Как составить счет-фактуру

Счета-фактуры могут быть сложными для понимания. Как фрилансер, я знаю. Я с нежностью вспоминаю, как отправлял свои первые счета на сайты СМИ, посвященные видеоиграм, задаваясь вопросом, что такое статья расходов. Я спрашивал себя: «Почему я должен заполнять всю эту информацию, чтобы получить деньги?». Правда в том, что счета-фактуры — это просто способ зафиксировать проделанную вами тяжелую работу и попросить об оплате. Используйте надежный базовый шаблон счета-фактуры, чтобы правильно заполнить все детали, и тогда вам заплатят правильно и вовремя. Вот простой шаблон счета-фактуры, который поможет вам выставить счет своим клиентам. Сделайте копию, и вы сможете создавать счета-фактуры на любом устройстве с помощью Google Docs. Теперь давайте рассмотрим, как использовать этот шаблон и сделать процесс выставления счетов гладким.

Как заполнить шаблон счета-фактуры

Это стандартный счет-фактура для малого бизнеса и фрилансеров, то есть вы используете его, когда хотите получить оплату за свои товары и услуги. Он хорошо подходит для общего выставления счетов-фактур, но не очень подходит для специализированных счетов-фактур, таких как кредитные или дебетовые счета-фактуры.

Название и логотип счета-фактуры

Ваш счет-фактура должен содержать четкий заголовок «Счет-фактура» на случай, если вам понадобится использовать счет-фактуру для юридической документации. Это также поможет вам отделить счета-фактуры от других документов. Вы также можете включить логотип, если хотите, но это не обязательно. Поместите логотип под заголовком «Счет-фактура» или создайте таблицу без полей, чтобы поместить его справа от заголовка.

Название вашего предприятия и контактная информация

Убедитесь, что в счете-фактуре указано полное название вашей компании или ваше имя, если вы являетесь подрядчиком. Добавьте свою контактную информацию, включая адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Включите эти данные в бухгалтерскую и юридическую документацию для вас и вашего клиента.

Имя покупателя и контактная информация

Укажите здесь имя и контактную информацию вашего клиента. Укажите столько контактной информации, сколько у вас есть, и не бойтесь спрашивать клиента, если вам нужны дополнительные сведения. Если вы выставляете счет конкретному сотруднику компании, вы можете указать название компании, а затем имя сотрудника.

Номер счета-фактуры

Каждый ваш счет-фактура должен иметь уникальный идентификационный номер, чтобы его было легче отследить. Это не обязательно должно быть что-то сложное, если у вас простая система выставления счетов. Например, я использую дату счета-фактуры и порядок счетов-фактур, которые я отправляю в этот день. Первый счет, отправленный 9/6/2022, будет иметь номер «09062201», а второй — «09062202». Найдите систему нумерации, которая подходит именно вам.

Дата счета-фактуры

Добавьте дату отправки счета-фактуры. (Помните об этом, особенно если вы создаете счета заранее). Если вы выставляете счет клиенту в другой стране, используйте формат даты, который будет понятен вам обоим. В шаблоне используется американский формат MM/DD/YYYY, но не стесняйтесь вписывать месяц в дату для наглядности. Другими словами, вы можете ввести дату как «6 сентября 2022 года» вместо «9/6/2022».

Срок оплаты

Здесь вы перечисляете, когда должен быть произведен платеж вашего клиента. Сроки оплаты в разных отраслях различны, но вот некоторые общие:

• Net 30/60/90: «Net» с указанием числа означает, что покупатель должен произвести оплату в течение этого количества дней, независимо от рабочих или праздничных дней. Счет-фактура «нетто 30», отправленный 28 февраля, должен быть оплачен 30 марта.
• Конец месяца (EOM): Некоторые предприятия сочетают условия нетто-платежа с «EOM», что означает, что оплата должна быть произведена через столько-то дней после последнего дня месяца. Счет-фактура нетто 30 EOM, отправленный 15 марта, должен быть оплачен 30 апреля.
• При получении: Покупатель должен оплатить счет-фактуру сразу после его получения.
• Если вы не уверены, какие условия оплаты использовать для выставления счета, спросите у коллег-фрилансеров или владельцев бизнеса в вашей отрасли. Все еще налаживаете связи? Присоединяйтесь к онлайн-сообществу по вашей профессии и расспросите его.

