Как написать техническое задание

Как у фрилансера, у меня была своя доля отношений с клиентами, когда работа в итоге выходила за рамки: проект затягивался надолго или я не получал ресурсов, необходимых для эффективной работы. Мои клиенты хотели как лучше, но мы не разработали надежный план игры заранее. Именно поэтому я начал использовать техническое задание (SOW) с новыми клиентами: оно позволяет нам заранее установить процесс и убедиться, что мы находимся на одной волне, прежде чем приступить к работе. Здесь я делюсь шаблоном SOW, который я создал. Сделайте себе копию и доработайте его, используя приведенные ниже инструкции.

Что такое техническое задание (SOW)?

Также известное как объем работ, техническое задание (SOW) определяет объем проекта между компанией и клиентом. Имейте в виду, что SOW охватывает только специфику проекта — оно не заменяет собой договор с подрядчиком, в котором рассматриваются такие детали, как NDA и право собственности на поставляемую продукцию. SOW может быть юридически обязывающим, но вам следует поработать с юристом, если это ваша главная цель. Я не юрист, и я разработал этот документ в основном как инструмент управления проектом и коммуникации.

Когда следует использовать SOW?

Вы должны использовать SOW каждый раз, когда начинаете новый проект с клиентом. Это может показаться излишеством, но оно обеспечивает несколько важных преимуществ:

• Более четко определенный объем работ. Создавая SOW перед началом проекта, вы заранее определяете такие важные детали, как сроки и обязанности.
• Более простая коммуникация по проекту. У вас и вашего клиента будет один и тот же документ, на который вы сможете ссылаться при обсуждении специфики проекта.
• Лучшее установление границ. В случаях, когда клиент пытается вывести работу за рамки оговоренного объема, у вас будет документ SOW, на который вы сможете указать как на свою границу.

Как заполнить шаблон SOW

Данный образец технического задания включает в себя основные формулировки, на которых вы можете основывать свои условия SOW — не стесняйтесь расширять их или изменять, чтобы они имели смысл для вас. И помните, если вам нужны юридически обязывающие формулировки в вашем SOW, поработайте с юристом, чтобы правильно определить детали.

Название

Пометьте ваш документ как техническое задание, затем укажите название вашей компании и имя клиента. Мне нравится указывать номер SOW для облегчения отслеживания. Я делаю это на основе даты, но вы также можете просто пронумеровать их в порядке создания.

Введение

Во введении дается краткий обзор людей, целей и работы, вовлеченных в проект. Здесь не нужно углубляться. Просто сделайте резюме высокого уровня, чтобы сослаться на то, о чем документ.

Цель и задачи

Цель и задачи определяют, почему вы делаете этот проект и чего вы и клиент хотите достичь. Какую проблему вы пытаетесь решить, и какой отдачи от инвестиций вы ожидаете? Некоторые компании упоминают здесь ключевые показатели эффективности (KPI), поэтому вы можете добавить их, если они помогут вам не сбиться с пути.

Задачи

Это задачи, которые вы будете выполнять для реализации проекта. Не бойтесь быть слишком конкретным в этом разделе, поскольку он определяет труд, который вы будете выполнять для проекта. Как я делаю в примере SOW, приведенном ниже, рассмотрите возможность перечисления задач, которые вы не будете выполнять, чтобы избежать расширения объема.

Результаты

Результаты — это продукты или услуги, которые вы предоставите в результате выполнения ваших задач: цифровые или физические объекты, которые вы передадите клиенту. Например, если ваша задача заключается в разработке графики, то результатом будет сама графика.

Поставляемые материалы делятся на две категории.

• Результаты процесса продвигают проект вперед, но не завершают его (например, набросок статьи в блоге).
• Готовые продукты — это конечные результаты, отвечающие требованиям проекта (например, готовый пост в блоге).

Включите оба типа результатов в этот раздел, чтобы поддерживать проект на всех этапах.

