Как стимулировать инновации внутри вашей компании с помощью внутреннего мероприятия

Инновации могут стоить сущие копейки. По данным Национального научного фонда, в 2012 году американские предприятия потратили на исследования и разработки 317 миллиардов долларов. Конечно, некоторые из этих затрат необходимы, но сколько из этих денег на НИОКР превращается в невозвратные затраты? Вместо того чтобы выстраивать длительные процессы за закрытыми дверями, что если бы был способ вовлечь сотрудников в решение проблем между отделами, экономя при этом деньги? Такова цель новой консалтинговой организации, которая проводит мероприятия, посвященные тому, что она называет «инновациями на основе гипотез» в крупных корпорациях. Основанная Шейном Райзером, бывшим операционным директором Startup Weekend, и Кэри Дэвис, бывшим глобальным директором по инновациям и предпринимательству компании Coca-Cola, фирма помогает компаниям из списка Fortune 500 организовывать внутренние мероприятия, позволяющие сотрудникам выявлять и реализовывать идеи новых продуктов и услуг, которые, по их мнению, компания должна изучить.

Джастин Крист, директор по новым технологиям в First National Bank, обратился к Райзеру за помощью в проведении инновационного мероприятия. «Сотрудники, принявшие участие в мероприятии, почувствовали себя более способными влиять на изменения в нашей компании», — говорит Крист. «Лучшие команды с нашего первого трехдневного инновационного мероприятия в настоящее время работают в нашей последующей серии инкубации». Как объясняет Райзер, компания созрела для проведения такого мероприятия, когда неизвестны и проблема, и ее решение. «Вы знаете, что вам нужны инновации, но не знаете, какие проблемы нужно решить для клиентов», — говорит он. «Вы также не знаете, что это за продукт». Так что же именно происходит на одном из таких инновационных мероприятий и почему они пользуются успехом? Чтобы получить полную информацию, мы поговорили с Райзером и несколькими бывшими клиентами Дэвиса о том, как организовать мероприятие и какие блюда подавать на ужин.

Начиная со Startup Weekend

Прежде чем погрузиться в метод консалтинговой фирмы, давайте посмотрим на источник вдохновения для этого подхода: Startup Weekend. Будучи операционным директором Startup Weekend в 2010-2011 годах, Райзер помогал кодифицировать и масштабировать методику, используемую на мероприятиях организации по всему миру. Для непосвященных Startup Weekend — это два с половиной дня — с вечера пятницы до вечера воскресенья, — в конце которых проводится интенсивный конкурс питчей. Каждый уикенд проходит по единой базовой структуре, которую сегодня курирует материнская компания Startup Weekend — UP Global.

• Вечер пятницы — Участники подают идеи по созданию продукта или компании для широкой или узкой потребности; команды формируются вокруг этих идей.
• Вечер пятницы — день воскресенья — команды разрабатывают продукты и бизнес-представления под руководством местных тренеров.
• Вечер воскресенья — Команды представляют свои презентации судьям и остальным участникам.

Более 45 000 человек приняли участие в Startup Weekends. Некоторые из них создали компании, которые были приняты в Y Combinator, такие как Zapier и EquipmentShare; другие получили значительное финансирование, как Zaarly; а некоторые даже были приобретены, как Foodspotting.

Ценность инновационного мероприятия

Райзер говорит, что компании инвестируют в этот вид деятельности по пяти основным причинам.

