Что такое методология «Шесть сигм»? Руководство по процессам и принципам

К делу: что такое методология «Шесть сигм»? Шесть сигм» — это методология проектов и работ, направленная на сокращение переменных в процессах и результатах. В отличие от других бережливых методологий, в «Шести сигмах» основное внимание уделяется не столько сокращению затрат, сколько рационализации работы. В этой статье мы дадим более подробное определение понятия «Шесть сигм», а затем рассмотрим некоторые инструменты, сертификаты, методы, этапы и шаги, а также руководящие принципы. Мы также приведем примеры «Шести сигм» и поговорим о плюсах и минусах «Шести сигм». Поехали.

Что такое методология «Шесть сигм»? Наше определение

Методология «Шесть сигм» направлена на улучшение бизнес-процессов путем устранения расточительных или ненужных шагов. Можно сказать, что определение «Шесть сигм» направлено на получение результатов с минимально возможным количеством ошибок или вариаций.  Другими словами, «Шесть сигм» — это методология, которая использует статистику и данные для достижения непрерывного улучшения бизнес-процессов. Удовлетворение потребностей клиентов — одна из высших целей «Шесть сигм».  Если взглянуть на наше сравнение методологий управления проектами, то можно увидеть, что «Шесть сигм» занимает одно из первых мест. Ей особенно отдают предпочтение крупные предприятия и строительный сектор, где важно управлять затратами на материальную инфраструктуру. И если метод «Свод знаний по управлению проектами» (PMBOK) направлен на обеспечение успеха проекта в общем масштабе, то «Шесть сигм» фокусируется на оптимизации конкретных аспектов проекта.

Это также отличает его от метода критического пути, который занимается прогнозированием и планированием масштабов проекта в целом. Чтобы вникнуть в детали Шестой сигмы, необходимо знать о стандартных отклонениях, которые иначе ассоциируются со статистическими колоколообразными кривыми. Это стандартный или желаемый результат процесса, и он описывает, насколько далеко от этого результата или диапазона результатов можно ожидать, то есть насколько сильно можно отклониться от этого результата.  Например, если вы производите черничные кексы, в стандартном кексе содержится 8 ягод черники, а стандартное отклонение равно 2, это означает, что в среднем в ваших кексах будет стандартное количество ягод черники плюс-минус 1 ягоду, то есть в большинстве кексов будет от 7 до 9 ягод черники. Шесть сигм» абстрактно обозначает стандартное отклонение, равное 6, то есть 3 выше и 3 ниже. Проекты «Шесть сигм» направлены на максимальное ограничение отклонений до сигмы 6, именно поэтому «Шесть сигм» так важны для управления качеством. Хотя сегодня точное число 6 менее важно, чем общая методология.

Статистические инструменты «Шесть сигм»

В целом, существует около 6 инструментов статистического управления, которые проектные команды используют для составления карт процессов и улучшения качества. К ним относятся:

• Причинно-следственный анализ
• Блок-схемы
• Диаграммы Парето
• Гистограмма
• Контрольный лист
• Диаграмма рассеяния
• Контрольная карта

Причинно-следственный анализ. Когда что-то идет не так, это следствие причины, и поэтому анализ причин и следствий занимает центральное место в решении проблем «Шести сигм». Чтобы проанализировать причину и следствие, необходимо определить проблему, прояснить факторы и контекст, выявить возможные причины и предложить решения.

Блок-схемы. Диаграммы потоков являются хорошими инструментами визуализации для демонстрации текущих рабочих процессов и поэтому полезны в «Шести сигмах». Диаграммы потоков могут наглядно показать этапы процесса, входы, выходы, события, отдельные и связанные операции.

Диаграммы Парето. Диаграмма Парето — это диаграмма, представляющая собой комбинацию гистограммы и линейного графика, показывающая взаимосвязь между отдельными значениями и общим итогом. Это полезно в «Шести сигмах» для выявления проблем и дефектов, частоты их возникновения и того, сколько они могут стоить вашей работе с точки зрения времени или денег.

Гистограмма. Гистограмма — это еще один инструмент «Шести сигм», который показывает визуальные диаграммы, представляющие распределения, а также может показать отклонения, особенно в определенных временных интервалах. Она используется для того, чтобы увидеть, как часто событие происходит на разных этапах процесса. 

