Как организовать свою электронную почту: 11 инструментов управления

У большинства людей отношения с почтовым ящиком вызывают любовь и ненависть. С одной стороны, электронная почта может быть невероятно полезной — будь то прогресс в работе с клиентом, замена встречи на (гораздо более эффективную) электронную переписку или получение приглашения на веселую светскую вечеринку. Но, с другой стороны, электронная почта может быть непосильной — особенно если вы потеряете над ней контроль. А потерять контроль очень легко. Многие из нас регулярно подвергаются бомбардировке новыми письмами, и это напрягает — знать, что мы можем пропустить действительно важное среди потока менее значимых вещей. К счастью, существует множество инструментов и бесплатных приложений для стартапов, которые могут помочь нам стать более организованными. В этом посте мы расскажем о том, как лучше всего организовать свою электронную почту, и предложим несколько инструментов, которые облегчат этот процесс.

Как организовать свою электронную почту

Прежде чем мы перейдем к рассмотрению инструментов, которые помогут вам взять под контроль ваш почтовый ящик, давайте рассмотрим несколько основных лучших практик, которые помогут вам максимально эффективно поддерживать организацию электронной почты. Вот три наших золотых правила:

• Избавьтесь от старой ненужной электронной почты. У меня до сих пор хранятся приглашения на мероприятия 2006 года, большинство из которых я даже не посетил. Нужны ли они мне? Нет. Стоит ли их удалять? Да. Очистите свой почтовый ящик от всего, кроме новых писем и предыдущих, к которым вам обязательно нужно будет обратиться позже. Вы даже можете очистить свой почтовый ящик с помощью искусственного интеллекта.
• Отписаться от рассылки. Серьезно. У каждого из нас есть такие письма, которые я клянусь, вы собираетесь прочитать этот бюллетень, правда, только что, как у меня есть минута. Вы не собираетесь их читать — избавьтесь от них. Некоторые из приведенных ниже инструментов помогут вам сделать это в массовом порядке.
• Объедините несколько учетных записей электронной почты. Я сторонник разделения рабочей и личной электронной почты, но иногда необходимость переключаться между ними не способствует организованности. Некоторые из представленных ниже инструментов помогут вам объединить различные адреса электронной почты. Например, Mail и iCal на устройствах Mac позволяют объединить несколько учетных записей в одном месте.

Лучший способ упорядочить электронную почту

Теперь, когда мы рассмотрели некоторые основы организации электронной почты, давайте разберемся, как лучше всего справиться с этой задачей.

1. Используйте ярлыки и папки

Вы не можете просто удалить все свои письма, поэтому один из простых способов упорядочить их — создать ярлыки и папки для важных дел. Хранение писем в папках позволяет убрать их из основного почтового ящика и сократить беспорядок.

Вы можете назвать эти папки, например, «Нужен ответ как можно скорее» или «После определенного проекта», если вы получаете кучу писем, связанных одной темой. Ярлыки — еще один организационный инструмент, который вы можете использовать. В каждом почтовом провайдере они немного отличаются, но если вы используете Gmail, то ярлыки работают как клейкие заметки и не перемещают письма из папки «Входящие», как это делают папки. Вместо этого вы можете найти название ярлыка и просмотреть все письма с этим ярлыком.

2. Звездочки или флажки важных писем

Большинство провайдеров электронной почты оснащены функцией «звездочка» или «флажок» (или и то, и другое), которая позволяет отмечать письма, к которым вы хотите вернуться позже. Пометка писем флажком или звездочкой не удаляет их из папки «Входящие», но может быстро дать вам наглядное представление о том, на каких письмах следует сосредоточиться в следующий раз. В Gmail просто откройте папку «Входящие» и нажмите на звездочку в левой части письма. Если вы хотите просмотреть все письма, отмеченные звездочками, нажмите «Звездные» в левом меню, как на фото ниже.

В Outlook вместо звезд можно отметить письмо. Зайдите в папку «Входящие» и нажмите на колонку с флажком рядом с сообщением, которое вы хотите отметить. После этого у вас появится возможность установить для себя дату, когда вы должны будете ответить.

3. Настройка фильтров

В ваш почтовый ящик всегда будет поступать постоянный поток новых писем, как бы хорошо вы их ни организовывали. Применение фильтров поможет вам управлять новыми письмами по мере их поступления. Фильтры — это правила, которые вы можете применить к входящим сообщениям, чтобы автоматически отправить их в нужную папку, добавить нужный ярлык, заархивировать или удалить.

В других почтовых провайдерах настройка фильтров может быть сложной, но для пользователей Gmail она довольно проста. Чтобы создать новый фильтр в Gmail, выполните следующие действия:

1. Перейти в папку входящих сообщений
2. В окне поиска в верхней части нажмите Показать параметры поиска.
3. Введите критерии поиска. Если вы хотите проверить правильность поиска, посмотрите, какие письма появляются, нажав кнопку Поиск.
4. В нижней части окна поиска нажмите кнопку Создать фильтр.
5. Выберите, что должен делать фильтр.
6. Нажмите кнопку Создать фильтр.

