9 альтернатив Google Sheets для управления проектами и временем

Вы считаете себя знатоком электронных таблиц? (Ака — вы используете Google Sheets так, будто от этого зависит ваша жизнь) Я имею в виду, что вам приходилось возиться с формулами, поворотными таблицами и условным форматированием больше раз, чем вы хотели бы признаться. Вы создавали совместные электронные таблицы на лету и даже использовали их в ходе проекта. Мы все, вероятно, сталкивались с этим — если вы похожи на почти половину мировых компаний (по крайней мере), которые используют Google Sheets для управления проектами. Google Sheets — удобный инструмент для управления задачами и сроками проекта, но если вы используете его в качестве единственного решения для управления проектами, вы неоправданно рискуете успехом своего проекта. Если вы поклонник электронных таблиц, то выделите несколько часов на чтение этой статьи, потому что я собираюсь рассмотреть некоторые из лучших альтернатив Google Sheets. Если вы любите использовать электронные таблицы в качестве организационного инструмента, но чувствуете себя ограниченным в возможностях Google Sheets, то пришло время попробовать альтернативу.

Что такое Google Sheets?

Google Sheets — это ориентированное на документы веб-приложение от Google. Оно позволяет пользователям добавлять, манипулировать и делиться своим содержимым в режиме онлайн и легко интегрируется с другими популярными веб-приложениями. Первое очевидное преимущество использования Google Таблиц заключается в том, что они бесплатны. А поскольку он работает в облаке, вы можете легко получить доступ к нему с настольного компьютера, ноутбука или мобильного устройства, не беспокоясь об установке или обновлении программного обеспечения. Кроме того, им легко поделиться с другими, просто отправив им ссылку на файл. Sheets позволяет создавать электронные таблицы для всего, о чем только можно мечтать — от составления бюджета ежемесячных расходов до отслеживания праздничных распродаж. Вы можете использовать его на компьютере или в дороге с помощью мобильного приложения Sheets, доступного для устройств iOS и Android, так что вы можете работать над своими таблицами или просматривать их, где бы вы ни находились.

Почему вы должны рассмотреть альтернативу Google Sheets?

Google Sheets — это бесплатная веб-программа для работы с электронными таблицами, предлагаемая компанией Google в составе офисного пакета Drive. Поскольку она работает в облаке, доступ к ней возможен в любом месте — при наличии подключения к Интернету и веб-браузера или приложения. Он отлично подходит для создания легких электронных таблиц и обмена ими с коллегами. Однако по мере роста вашей команды вы, вероятно, начнете сталкиваться с многочисленными ограничениями Google Sheets. Для начала давайте рассмотрим, почему Google Sheets не подходит в качестве инструмента управления проектами.

• Трудно отслеживать все свои задачи в одном месте. Это можно сделать с помощью функции комментариев в Google Sheets, то есть просто скопировать и вставить список задач в каждую ячейку. Следовательно, это делает невозможным обзор всех задач, которыми вы занимаетесь.
• Если член команды, которому вы делегировали задачи, не успевает выполнить их в срок, через ваш рабочий процесс не будет отправлено оповещение, уведомляющее остальных членов команды о том, что что-то пошло не так.
• Нет простого способа назначать задания или делиться обновлениями с коллегами. Вместо этого вам придется вручную настраивать уведомления для каждого человека, которому они нужны.
• Здесь нет шаблонов для обычных задач управления проектами, таких как создание этапов, графиков, бюджетов и т.д. Вам придется либо создавать их с нуля, либо использовать стороннее программное обеспечение, которое может не полностью интегрироваться с Google Sheets.
• Нет функции отчетности, что означает, что если что-то пойдет не так во время проекта.
• Не существует способа отслеживания межфункциональных зависимостей для всех ваших проектов, как это делается с помощью программного обеспечения для управления проектами.

Это может привести к пропуску сроков, незавершенной работе и другим проблемам, которые могут стать причиной серьезных неудач и напрасной траты времени и денег на тупиковую деятельность.

Листы Google могут быть отличным инструментом для отслеживания целей, планов и задач проекта. Но проектам нужно нечто большее, чем просто бесплатный инструмент.

9 мощных альтернатив Google Sheet, которые помогут вам управлять проектами

#1 ProofHub (лучшая альтернатива Google Sheets)

ProofHub — это надежное облачное программное обеспечение для управления работой, которое помогает компаниям и командам управлять своими проектами, работой и задачами в одном месте. Это простой в использовании инструмент, доступ к которому возможен из любой точки Интернета. Он был разработан, чтобы помочь вам лучше планировать, организовывать, сотрудничать и выполнять проекты в срок. ProofHub помогает командам планировать свои задачи простым, но эффективным способом. Он позволяет создавать расписание проекта, добавляя задачи и этапы. Вы можете установить дату выполнения каждой задачи, а также назначить ее членам команды. Вы также можете добавить описание к каждой задаче, чтобы члены вашей команды имели четкое представление о том, что нужно сделать. С помощью календарного представления ProofHub вы можете легко представить себе график проекта и отслеживать все сроки. ProofHub идеально подходит для команд любого размера — он достаточно настраиваемый для небольших команд и достаточно надежный для больших. Вы можете использовать ProofHub на рабочем столе или на ходу с помощью приложения для iOS, что делает его идеальным для работы удаленно или на месте!