Контрольный лист. Контрольный лист — это форма, которую вы используете для сбора и отображения данных. В процессе «Шесть сигм» вы используете контрольный лист в том месте, где происходит работа и соответствующий сбор данных. Он также используется в бережливом «Шести сигмах».

Диаграмма рассеяния. Диаграмма рассеяния — это еще одна картезианская диаграмма. Она показывает взаимосвязь между двумя различными наборами данных, действующими в одном и том же существующем процессе. В «Шести сигмах» она показывает, что происходит с одним процессом и его набором данных при внесении изменений в другой.

Контрольная карта. Контрольные карты — это более наглядные инструменты, показывающие нам, как данные изменяются со временем в ходе процесса. В качестве инструмента «Шесть сигм» они хороши для установления верхней и нижней границ стандартного отклонения, а также для того, чтобы увидеть, как система реагирует на изменения во времени.

Сертификация по программе «Шесть сигм»

Существует множество глобальных институтов «Шесть сигм». Вы можете получить официальный сертификат «Шесть сигм» от этих институтов, если вы продемонстрируете определенное мастерство и превосходство в применении практики «Шесть сигм». Существует также множество мест, где вы можете пройти обучение по программе «Шесть сигм» в рамках сертификационной программы, чтобы стать сертифицированным специалистом по «Шести сигмам». Как и в карате, роли специалистов по «Шести сигмам» разбиты по уровням сертификации цветных поясов. К ним относятся:

Шесть сигм с поясом. Сертификация «белого пояса» программы «Шесть сигм» — это самый низкий уровень. Белый пояс должен отлично решать проблемы и проводить мозговые штурмы, хотя белые пояса не обязательно всегда являются частью команды.

Желтый пояс «Шесть сигм«. Сертификация на желтый пояс означает, что вы, скорее всего, всегда являетесь частью команды. Вы можете быть решателем проблем, но в основном вы умеете оценивать ситуацию и предлагать решения.

Зеленый пояс «Шесть сигм«. Сертификация «зеленого пояса» может означать, что иногда вы являетесь руководителем команды так называемых «зеленых» проектов, которые менее масштабны или приоритетны, чем проекты «черного пояса». Обладатели зеленых поясов также могут быть частью команды черных проектов, часто в области анализа данных. 

Черный пояс «Шесть сигм«. Сертификация на черный пояс означает, что вы являетесь лидером команды. Вы часто руководите проектами, которые в значительной степени ориентированы на решение проблем. Обладатели черных поясов также полезны для обучения новых членов команды и командного коучинга.

Мастер шести сигм, черный пояс. Мастер черного пояса «Шесть сигм» — это высший уровень знаний в области «Шесть сигм». Мастер черных поясов обучает как зеленых, так и черных поясов руководить командами и проектами, а также быть их тренерами. Мастер-черный пояс «Шесть сигм» также должен обладать высокой квалификацией и знаниями в своей области.

Кто создал «Шесть сигм» и когда был разработан подход «Шесть сигм»?

Методы «Шесть сигм» с большой буквы были созданы в 1986 году. Заслуга в этом принадлежит Биллу Смиту. Смит был инженером, который в то время работал в компании Motorola. Мотивация заключалась в том, что Смит хотел объединить идеи о своей методологии улучшения рабочих процессов. Шесть сигм» получили большую известность в 1995 году. Именно тогда генеральный директор General Electric Джек Уэлч сделал ее основным аспектом своего метода управления бизнесом для проектов по улучшению работы всей GE.

Когда уместен метод «Шесть сигм»?

Значение «Шести сигм» только возрастало, начиная с разработки Смита и заканчивая пропагандой Уэлча. Но знание того, что что-то хорошо или важно, не говорит вам о том, как использовать «Шесть сигм» и когда это уместно. Шесть сигм» уместны и очень полезны для многих вещей. Он отлично подходит для тех случаев, когда у вас есть проблемы, которые не очень ясны, или когда у вас есть проекты, цели которых определены лишь смутно. Это также полезный метод, когда вы сталкиваетесь с полной неизвестностью в своем подходе. Наконец, он подходит, если вам нужно быстро или в рамках бюджета сделать какие-то улучшения. 

Примеры шести сигм

Теперь о двух примерах Шестой Сигмы в некоторых известных отраслях.

Первый пример «Шесть сигм»: Здравоохранение. В здравоохранении пациент — это клиент, поэтому удовлетворение его потребностей может быть вопросом жизни и смерти. Шесть сигм в здравоохранении могут помочь клиникам и другим учреждениям сократить время ожидания пациентов, в том числе за счет более рационального управления расходными материалами, персоналом и пространством.