4. Использование функции архивации

Иногда у вас могут быть письма, которые не важны или не так срочны, как другие, но также не готовы к удалению. Для них можно использовать функцию архивации, которая удалит их из папки «Входящие» и сохранит на потом. Например, вы можете заархивировать электронное письмо для будущей задачи. Когда вы будете готовы выполнить ее, вы сможете поднять письмо, выполнить задачу и удалить ее по завершении.

5. Регулярно очищайте папку «Входящие

Мы регулярно проводим весеннюю уборку и наводим порядок в своих домах, то же самое должно происходить и с вашим почтовым ящиком. Мы ежедневно получаем огромное количество писем, и очень легко позволить им выйти из-под контроля — даже если использовать приведенные выше хаки для организации. Вот почему важно регулярно наводить порядок в своем почтовом ящике, чтобы он не был таким перегруженным. Подумайте о том, чтобы очищать свой почтовый ящик ежемесячно или ежеквартально.

11 инструментов для организации электронной почты

1. Продажи HubSpot

Цена: Бесплатно; доступны платные версии

Вы когда-нибудь хотели знать, кто и когда открывает ваши электронные письма, сколько раз и откуда? Загрузив расширение HubSpot Sales Chrome, вы сможете получать уведомления в режиме реального времени, когда кто-то открывает или нажимает на ссылки в вашем письме. Оно интегрируется как с Gmail, так и с Outlook. Еще одна интересная функция — боковая панель контактной информации, которая появляется при открытии потока электронной почты. Она содержит всю необходимую информацию о человеке, с которым вы переписываетесь, включая историю прошлых контактов (что-то вроде функции LinkedIn «вкладка отношений»), содержание социальных сетей, общие связи и так далее. Вскоре расширение позволит вам планировать отправку писем на более поздний срок.

Бесплатная версия Sales Hub предоставляет уведомления об открытии электронной почты, а также возможность запланировать отправку писем на более позднее время и некоторые другие функции. Для получения неограниченного количества уведомлений об открытиях и кликах (а также множества других расширенных функций) вы можете перейти на версию Starter за 45 долларов в месяц.

2. Shift 

Цена: Бесплатно; доступны платные версии

Shift позволяет вам получить доступ ко всем своим учетным записям электронной почты из одного удобного настольного приложения. Кроме того, вы можете получить доступ к множеству приложений и расширений, включая HubSpot Sales, Grammarly, Asana, WhatsApp и многие другие. В Shift также есть отличная функция поиска, которая работает во всех ваших учетных записях, что позволяет быстро находить и восстанавливать беседы. Самое большое преимущество использования таких приложений, как Shift, заключается в том, что вся ваша работа и рабочие процессы находятся в одном месте. Благодаря этому вы сэкономите массу времени на переключении между приложениями и учетными записями электронной почты.

3. Unroll.me

Цена: Бесплатно

Первый шаг к освобождению вашего почтового ящика от всех этих писем — отписаться от всех рассылок, на которые вы подписывались в течение многих лет. Но отписываться вручную от десятков, а может быть, и сотен рассылок — это займет целую вечность. Заходите на Unroll.me- бесплатный инструмент, позволяющий массово отписаться от всех рассылок, которые вы не читаете. Вы можете либо смести все с чистого листа и отписаться от всего сразу, либо выбрать что-то одно.

4. FollowUpThen

Цена: Бесплатно; доступны платные версии

Вот еще один простой, но полезный инструмент, на этот раз для напоминания вам — и даже вашим клиентам, если хотите, — о необходимости выполнить определенные действия по электронной почте. Вот как это работает: Составьте письмо, а затем укажите [any time]@followupthen.com в полях «Bcc», «Cc» или «To» вашего письма. Формулировка»в любое время» здесь довольно гибкая: Это может быть «tomorrow@followupthen.com», «nextwednesday@followupthen.com», «3hours@followupthen.com», «everyday@followupthen.com», «every3rdwednesday@followupthen.com» и так далее. То, что произойдет с этим письмом, когда вы нажмете кнопку «Отправить», зависит от того, куда вы поместите адрес электронной почты @followupthen.com:

• Bcc: Вы получите повторное сообщение о письме (не беспокоя первоначального получателя).
• Cc: Инструмент запланирует напоминание для вас и получателя.
• Чтобы: Инструмент отправит электронное письмо вашему будущему «я».

Вот видео, в котором более подробно рассказывается об этом инструменте:

Он работает с любым почтовым клиентом и бесплатно предоставляет до 50 последующих сообщений в месяц. За 4 доллара в месяц для каждого пользователя можно увеличить количество повторных сообщений и добавить такие функции, как интеграция календаря для команд.

