более глубокое понимание ситуации
• Повышение производительности труда сотрудников за счет предоставления правильной информации в нужное время
• Снизить накладные расходы, связанные с обучением и поддержкой, которые возникают при внедрении нового программного обеспечения
• Повышение вовлеченности и лояльности за счет того, что сотрудники могут использовать ваше программное обеспечение в полной мере
• Повышение уровня адаптации пользователей за счет предоставления платформы, позволяющей сотрудникам получать необходимую помощь — тогда, когда она им нужна

Ценообразование. Для получения информации о ценах вы можете обратиться к их специалистам.

Что такое инструменты управления изменениями?

Программное обеспечение для управления изменениями — это инструменты, которые помогают предприятиям планировать, внедрять и отслеживать изменения. Эти типы программного обеспечения разработаны для того, чтобы помочь предприятиям управлять как небольшими, так и крупномасштабными изменениями для обеспечения плавного и эффективного проведения всех изменений. Инструменты управления изменениями могут помочь компании в решении различных задач, включая создание планов управления изменениями, распределение задач между членами команды, отслеживание прогресса и многое другое. На рынке представлены различные инструменты управления изменениями, поэтому выбор подходящего для вашего бизнеса очень важен. Библиотека инфраструктуры информационных технологий (ITIL) предоставляет конкретные практики, связанные с инструментами управления ИТ-услугами (ITSM). Сюда входит использование инструментов для управления изменениями.

Управление изменениями и инструменты управления проектами

Хотя системы управления изменениями и управления проектами помогают предприятиям планировать и отслеживать изменения, между ними есть некоторые критические различия. Программное обеспечение для управления изменениями разработано специально для управления изменениями, в то время как программное обеспечение для управления проектами обеспечивает более общее решение для повседневной деятельности предприятия. Программное обеспечение для управления проектами, как правило, более комплексное, чем программное обеспечение для управления изменениями, с функциями, которые могут помочь предприятиям управлять задачами, ресурсами, сроками и многим другим. Программное обеспечение для управления изменениями, как правило, больше ориентировано на внесение изменений и может помочь предприятиям более эффективно планировать, отслеживать и внедрять такие изменения.

Основные характеристики систем управления изменениями

Возможность планировать и отслеживать изменения необходима для любого бизнеса. Тем не менее, несколько других ключевых особенностей могут сделать конкретную систему управления изменениями еще более ценной по сравнению с другими отраслевыми инструментами. Вот некоторые ключевые характеристики, на которые следует обратить внимание при выборе системы управления изменениями.

Управление выпуском. Правильный инструмент управления изменениями будет иметь функции управления релизами, которые помогут предприятиям планировать, тестировать и внедрять изменения. Наличие процессов управления релизами, интегрированных в систему управления изменениями, поможет обеспечить плавное и эффективное внесение изменений. Внедряются ли новые системы или вносятся изменения в существующие, процессы управления релизами помогут обеспечить безопасное и бесперебойное проведение изменений.

Организационные изменения. Одним из ключевых процессов, которые необходимо учитывать при управлении ИТ-услугами, являются организационные изменения. Взаимодействие с заинтересованными сторонами и их адаптация в течение всего периода изменений имеют решающее значение для успешного результата. Правильный инструмент должен предоставлять шаблоны и лучшие практики для организационных изменений, чтобы вы могли избежать распространенных подводных камней и сбоев. Управление организационными изменениями — это большая тема, и функции, предлагаемые выбранным инструментом, должны соответствовать вашим потребностям.

Управление активами. Успешные изменения часто требуют обновления или модификации активов. Надежная система управления изменениями будет иметь функции управления активами, которые помогут предприятиям отслеживать и управлять активами на протяжении всего процесса изменений. Функции управления активами помогут предприятиям отслеживать, какие активы необходимо обновить, когда они должны быть обновлены и кто несет ответственность за их исправление.

Управление изменениями Remedy. Анализ воздействия, позволяющий предсказать риски и последствия изменений, необходим для любого предприятия. Понимание того, как изменения повлияют на другие сферы бизнеса, может помочь компании принять более обоснованные решения о том, какие изменения и как проводить. Кроме того, необходимо предусмотреть средства защиты, если что-то пойдет не так. Именно здесь на помощь приходит управление изменениями.