Второй пример «Шесть сигм»: Разработка программного обеспечения. Шесть сигм» очень распространена среди кодеров, программистов и инженеров-программистов. Он может использоваться для простого отслеживания ошибок и управления проблемами или для тестирования и непрерывного внедрения обновлений платформы. С помощью «Шести сигм» разработчики могут обеспечить лучшее качество обслуживания клиентов, используя данные.

2 процесса «Шесть сигм» и 5 этапов «Шесть сигм», относящихся к каждому из них

Существует две практики «Шесть сигм», иначе называемые методологиями «Шесть сигм», и в каждой из них есть пять этапов «Шесть сигм». Эти этапы не слишком отличаются от этапов так называемого SPC, или статистического управления процессами, которое в основном занимается контролем качества на основе данных. При внедрении «Шести сигм» полезно заранее знать, какие из перечисленных ниже методов следует использовать. 

Процесс DMAIC в рамках программы «Шесть сигм»

Первый метод фаз «Шесть сигм» называется DMAIC, что является сокращением от: Определяй, измеряй, анализируй, улучшай и контролируй.  Основная идея здесь заключается в том, что DMAIC полезен для улучшения ваших проектов, будь то производимые товары или услуги, которые вы предоставляете. Это способ сформулировать руководящие принципы управления проектами в проактивной, основанной на данных манере, при этом результаты вашей работы всегда направлены на повышение удовлетворенности клиентов.  Можно также сказать, что DMAIC — это очень реактивная стратегия, поскольку ее лучше всего использовать для быстрой адаптации к изменениям и устранения проблем после их возникновения.

Определить. Определите, что именно вы хотите улучшить в своем продукте, или четко сформулируйте проблему, которую необходимо решить. На этом этапе «Шестой сигмы» вы можете даже определить масштаб проекта или сроки его реализации, а также четко сформулировать общую стратегию бизнеса.

Измерить. На этой второй фазе DMAIC Six Sigma вы определяете, как вы будете собирать и измерять данные, относящиеся к вашему проекту, например, с помощью таких показателей, как время рабочего цикла или затраты. Затем вы начинаете собирать данные. Вы также будете принимать во внимание такие факторы, как требования заказчика, риски и другие критические параметры проекта.

Анализируйте. Этап анализа DMAIC Six Sigma заключается в определении причины проблемы или решения, как ее можно улучшить. Если существует более одной проблемы, важно перечислить их и расставить приоритеты, а также указать входы и выходы данных, способствующих пониманию причин.

Улучшить. На этапе совершенствования DMAIC Six Sigma вы начинаете планировать решения и действия, которые необходимо предпринять. Этот этап может начинаться с мозгового штурма и заканчиваться составлением четкого списка дел. Вы хотите быть креативными, но также хотите избежать «ползучести» проекта, поэтому старайтесь все упрощать.

Контроль. На этапе контроля вы хотите увидеть, насколько хорошо ваши изменения соответствуют вашим планам, и, что более важно, можно ли поддерживать этот новый улучшенный проект или продукт на постоянной основе в дальнейшем. 

Процесс DMADV Six Sigma

Вторая методология внедрения «Шести сигм» называется DMADV, и это сокращение означает: Определить, измерить, проанализировать, спроектировать и проверить.  Разница между DMAIC и DMADV заключается в том, что если первая направлена на улучшение продукта или решение проблемы с ним, то вторая — на улучшение процесса. DMADV может оптимизировать рабочий процесс путем улучшения существующего процесса или для выявления и опробования новых рабочих процессов.  Еще одно различие заключается в том, что DMADV лучше подходит для предотвращения проблем до их возникновения, поскольку он может быть более проактивным.

Определить. Как и прежде, именно здесь вы выявляете такие проблемы, как узкие места или нерациональное использование ресурсов. С самого первого этапа у вас должны быть четкие цели, причем такие, которые не могут не учитывать конечного пользователя или клиента.

Измерить. На этапе измерения DMAIC Six Sigma вы часто будете готовиться к сортировке данных с помощью инструментов визуализации, таких как CTQ или древовидные диаграммы критического качества. Они демонстрируют связи между улучшенным процессом и удовлетворенностью клиентов их требованиями и задачами, которые необходимо выполнить для завершения проекта.