1. Стимулирование инноваций — В крупных компаниях создание серьезных изменений означает преодоление препятствий и бульдозерных заграждений — в традиционных условиях на это могут уйти годы. Инновационные мероприятия привносят в компанию предпринимательский подход, ориентированный на быстрые действия и быстрые результаты.
2. Наполнить инновационный конвейер — Компаниям часто необходимо выполнить квоту новых проектов и идей, которые нужно развивать. Во время инновационного мероприятия компания может быстро генерировать идеи и определить, какие из них следует изучить дальше, а какие следует отбросить.
3. Подходите к инновациям с новой стороны — Мозговые штурмы для больших команд могут показаться хорошими на первый взгляд, но они, как правило, не приносят результатов. «Это просто идеи, о которых говорят, без каких-либо действий», — говорит Райзер. Инновационные мероприятия дают результаты, которые могут быть реализованы немедленно или вскоре после них».
4. Изменение культуры инноваций — Сотрудники уходят с инновационного мероприятия, думая по-другому не только о своей повседневной работе, но и о компании в целом.
5. Создайте репутацию инновационной компании — Репутация старой компании может начать меняться, когда потенциальные таланты и широкая общественность увидят, что компания экспериментирует и открывает свои двери для новых идей.

Как провести мероприятие по инновациям

Если ваша компания видит ценность в одном из этих результатов, инновационное мероприятие может быть подходящим для вашего рабочего места. Самое главное — создать открытую и привлекательную атмосферу для сотрудничества, экспериментов и обучения. Вот несколько тактических действий, которые вы можете предпринять, чтобы создать условия для успешного проведения мероприятия.

Соберите все ингредиенты

Участники

Существует множество пунктов, которые необходимо проверить еще до начала мероприятия, но лучше всего начать с цели участников. Райзер рекомендует приглашать 75-125 человек, так как в меньших группах часто не хватает разнообразных навыков.

Тема мероприятия

В зависимости от цели вашего инновационного мероприятия — например, выработать идеи новых продуктов или стимулировать сотрудничество между отделами — вы можете рассмотреть возможность использования определенной темы. «Широкомасштабные открытые мероприятия — это здорово, но и целенаправленные мероприятия могут быть не менее замечательными», — говорит Райзер. «На тематические мероприятия люди приходят с более глубокими знаниями и энтузиазмом». Темы, которые проводил Райзер, включают запуск новых продуктов для определенного типа клиентов, изучение новой технологии и повышение внутренней эффективности.

Фасилитатор

Райзер настоятельно рекомендует назначить фасилитатора, который сможет поддерживать энергию в течение двух с половиной дней, обучая команды принципам бережливого стартапа.

Судьи и тренеры

Будьте разборчивы в выборе тех, кого вы приглашаете в качестве судей и тренеров. Они — спасательный круг для ваших участников и могут существенно изменить ваше мероприятие. Вам понадобится от трех до пяти судей: два-три руководителя из компании и один-два предпринимателя и инвестора извне. Привлеките несколько тренеров, которые могут уделить не менее трех часов за один раз. Важно, чтобы они не просто давали советы командам или говорили с ними, а задавали вопросы, которые ставят под сомнение предположения команд, чтобы сделать их решения лучше. «Лучше иметь пять действительно хороших тренеров, чем десять средних», — говорит Райзер.

Место проведения

Не у всех есть красивый кампус с большими, открытыми пространствами для работы. Но если у вашей компании он есть, работайте там. Райзер говорит, что лучше всего работать в кампусе, и вот почему:

• Больше людей будут приезжать без лишней езды и вопросов о парковке.
• Команды могут пользоваться площадкой столько, сколько захотят и до скольки захотят
• Соседи по работе, которые не присутствуют на мероприятии, могут пригодиться для решения вопросов
• Те, кто не участвует в мероприятии, могут пройти мимо, увидеть энергию мероприятия и с нетерпением ждать следующей итерации мероприятия.
• Вы сократите расходы

Где бы ни находилось ваше большое, открытое пространство, вот характеристики, которые должно предлагать место проведения мероприятия — и, пожалуйста, не используйте конференц-зал.