Управление задачами. Бизнес-процессы, связанные с задачами, которые включают утверждения и подписи, всегда будут необходимы при внесении изменений. Наличие интерактивных шаблонов и информационных панелей в реальном времени может гарантировать, что нужные люди всегда будут в курсе происходящего, а задачи будут выполнены в срок. Конечный пользователь должен понимать существующие процессы управления задачами, и в этом могут помочь такие элементы, как диаграммы Ганта и доски Канбан.

Документированные процессы контроля изменений. Одним из важнейших процессов изменений в любом бизнесе является документирование процессов управления изменениями. Это отличный способ заручиться поддержкой всех, кого затрагивают изменения, и убедиться, что все заинтересованные стороны находятся на одной волне. Документирование всего процесса — от выпуска запроса на изменение до внедрения изменений — поможет убедиться в том, что процесс выполняется правильно и ни один шаг не пропущен.

Уведомления о принятии решений. Модель изменений, которая работает так, как нужно, подразумевает гибкость и проактивность в принятии решений. При каждом ИТ-изменении соответствующим заинтересованным сторонам должно быть разослано уведомление, чтобы они могли знать о происходящем и при необходимости внести свой вклад. Хотя это зависит от типа вносимых изменений, наличие уведомлений может помочь обеспечить единство взглядов и плавное завершение изменений.

Прохождения. Умение провести пользователей через вносимые изменения очень важно для того, чтобы помочь им понять, что происходит и почему. Перед началом внедрения часто бывает полезно провести несколько ознакомительных мероприятий с пользователями, чтобы понять, как работает новая система. Это позволяет выявить и устранить узкие места до того, как они станут причиной серьезных проблем. Кроме того, правильные программы обучения могут гарантировать, что пользователи будут в курсе изменений, которые были внесены, и того, как эффективно использовать новую систему.

Функции самообслуживания. Жизненный цикл изменений может быть долгим и сложным, поэтому наличие функций самообслуживания поможет сделать этот процесс намного более гладким. С помощью этой функции правильные метрики и контрольные списки могут обеспечить правильность внесения изменений. Это также отличная возможность для различных команд (включая DevOps) проверить, что процессы идут гладко. Различные методологии обеспечивают правильность внесения изменений, и наличие решений самообслуживания может помочь в этом.

Методология ADKAR

ADKAR — это аббревиатура, означающая «Осознание, Желание, Знание, Способность и Подкрепление». Идея ADKAR заключается в том, что каждый человек должен пройти через эти пять этапов, чтобы успешно адаптироваться к изменениям. Вот краткий обзор этих различных этапов:

1. Осведомленность: Первым шагом является создание осведомленности о необходимости перемен. Люди должны осознать, что происходит и какие проблемы это может вызвать.
2. Желание: Вторым шагом является формирование желания измениться. Люди должны захотеть измениться сами, а не только потому, что этого хочет кто-то другой.
3. Знания: Третий шаг — это предоставление знаний о том, как измениться. Люди должны знать, что им нужно сделать и как это сделать.
4. Способности: Четвертый шаг — это создание способности к изменениям. Люди должны обладать навыками и ресурсами, необходимыми для осуществления изменений.
5. Подкрепление: Пятым и последним шагом является закрепление изменений. Люди должны получить поддержку и мотивацию, чтобы сохранить изменения в течение долгого времени.

ADKAR — популярный фреймворк, потому что он прост и понятен. Его можно использовать в организациях любого типа, больших и малых.

Подведение итогов

Успешное управление изменениями необходимо для любого бизнеса, который хочет оставаться впереди конкурентов. Эффективное управление изменениями в бизнесе начинается с обеспечения вовлеченности и заинтересованности сотрудников и (возможно) заканчивается, когда все работает правильно в новом режиме работы. При этом изменения — это всегда непрерывный процесс. Для того чтобы инициативы по управлению изменениями были успешными, необходимо иметь правильные инструменты и процессы.  Лучшие инструменты управления запасами помогут вашему бизнесу отслеживать запасы, будь то физические или цифровые продукты. В сочетании с управлением изменениями управление запасами может помочь рационализировать бизнес-операции и обеспечить бесперебойную работу даже в периоды перемен. Более того, вот статья, в которой обсуждается лучшее программное обеспечение для управления ресурсами, которое следует использовать для отслеживания запасов. Поскольку ресурсы являются жизненно важной частью любого бизнеса, очень важно иметь систему, которая обеспечит их эффективное использование.