Верхние характеристики

• Доски Канбан: Они позволяют визуализировать рабочие процессы и распределить задачи по различным этапам проекта, чтобы вы могли сразу видеть, где находятся люди и что они делают.
• Диаграммы Ганта: Эта функция позволяет легко планировать проекты и следить за сроками их выполнения. Вы можете добавить этапы и зависимости, чтобы убедиться, что все сроки учтены.
• Списки задач: Добавляйте неограниченное количество людей и назначайте им задания для работы над проектами.
• Временные листы: Точно отслеживайте, сколько времени ваша команда тратит на выполнение задач и видов деятельности. Добавляйте табели учета времени, устанавливайте оценки времени, отслеживайте время вручную, используйте таймеры и создавайте отчеты о времени в одном месте.
• Пользовательские роли: Еще одной ключевой особенностью ProofHub являются пользовательские роли, которые предоставляют возможность создавать неограниченное количество пользовательских ролей, чтобы вы могли назначать определенные права людям, участвующим в ваших проектах. Таким образом, нужный человек будет выполнять нужную задачу без путаницы и задержек.
• Обновления в режиме реального времени: ProofHub также предлагает обновления в режиме реального времени, чтобы вы могли знать, что происходит в ваших проектах по мере их выполнения. Благодаря этой функции вы можете быть в курсе всех событий и обеспечивать своевременную доставку.
• Обсуждения: Создавайте темы для обсуждения, обменивайтесь идеями, вносите предложения, отправляйте файлы и документы, а также отмечайте людей @mention, чтобы привлечь их внимание и зациклить их на обсуждении.
• Вехи: Не пропустите важные события благодаря автоматическим напоминаниям. Обозначайте контрольные точки и прогресс в работе с помощью вех.
• Интеграции: Используйте API ProofHub для беспрепятственной интеграции со сторонними приложениями и сделайте перенос данных быстрым, легким и непринужденным.

#2 Airtable (лучший для малого бизнеса)

Если вы ищете альтернативу Google Sheets, Airtable — отличный вариант. Airtable — это облачный инструмент для работы с электронными таблицами, который позволяет создавать базу данных, адаптированную к вашим потребностям. Я использовал Airtable для двух последних бизнесов, и он быстро стал одним из моих любимых инструментов для управления проектами (как собственными, так и с клиентами). Вы можете использовать Airtable для управления несколькими задачами, а также отслеживать свой прогресс, создавая «представления». Например, если вам нужно создать представление, показывающее общее количество задач, выполненных за определенный день, вы просто создаете новое представление, используя формулу «Всего». Вы также можете выполнять вычисления над данными, используя такие формулы, как SUM или AVG.  Если вы хотите сделать его еще более настраиваемым, в магазине приложений доступны различные приложения, которые интегрируются с Airtable. Помимо управления проектами, вы также можете использовать Airtable для учета рабочего времени и выставления счетов.

#3 Zoho Sheet (Zoho Office Suite)

Являясь частью пакета Zoho Office, Zoho Sheet представляет собой веб-таблицу, позволяющую создавать, совместно использовать и редактировать электронные таблицы в режиме онлайн. Она обладает всеми функциями, которые вы ожидаете от приложения для работы с электронными таблицами, включая удобные инструменты для совместной работы, поддержку нескольких вариантов форматирования и условного форматирования. С помощью Zoho Sheets вы можете легко управлять своим временем, отслеживать расходы и вести учет рабочего времени своих сотрудников в этом бесплатном табеле учета рабочего времени. Вы также можете генерировать счета, оплачивать счета и создавать отчеты о расходах всего несколькими щелчками мыши.

#4 Monday.com

Возможно, вы знакомы с функцией «шаблоны» в Google Sheets. Эта функция позволяет предварительно форматировать электронную таблицу и вставлять кнопки, выпадающие меню и т. д. в зависимости от ваших потребностей. Это не плохо, но по сравнению с понедельником, это явно не очень хорошо. Почему? Ну, в Monday вы можете использовать обширную библиотеку шаблонов и настраивать их в соответствии с вашими потребностями рабочего процесса. И это еще не все! В Monday есть масса других функций, включая учет рабочего времени, возможности автоматизации и даже неограниченное хранилище файлов, которое позволяет прикреплять файлы с внешних платформ, таких как Dropbox, непосредственно к любой задаче или доске на платформе.