Анализируйте. Как и DMAIC, первые три этапа DMADV одинаковы. Здесь вы можете начать анализировать новые процессы или модификации существующего процесса. Вам придется подумать об ограничениях, компонентах и участниках, особенно если вы предлагаете несколько альтернатив.

Дизайн. На этапе проектирования DMADV Six Sigma вы должны окончательно принять решение о выборе одного варианта из множества альтернативных решений. Это также может быть этап, на котором вы начинаете разрабатывать эксперименты с использованием большого количества данных.

Проверить. На этапе проверки DMADV Six Sigma хорошо бы собрать вместе все заинтересованные стороны. Всех, начиная от работающей команды и заканчивая заказчиком, чтобы проверить, все ли согласны с тем, что выбранный дизайн соответствует ожиданиям, изложенным на этапе определения. Если все хорошо, то на этом этапе должен быть разработан план по поддержанию устойчивого внедрения нового процесса. 

Каковы 7 этапов программы «Шесть сигм»?

Помимо выбора DMAIC или DMADV с их 5 этапами в «Шести сигмах», вы также можете разбить выполнение проекта «Шесть сигм» на 7 шагов. Эти шаги не столько заменяют 5 этапов, упомянутых выше, сколько предлагают вторичную перспективу, которая может функционировать рядом друг с другом или накладываться друг на друга. 7 этапов «Шесть сигм» следующие:

1. Инициировать
2. План
3. Команда
4. Определите приоритеты
5. Присвоить право собственности
6. Анализ первопричин
7. Выполнение и мониторинг

Инициировать. На первом этапе вы собираете всех заинтересованных лиц. Вы показываете преимущества выполнения программы, демонстрируя, где можно сократить потери или дефекты.

План. Второй этап «Шестой сигмы» — это время для составления плана проекта. Решите, какими инструментами, особенно приложениями, все будут пользоваться, и спланируйте получение ресурсов в соответствии с требованиями проекта.

Команда. Пояса высшего уровня «Шесть сигм» соберут свои команды на третьем этапе «Шесть сигм». Здесь важно убедиться, что все знают о процессе «Шесть сигм», которому необходимо следовать.

Определите приоритеты. На четвертом этапе «Шестой сигмы» вы определяете приоритеты. Вы также составляете диаграмму контроля качества, в которой можно указать такие вещи, как допустимые стандартные отклонения.

Присвоить право собственности. Шаг №5 программы «Шесть сигм» предназначен для определения ролей каждого в проекте. Вы хотите назначить ответственных за продукты и другие роли, например, scrum-мастера.

Анализ первопричин. Анализ первопричин в рамках программы «Шесть сигм» является важным шагом. Здесь вы думаете не только об устранении проблемы, но и о поиске причины ее возникновения и предотвращении ее повторения.

Выполнение и мониторинг. Последний этап внедрения Six Sigma заключается в реализации проекта, наблюдении за его ходом и поиске путей постоянного совершенствования.

5 принципов «Шести сигм»

Что такое принципы «Шесть сигм»? Они в меньшей степени относятся к этапам, фазам или шагам, а также не относятся к процессам или методологиям. Принципы «Шести сигм» — это скорее правильное мышление.  Их пять, о которых мы поговорим в этом разделе. Эти принципы должны определять каждое ваше решение, подход и реакцию на протяжении всего процесса «Шесть сигм». Что такое

Удовлетворенность клиентов. Единственная цель всего управления проектами заключается в том, чтобы принести максимальную пользу вашему клиенту с точки зрения продукта, который вы поставляете, а также общего впечатления клиента. Удовлетворение вашего клиента — это конечная цель. Всегда думайте о нуждах, желаниях, требованиях клиента, а также о его менталитете и ценностях.

Использование данных проекта. «Шесть сигм» — это подход к управлению проектами, основанный на использовании большого количества данных, который позволяет выявить непредвиденные или необъяснимые области неэффективности. Всегда четко представляйте, какие данные вам нужны, зачем, как вы планируете их собирать и какие метрики вы используете для поиска информации и измерения успеха.

Сократить нерациональное использование ресурсов. Избавление от неэффективности, такой как «узкие места», нерациональное использование ресурсов или некачественные результаты — вот что такое «Шесть сигм», и вам необходимо постоянно держать фокус на поиске неэффективности. Это особенно важно, когда речь идет о процессах, которые могут быть выполнены быстрее, дешевле или более последовательно.