Расписание

Здесь вы поместите график проекта, в идеале разбитый на этапы. В зависимости от вашей работы, стиля работы и предпочтений клиента, вы также можете указать часы, необходимые для выполнения каждой задачи и результата. Повторяющиеся проекты, такие как контракты с предоплатой, могут включать в график повторяющиеся сроки. Подумайте об использовании инструмента управления проектами для разбивки задач, результатов и графика для вашего SOW. Вы сможете увидеть все эти факторы в более четкой временной шкале, если организуете их в задачи управления проектами. Кроме того, функции совместной работы помогут вам уточнить детали с коллегами.

Местонахождение

Запишите, где находятся ресурсы, необходимые для выполнения работы, и где вы фактически выполните работу. Если применимо, также укажите, в каких местах вы не будете выполнять работу. Например, вы можете предпочесть выполнять всю цифровую работу удаленно, а не на предприятии клиента.

Бюджет, ценообразование и график платежей

Опишите здесь все, что связано с деньгами. Перечислите бюджет клиента на этот проект, затем ваши расценки на каждый результат. После этого укажите график, по которому вы будете получать оплату. Вы также можете включить сюда такие условия ценообразования, как net 30 (оплата через 30 дней после выставления счета), если это применимо. Примечание: После того как вы получите и подпишете SOW, используйте шаблон счета Zapier или ваше программное обеспечение для выставления счетов, чтобы получить оплату.

Ресурсы

Перечислите здесь все ресурсы, которые вам понадобятся от клиента для выполнения проекта, например, оборудование или документация. Это не традиционный раздел SOW, но я считаю, что он помогает в проектах, в которых много переписки, например, в письменных заданиях. (Шляпная подсказка Peak Freelance за то, что этот раздел вдохновил на аналогичную идею в их примере технического задания).

Специальные положения и условия

Поместите сюда любые дополнительные условия или требования, которые не вписываются в другие категории. В качестве примера можно привести процессы проверки и тестирования, отраслевые стандарты и необходимые меры безопасности. Если какие-либо дополнительные термины становятся слишком длинными, это признак того, что вам следует добавить новый раздел в шаблон.

Подписи

Всегда подписывайте свои SOW уполномоченным лицом от обеих сторон. Вы можете подписать лично или загрузить образец моего технического задания в приложение для цифровой подписи, а затем назначить места для подписи каждому подписавшему в приложении.

Советы по созданию технического задания

Когда вы следуете образцу технического задания, легко соскользнуть в режим шаблона, поэтому помните об этих лучших практиках:

• Общайтесь с клиентом в процессе создания SOW. Сообщите клиенту, какие условия вы планируете включить в SOW, прежде чем передавать его на подпись. Рассмотрите возможность совместной работы в такой программе, как Google Docs, прежде чем сделать окончательную копию. Предложите клиенту внести свои предложения и добавить комментарии, чтобы дать контекст вашим условиям.
• Используйте последовательный язык. Используйте один и тот же язык для обозначения одних и тех же важных понятий в вашем SOW. Например, всегда называйте брифинги «брифами» — не переключайтесь на «обзор» в некоторых разделах.
• Будьте конкретны там, где это важно. Если у вас есть определенные ожидания по части проекта, укажите их в SOW. Уделите особое внимание формулировкам, которые вы используете в тех разделах, которые вам важны, например, при описании результатов и определении того, что вы не будете делать.
• Экономьте время с помощью автоматизации. Попробуйте автоматически заполнить шаблон SOW с помощью Zapier, а затем настроить полученный Google Doc. Кроме того, вы можете загрузить шаблон SOW в свой инструмент электронной подписи, чтобы иметь возможность позаботиться обо всем в одном приложении.

Придерживайтесь условий SOW

Ваше SOW устанавливает границы для ваших проектов, и вполне нормально отталкивать запросы, выходящие за рамки проекта, или просить о пересмотре условий. Но это правило действует и в обратную сторону: ваше SOW — это обещание, которое вы дали клиенту и которое вы должны выполнить.