Линейные позиции

В этом разделе вы описываете и количественно оцениваете продукты и услуги, за которые вы выставляете счета. Если вы занимаетесь услугами, то у вас есть некоторая свобода действий в том, как создавать линейные статьи. Вы можете создать одну статью для каждого проекта, компонента проекта или дополнительной услуги. Формат линейных позиций может также отличаться у разных клиентов, даже если вы предлагаете одну и ту же услугу. Например, я выставляю счет клиенту, работающему на условиях предоплаты, за «Работу за февраль 2022 года» в виде одной статьи. В то же время для каждой записи в блоге, которую я пишу для других клиентов, я выставляю отдельные позиции. Каждая строка шаблона включает в себя следующие разделы:

• Описание товара: Краткое описание товара или услуги, за которую вы выставляете счет.
• Количество: Количество предоставленного вами товара.
• Цена за единицу: Цена за единицу товара. (Например, если вы выставляете счет за два поста в блоге, укажите здесь цену за один пост в блоге. Расчеты вы проведете в следующей категории).
• Общая сумма по строке: Умножьте цену за единицу на количество, чтобы получить итоговую сумму по строке.

Промежуточный итог

Это общая сумма расходов по вашей статье без учета налогов, скидок и дополнительных сборов.

Налоги

В зависимости от характера вашей работы, возможно, вам придется включить в сделку налоги. Укажите, какой процент налога вы добавляете, и какова его сумма. Не стесняйтесь удалить эту строку таблицы, если вы никогда не взимаете налоги.

Тарифы и скидки

Поместите здесь любые сборы и скидки, например, штраф за просрочку или скидку за досрочный платеж. Если вы хотите добавить еще одну плату или скидку, щелкните правой кнопкой мыши ячейку таблицы и выберите Вставить строку ниже.

Всего

Здесь вы складываете промежуточный итог, налоги, сборы и скидки, чтобы получить общую сумму, которую должен вам клиент. Это сумма денег, которую клиент заплатит вам.

Положения и условия

Отметьте здесь любые дополнительные условия и положения. Некоторые примеры включают:

• Условия оплаты, включая нетто 30/60/90, EOM, оплата по факту получения и авансовый платеж
• Условия продажи, например, кто оплачивает налоги и пошлины
• Условия гарантии
• Политика возврата
• Плата за просрочку платежа
• Скидки за раннюю оплату
• Принимаемые способы оплаты

Когда вам нужно отправить счет-фактуру?

Вы должны отправлять счет-фактуру после завершения оплачиваемого проекта. В зависимости от ваших предпочтений и предпочтений вашего клиента, вы можете отправлять счет сразу после завершения работы, каждые две недели или каждый месяц. Поскольку сроки выставления счетов зависят от клиента и проекта, не позволяйте себе забыть об отправке счета. Используйте Zapier для автоматического заполнения счета-фактуры, когда вы отмечаете задачу выполненной в вашем любимом приложении для управления проектами.

Советы по бесперебойному выставлению счетов

После того, как вы закончите заполнять шаблон, вы можете сделать еще кое-что для обеспечения бесперебойного процесса выставления счетов. Попробуйте следовать этим советам, чтобы повысить шансы на своевременную оплату:

• Сообщите клиенту предпочтительные условия оплаты в начале ваших рабочих отношений. Включите их в контракт или техническое задание.
• Не халтурьте при организации счетов-фактур. Выделите цифровую или реальную папку для счетов-фактур с подпапками для каждого клиента. В каждой папке упорядочьте счета по номеру или дате.
• Обсудите с клиентом способы оплаты, которые будут наиболее удобны для вас обоих. Такие платежные сервисы, как PayPal и карточные платежи, часто взимают дополнительную плату с продавца. В то же время электронные банковские платежи не взимают плату с продавца, но требуют дополнительной работы со стороны клиента.
• Отправьте счет-фактуру в правильном формате. Формат PDF обычно является общепринятым форматом для выставления счетов-фактур в Интернете. В Документах Google выберите Файл > Загрузить > Документ PDF (.pdf), чтобы загрузить счет-фактуру в формате PDF.
• Не бойтесь выяснять отношения с клиентом, если он не платит в течение оговоренного срока. Вы не будете назойливым, если попросите деньги, которые вам причитаются.
• Автоматизируйте процесс выставления счетов с помощью Zapier. Zapier поможет вам упростить все аспекты выставления счетов, включая регистрацию счетов, определение сроков оплаты и управление контактами.