Принцип заинтересованной стороны. Заинтересованные стороны означают гораздо больше, чем просто акционеры, или работники, или конечные пользователи. Это все вышеперечисленное и многое другое. На протяжении всего процесса вы должны быть уверены, что все ваши заинтересованные стороны поддерживают процесс, какую бы роль они ни играли, будь то сотрудничество в процессе мозгового штурма или регулярные консультации и обратная связь с клиентом.

Будьте готовы к переменам. Управление изменениями — это еще одна вещь, которую «Шесть сигм» поможет вам сделать хорошо. В принципе, «Шесть сигм» — это не одноразовые революционные решения, а постоянное совершенствование. Это означает, что вы должны оставаться гибкими и подвижными в соответствии с новыми событиями и не позволять своей команде сбиваться с курса при каждом небольшом препятствии или неудаче.

Преимущества и недостатки «Шести сигм

Давайте поговорим о некоторых плюсах и минусах метода «Шесть сигм».

Преимущества шести сигм

Вот некоторые преимущества «Шестой сигмы»:

• Стандартизация «Шести сигм» означает, что все всегда находятся на одной волне
• Вы ускоряете процесс подготовки результатов
• Вы тратите меньше денег и сокращаете расходы, устраняя проблемы и уменьшая количество дефектов
• Тот, кто практикует «Шесть сигм» и получил сертификат, получит множество карьерных возможностей
• Это помогает командам и менеджерам работать в более тесном сотрудничестве с более высоким уровнем доверия

Недостатки «Шести сигм»

Теперь о некоторых недостатках «Шести сигм»:

• Слишком много администрирования и процедур может показаться некоторым подавляющим
• То, что удовлетворение потребностей клиента всегда ставится на первое место, может привести к увеличению объема проекта
• Всегда существует риск возникновения перегрузки данными
• Наем сотрудников с сертификатом «Шесть сигм» может быть дорогостоящим

Наше заключение о методологии «Шесть сигм»

Мы надеемся, что этот краткий обзор «Шести сигм» был удовлетворительным, тщательным, занимательным и познавательным. Мы рассказали вам о первых днях работы старого доброго Билла Смита в компании Motorola, углубились в статистический анализ и стандартные отклонения, чтобы в итоге подвести итог плюсам и минусам «Шести сигм» в целом. Когда дело доходит до принятия новых инициатив, управления жизненным циклом проекта или сосредоточения внимания на постоянном улучшении продукта или общего уровня удовлетворенности клиентов, методология «Шесть сигм» очень применима во многих областях бизнеса. И как методология, она может быть внедрена независимо от того, какой CRM для управления проектами вы используете.  Удачи вам во внедрении «Шесть сигм»!

Вопросы и ответы по модели «Шесть сигм

Из чего обычно состоит процесс «Шесть сигм»? Процесс «Шесть сигм» обычно состоит из принятия решения о том, применяете ли вы DMADV или DMAIC, а затем проходите через шаги каждого метода. Процесс «Шесть сигм» также включает в себя сертифицированные руководящие роли в виде цветных поясов. Он также включает в себя использование данных и статистический анализ.

Почему он называется «Шесть сигм»? Название «Шесть сигм» основано на греческой букве «сигма», которая используется в статистическом контроле качества для описания таких вещей, как стандартные отклонения. В данном случае имеется 6 отклонений, что означает, что отклонение может произойти на 3 градуса в любую сторону от стандарта. 

В чем разница между Lean и Six Sigma? Lean Six Sigma — это не совсем то же самое, что Six Sigma. В Lean Six Sigma больше внимания уделяется процессу, а не продукту, как в случае с другими методами lean и agile. Lean Six Sigma близок к методу Kaizen и использует такие инструменты, как картирование потока создания ценности.

Что еще означает термин «Шесть сигм»? Не существует единственного термина, который был бы точным синонимом «Шесть сигм». Иногда вы можете заменить название вашего процесса «Шесть сигм» на прямое использование аббревиатуры DMAIC или DMADV, обе из которых описывают процесс проекта, который вы будете использовать, включая этапы проектирования, измерения и анализа.

Шесть сигм все еще актуальны? «Шесть сигм» по-прежнему очень актуальны для управления улучшениями и рационализации общего бизнес-процесса, особенно если вы хотите сократить количество отходов, избежать проблем и уменьшить количество дефектов. Сокращение переменных в вашем процессе и рационализация результатов еще не вышли из моды.