6-шаговый контрольный список для регистрации клиента

В предвкушении нового проекта легко забыть обо всех мелочах, которые необходимо учесть при работе с клиентом. Задокументированный процесс введения в должность значительно облегчает вашу жизнь. Вы быстрее введете клиентов в курс дела, продемонстрируете свои организаторские способности и сэкономите место в голове для работы, для которой вас наняли клиенты.

Контрольный список для регистрации клиентов

В свое время я принимал сотни клиентов, поэтому, чтобы помочь вам упорядочить ваш ежедневный список дел, я создал контрольный список по приему клиентов (нажмите на эту ссылку или на картинку ниже для шаблона Google Docs) для фрилансеров и агентств, охватывающий шесть основных административных областей. Сделайте копию, персонализируйте ее и ссылайтесь на нее каждый раз, когда привлекаете нового клиента. Но сначала ознакомьтесь с подробным описанием каждого шага. Если вы хотите еще больше упростить свой рабочий процесс, вы можете автоматизировать процесс привлечения клиентов. Мы разберем каждый этап процесса привлечения клиентов и дадим несколько советов о том, как поставить работу на автопилот.

1. Отправьте приветственные документы

Это довольно метафорично, но первый шаг в вашем шаблоне включения клиентов — это включение новых клиентов. Теплое приветствие начинает проект с позитивной ноты и формирует ожидания. В приветствии клиента есть две стороны: передача информации о вас и сбор информации о нем. Отправка подготовленного приветственного документа каждому новому клиенту позволит вам заранее ответить на часто задаваемые вопросы. Используйте этот документ для описания вашего процесса, представления вашей команды и напоминания клиентам об условиях оплаты.  В этот момент вы также можете отправить клиентам форму для получения информации о проекте или доступа к документам. Чтобы сделать этот шаг еще проще, включите ссылку на форму приема в свой приветственный документ. Затем вы можете автоматизировать процесс получения уведомления каждый раз, когда клиент заполняет форму.

2. Подготовьте свои юридические документы

Чем меньше вам нужно думать о контрактах в процессе приема на работу, тем лучше. Наличие установленного соглашения и процесса NDA также дает понять, что вы в курсе всех дел, даже если ваш левый глаз дергается от переизбытка кофе. Процесс привлечения клиентов на этом этапе шаблона будет немного отличаться в зависимости от того, кто является держателем контракта. Иногда компания вашего клиента имеет NDA или контракт от юридической службы, который они хотят, чтобы вы подписали. В этом случае вам придется ждать, пока клиент инициирует этот шаг — или подтолкнуть его к этому.  Я настоятельно рекомендую автоматизировать ваши контракты. Просмотрите список лучших приложений для электронной подписи Zapier, чтобы узнать, какие приложения лучше использовать, а затем управляйте процессом подписания автоматически: вы можете легко настроить автоматизацию для подготовки документов для новых клиентов, отправки последующих электронных писем, получения уведомлений о завершенных подписях и т. д. И даже если выбранное вами приложение сохраняет договоры в своей системе, убедитесь, что вы сохранили копии всех договоров в приложении для управления клиентами/проектами.

Приготовьтесь к получению зарплаты

Выполнив небольшую административную работу заранее, вы настроитесь на своевременную оплату. Как и в случае с юридическим сопровождением, ваши финансовые шаги могут варьироваться в зависимости от клиента. Например, у вас, скорее всего, есть собственное программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета или выставления счетов, но, возможно, вам придется работать с выбранной клиентом платежной платформой. Возможно, вам также придется решать налоговые задачи, например, отправлять W-9. Кроме того, вам понадобится центральное место, где вы будете регистрировать согласованные тарифы для клиентов (если есть какие-либо различия). Если вы требуете предоплату или аванс, сейчас самое время настроить и это.  Если вы хотите упростить ведение бухгалтерского учета (и уменьшить вероятность человеческих ошибок), вы можете подключить платежный процессор к вашему бухгалтерскому приложению. Таким образом, отслеживание доходов будет автоматическим, и вы сможете избежать ручного переноса цифр между приложениями.

4. Открыть линии связи

Любое агентство или фрилансер, которые когда-либо имели дело с навязчивым клиентом или сотрудником-«призраком», знают о важности общения. Помимо установления ожиданий относительно времени ответа, важно с самого начала установить каналы связи. Идеально, если у вас и вашего клиента один и тот же предпочтительный канал связи. В этом случае не потребуется особой настройки. Однако если вы работаете с разными инструментами, вам может понадобиться настроить чат в приложении клиента или пригласить его в свой.  Создание специальной папки, канала или ярлыка для нового клиента в вашем почтовом ящике или приложении для чата поможет вам оставаться организованным. А если вам еще предстоит уладить некоторые детали, воспользуйтесь этим шагом шаблона подготовки клиента к работе, чтобы запланировать стартовый звонок.

5. Составьте план проекта

Теперь, когда вы почти закончили работу с клиентом, самое время настроиться на работу. Во-первых, вам нужно создать место в рабочем процессе управления проектами для нового клиента. Это может быть новая папка Google Drive или страница Notion, доска на Trello или monday.com, или что-то среднее. Шаги, которые необходимо предпринять для добавления рабочего пространства нового клиента, зависят от выбранного вами инструмента управления проектами, поэтому обязательно настройте контрольный список соответствующим образом.  Примечание: вас также могут попросить присоединиться к менеджеру проекта вашего клиента. Это не идеально — работать с несколькими инструментами, я знаю, но такова природа зверя. Вам также понадобится способ отслеживания и назначения конкретных задач, а также добавления сроков их выполнения, если они у вас есть. Если вы хотите держать своих клиентов или коллег в курсе событий, вы можете использовать автоматизацию для отправки обновлений проекта в виде сообщений в чате или иным образом автоматизировать рабочие процессы управления проектами.

6. Поделитесь своим шедевром

Независимо от того, какие услуги вы предоставляете, у вас, скорее всего, есть файлы для обмена, будь то питч-дека, черновик статьи, индивидуальный фитнес-план или что-то среднее. Остается только отправить их клиенту, а затем снова и снова обновлять электронную почту в ожидании обратной связи. Вы можете дождаться завершения работы и заняться этим шагом, а можете сделать это на более ранней стадии процесса. Возможно, у вас есть отдельная папка или рабочее пространство, где хранятся готовые файлы клиентов. Если вы пойдете таким путем, вы можете приглашать клиентов в это пространство в начале проекта, а затем предупреждать их, когда вы добавляете новый файл (можно автоматизировать управление файлами, чтобы это происходило автоматически). В качестве альтернативы вы можете «переключить рубильник» в конце и включить доступ к просмотру или редактированию, когда проект будет готов к публикации.

Автоматизируйте процесс привлечения клиентов

Большинство шагов, необходимых для привлечения нового клиента, не требуют инновационного мышления. Эти типы повторяющихся административных задач — идеальные кандидаты для автоматизации. Если вы хотите оптимизировать рабочий процесс по привлечению клиентов, вы можете использовать Zapier для подключения ваших любимых приложений. Начните с выбора одного шага в вашем процессе привлечения клиентов для автоматизации и двигайтесь дальше. Автоматизация даже нескольких этапов вашего процесса может освободить пространство для более важных задач.