• Открытая планировка
• Много естественного света
• Множество электрических штепселей
• Отличный (не просто хороший) WiFi
• Проектор и колонки
• Множество столов и стульев
• Микрофон
• Белые доски
• Липкие записки

Еда и напитки

У Райзера есть своя философия в отношении еды, и вы можете взять ее на вооружение: Всегда тратьте на еду немного больше, чем считаете нужным. «Вы удивитесь, когда узнаете, как люди оценивают качество мероприятия по качеству еды, независимо от того, как проходит все остальное мероприятие», — говорит он. «Стоит потратить чуть больше, чтобы получить хорошую еду». Его второй секрет заключается в том, чтобы отказаться от обеда на второй день. Отказ от этого поощряет команды выходить из здания, чтобы провести интервью на тему эмпатии клиентов и сплотиться как команда. Еще несколько полезных знаний о еде от опытного фасилитатора:

• Употребляйте пиццу не более чем в один прием пищи, и делайте это только в первый вечер.
• Запаситесь большим количеством пива и вина на открытие, но не оставляйте его на следующие пару ночей. Слишком много хорошего может помешать прогрессу команды.
• Не полагайтесь на бублики. Подайте горячий завтрак с яйцами, беконом и т.д.
• Всегда имейте воду в бутылках. Всегда.
• Будьте внимательны к пищевым аллергиям и диетическим ограничениям. Выделяйте 25 процентов каждого приема пищи на вегетарианские блюда. «Люди, которые едят мясо, могут есть и овощи. Иначе и быть не может», — говорит Райзер.

Объявите о проведении инновационного мероприятия

Дайте себе как минимум 2-3 месяца на планирование. Прежде чем объявить о мероприятии, советует Райзер, обратитесь к руководству различных отделов и команд. «Заручитесь поддержкой других людей, и пусть сообщение пройдет через близких коллег, а не каждый получит его от одного человека», — говорит он. Когда вы и другие распространяете информацию, не делайте посещение обязательным — в идеале люди сами захотят посетить это мероприятие. Этот фактор делает особенно важной рекламу мероприятия: необходимо четко дать понять, что это не будет обычный семинар, мозговой штурм или встреча. Вместо этого сообщите, что это мероприятие будет безрисковой средой для обмена идеями и потенциального воплощения этих идей в жизнь. И обязательно привлеките людей с мест или из других офисов — разнообразие опыта и знаний, по словам Райзера, имеет первостепенное значение для успешного проведения мероприятия. Хотя это необязательные мероприятия, лучше установить разумную цену для сотрудников — либо из собственного кармана, либо через свой отдел — для большей посещаемости. По словам Райзера, бесплатные мероприятия обычно имеют отсев от 30 до 50 процентов. «Когда вы взимаете плату, у них появляется возможность поучаствовать в игре», — говорит он. «Они придают этому большее значение. Они придут».

Проведение мероприятия

Как только вам удастся заручиться поддержкой руководства, привлечь достаточное количество сотрудников к участию в мероприятии и заказать вкусную еду, вы будете в хорошей форме. Но вам еще нужно знать, как собрать все это вместе. Представьте себе: все в сборе и готовы приступить к творчеству. С чего вы начнете? Вот ваше пошаговое руководство:

1. Фасилитатор начинает энергично — Помните того фасилитатора, которого вы выбрали? Настало его время блеснуть и заложить основу для предстоящих событий. Донесите до всех ту же мысль, что и при рассказе о мероприятии: это безрисковая, непринужденная обстановка, где единственный способ проиграть — не подавать голос и активно участвовать. Пошутите, расскажите о расписании и объясните, зачем все здесь собрались: чтобы довести идеи от записки на листе бумаги до концепции, подтвержденной реальными клиентами, и повеселиться. Райзер также предлагает начать с легкого упражнения, чтобы раскрепостить участников. Обычно он включает упражнение под названием «Half baked», в котором участникам предлагается придумать фиктивные компании, используя случайные слова. «Это весело, коротко и не похоже на ледокол».
2. В зависимости от темы или направления (можно и без него), каждый может предложить идею, над которой он хотел бы поработать во время мероприятия. Не более 60 секунд, а затем попросите участников, подавших идею, записать ее на большой доске или разместить на стене, чтобы все остальные могли проголосовать.
3. Присутствующие голосуют за первоначальные предложения — Раздайте всем по три записки на листе бумаги, чтобы они положили их на названия идей, которые им больше всего понравились. После 15 минут голосования подсчитайте количество записок и вызовите на сцену тех, кто набрал достаточно большое количество голосов. Цель — получить в итоге команды примерно по пять человек в каждой, поэтому пригласите достаточно ведущих, чтобы было несколько лишних. Затем они сделают 10-15-секундный доклад, чтобы все узнали, кто является лидером идеи.
4. Перерыв на обучение — Райзеру нравится выделять время на проведение семинара по опросу клиентов в первый день и семинара по экспериментам в начале второго дня. Это помогает донести до участников цель мероприятия: получение практических результатов.
5. Участники самостоятельно выбирают команды и приступают к работе — те, кого приглашают на питчинг во второй раз, образуют круг и ждут, пока все остальные выберут, в какую команду они хотят войти.
6. Присутствующие выполняют, выполняют, итерации, выполняют — Большая часть мероприятия будет неструктурированной; позвольте командам работать, но подготовьте тренеров, которые помогут им преодолеть любые препятствия. В этот период лучше всего обеспечить определенный уровень помощи в подготовке и доработке питча каждой команды. Райзер проводит короткий семинар по питчу в последний день, но это можно сделать и по-своему.
7. Судьи судят быстро — В заключительный день или вечером каждой команде дается 3 минуты на презентацию перед судейской коллегией и 3-4 минуты на вопросы и ответы под руководством судей. Райзер рекомендует следующие три критерия оценки: обоснование (Вы обосновали это? Реальна ли проблема? Стоит ли это делать?), исполнение (Вы создали прототип? Работает ли он? Хорошо ли он разработан?) и ценность для бизнеса (Какой доход или экономию это принесет?).
8. Призы от ведущего — Наградите победителя(ей) любым доступным способом. Они предоставляют замечательную ценность и вклад для вашей компании, поэтому подумайте о том, что вы можете себе позволить или создать — деньги, наушники высокого класса и индивидуальные творения являются обычными предложениями. Некоторые компании идут на большее и предлагают 20% рабочего времени на реализацию проекта.

Поощряйте последующие действия

Произведите неизгладимое впечатление своими инновационными мероприятиями, выбивая последующие действия из общего ряда. В конце мероприятия, после того, как будут названы победители, Райзер предлагает ведущим проинструктировать участников обратиться к своим товарищам по команде и назначить встречу, чтобы собраться вместе и обсудить проект. Некоторые проекты не будут иметь продолжения, но многие будут, и, по крайней мере, участники унесут с собой полученный опыт.

Обеспечить следующие шаги

Кроме того, подумайте о том, чтобы предложить участникам будущие возможности, чтобы подпитать их стремление к предпринимательскому образованию. Райзер предлагает пять последующих идей для организаторов инновационных мероприятий.

• Образование и семинары — Предоставление возможности посещать занятия, лекции и встречи с лидерами предпринимательской деятельности.
• Экспериментальный спринт — После инновационного мероприятия воспользуйтесь этой энергией и в течение месяца давайте рекомендации заинтересованным командам. Сосредоточьтесь на итерациях в недельных циклах с большим количеством подтверждений от клиентов и экспериментов между ними.
• Хакатон — Представьте своим сотрудникам четкую задачу или проблему, требующую создания прототипов, по структуре очень похожую на инновационное мероприятие.
• Финансирование — может быть самым разнообразным, но предоставление финансовой поддержки командам для разработки проекта и его дальнейшего осуществления покажет, что вы серьезно относитесь к инвестированию в их идеи.
• Внутренний акселератор — если вы хотите выйти на большой уровень, создайте пространство и ресурсы для сотрудников, чтобы они могли по-настоящему работать над проектами, которые могут стать собственными небольшими компаниями, приложениями или другими.

Попробуйте

Возможно, вы прочитали всю эту статью и только сейчас поняли, что больше всего вам нужен хакатон или внутренний акселератор, а может быть, вы готовы начать обзванивать руководство, чтобы получить его согласие на проведение мероприятия. В любом случае, это экономичные способы привнести инновации не только в ваши продукты, но и в ваши офисы.