#5 Smartsheet

Существует множество отличных инструментов, которые можно использовать в качестве альтернативы Google Sheets. Один из них — Smartsheet, который имеет более 5 миллионов пользователей и работает на рынке уже 15 лет, так что это не новичок. Самое лучшее в Smartsheet то, что это инструмент для совместной работы, а не просто приложение для управления проектами (хотя и это, безусловно, возможно). Приложение Smartsheet также поставляется с диаграммами Ганта и календарями, что упрощает управление проектами. Вы можете использовать готовые шаблоны или создавать собственные электронные таблицы с нуля. Это приложение даже позволяет превратить ваши листы Excel в интерактивные рабочие процессы, а затем назначать задания членам команды. Оно идеально подходит как для небольших организаций, так и для больших команд, которым приходится одновременно управлять различными проектами.

#6 ClickUp

ClickUp был разработан с учетом потребностей команд. Это облачный инструмент управления проектами, который предоставляет пользователям единую платформу для управления всеми рабочими процессами — от отслеживания задач и сроков выполнения для команды до управления личным расписанием. Многие инструменты обещают командное сотрудничество; ClickUp гарантирует его. Кроме того, ClickUp предлагает множество функций, которых нет даже в Google Sheets. Например, вы можете отслеживать все — от ошибок до целей и производительности сотрудников — в одном месте.

#7 Asana

Asana — отличная альтернатива Google Sheets для управления проектами. Asana — это еще одна онлайн-платформа для управления проектами с акцентом на управление задачами. Asana также позволяет назначать задачи членам команды и просматривать ход выполнения каждой задачи. С помощью Asana вы можете создавать новые проекты или выбирать из готовых, например, план запуска компании или базовую маркетинговую кампанию. Вы также можете узнать, что предстоит вашей команде, посмотрев на график, который дает вам обзор всех предстоящих проектов и их этапов. Asana позволяет создавать доски, так что если вы любите управление проектами в стиле Kanban, это может вам понравиться.

#8 Wrike

Wrike — это простое в использовании программное обеспечение для управления проектами, позволяющее командам планировать, управлять и сотрудничать над проектами от начала и до конца. С помощью Wrike вы можете легко создавать и назначать задачи, устанавливать сроки и быстро видеть, кто над чем работает. Вы даже можете настроить отображение контента, чтобы всем было проще найти нужную информацию. Wrike имеет несколько различных тарифных планов; каждый из них предлагает одни и те же основные функции, но отличается уровнем доступа и количеством пользователей.

#9 Trello

Trello — это бесплатный инструмент управления проектами, который помогает вам управлять проектами визуально. Trello предоставляет доску, на которой вы можете добавлять задачи, и список задач. Вы можете назвать эти задачи, добавить описание задачи, установить сроки выполнения задачи, а затем назначить ее членам вашей команды. Это фактически работает как липкие заметки на доске. Задачи более упорядочены, поскольку их можно переводить из одного состояния в другое в зависимости от хода выполнения. Самое лучшее в Trello — это встроенный таймер. Таймер позволяет отслеживать время, затраченное на выполнение каждой задачи. Эта функция позволит вам повысить продуктивность вашей команды благодаря улучшенному управлению временем.

В заключение

Понятно, что приведенные выше инструменты не являются исчерпывающим списком всех альтернатив Google Sheets, которые вам следует проверить. Однако они являются одними из наиболее широко используемых и, следовательно, лучше всего помогут вам в поиске альтернатив этой чрезвычайно полезной программе. Независимо от того, какую альтернативу Google sheets вы выберете, главное — использовать их для повышения производительности. Никогда не тратьте время на отслеживание задач и проектов. Легко запутаться в таком количестве дел. Просто упорядочьте свою работу с помощью этих альтернатив Google sheets, и ваши проблемы будут решены.

Часто задаваемые вопросы

Существует ли бесплатная версия Google Sheets? Да! Google Таблицы бесплатны в использовании, и вы можете получить доступ к ним в рамках своего бесплатного аккаунта Google. Если у вас еще нет аккаунта Google, вы можете создать его здесь.

Какая самая простая программа для работы с электронными таблицами? Google Sheets — это, безусловно, самая простая в использовании программа для работы с электронными таблицами, отчасти потому, что она бесплатна, отчасти потому, что к ней легко получить доступ и поделиться ею, а отчасти потому, что на ней можно делать практически все, что вам нужно или необходимо.

Какой доступ к общему доступу можно предоставить с помощью Google Sheets? Вы можете предоставить сотрудникам доступ к редактированию, просмотру или только к комментариям. Они могут поделиться им с другими людьми с помощью тех же опций.