5. IFTTT

Цена: Бесплатно

IFTTT, сокращение от «Если это, то это», — это удивительный инструмент повышения производительности, который помогает вам соединить приложения и устройства, которые вы используете каждый день, с помощью формулировок «если это, то это», которые они называют «рецептами». Когда речь заходит о продуктивности почтового ящика, IFTTT может творить чудеса, автоматизируя некоторые из самых утомительных ручных задач. Вот несколько моих любимых:

• Получите текстовое сообщение, когда определенный человек напишет вам.
• Отправляйте вложения электронной почты в Dropbox.
• Сохраняйте отмеченные звездочками письма в Evernote.
• Запланируйте на завтра напоминания о письмах, которые сегодня попали в ваш почтовый ящик.
• Добавьте электронные письма «квитанция» или «заказ» в электронную таблицу Google.
• Отслеживайте свое рабочее время, внося запись в электронную таблицу Google каждый раз, когда вы приходите в офис или уходите из него.
• Превратите электронные письма в карточки Trello.

6. Gmail «Особые звезды»

Цена: Бесплатно

Я не мог написать статью об организации входящих сообщений, не включив в нее мою основную стратегию достижения и сохранения нулевого уровня входящих сообщений. Этот инструмент — не дополнение, а методика, разработанная Андреасом Клингером. Она использует две встроенные в Gmail функции: «специальные звезды» (немного более причудливая система маркировки, чем ярлыки Gmail) и несколько входящих. С тех пор как я написал этот пост в прошлом году, многие люди рассказали мне, что эта методика изменила их отношение к электронной почте и сделала их жизнь намного проще. Я очень рекомендую его.

Есть только одна существенная оговорка: мобильное приложение Gmail не поддерживает никаких специальных звезд, кроме желтой, поэтому вы не сможете увидеть свои списки на мобильных устройствах. Если вы часто используете мобильные устройства для сортировки писем, попробуйте Sortd, который стоит следующим в списке.

7. Sortd 

Цена: Бесплатно; доступны платные версии

Sortd — это, по сути, более чистая версия методики Gmail Special Stars, о которой я рассказывал выше, поскольку вам не нужно отмечать письма звездами, ярлыками или какими-либо другими способами. Но она работает прямо в Gmail: Это то, что их команда называет «умным скином для Gmail», то есть он живет прямо в вашем почтовом ящике Gmail, и вам не нужно выходить из приложения. Он решает проблему, связанную с тем, что важные письма теряются под папкой «Входящие», а главное, превращает ваш почтовый ящик в гибкий набор списков, организованных в колонки. Благодаря этому ваши письма, списки дел и приоритеты будут жить в одном месте, а вы сможете легко перетаскивать письма из колонки в колонку. Бывший вице-президент по маркетингу компании HubSpot Меган Кини Андерсон — большая поклонница Sortd. «Я думаю о своем почтовом ящике как о своеобразной конвейерной ленте, приносящей мне быструю череду запросов, ресурсов и дел», — сказала она мне. «Сортировать электронную почту — значит успевать за этим потоком, не пропуская ничего мимо ушей». До того как я нашла Sortd, я помечала любое письмо, требующее дальнейших действий, как «непрочитанное» в надежде вернуться к нему, чтобы завершить рассмотрение или выполнить последующие действия. Это работало примерно так же плохо, как и следовало ожидать».

Вот как выглядит почтовый ящик Андерсон теперь, когда она использует Sortd:

Sortd объединяет папку «Входящие» со списком дел, который можно перетаскивать, поэтому я могу быстро оценить срочность письма, а затем решить, что с ним делать», — говорит Андерсон. «Я перетаскиваю письмо в соответствующую категорию ответа и переименовываю его в краткое описание необходимых действий. После этого я могу посмотреть на свою работу за неделю с высоты птичьего полета».

«Особенно приятно, что Sortd позволяет мне добавлять задачи, которые не поступили по электронной почте, например, просьбы, с которыми кто-то обратился ко мне в чате или при личной встрече», — добавляет она. «Таким образом, мой почтовый ящик действительно становится моим центральным пунктом управления. У меня есть колонка для немедленных действий, задачи на неделю, список дел на следующую неделю и ресурсы, которые я хочу иметь под рукой быстро». Еще одно преимущество Sortd перед специальными звездами? Вы можете использовать его на мобильных устройствах, если загрузите приложение Sortd Mobile Companion App на iOS или Android. (Помните, что все специальные звезды, кроме одной, не поддерживаются мобильным приложением Gmail — так что это лучший вариант, если вы любите сортировать почту на мобильном).

8. SaneBox

Цена: От $7/месяц; доступны премиум-варианты

Если вы хотите автоматизировать расстановку приоритетов для каждого письма по мере его поступления, попробуйте SaneBox. Здесь ничего не нужно устанавливать: В принципе, он работает с любым почтовым клиентом для создания новых папок, таких как SaneLater и SaneNews. Когда новое письмо попадает в папку «Входящие», SaneBox быстро анализирует его, чтобы определить, насколько оно важно. Этот анализ основан на вашем прошлом взаимодействии с почтовым ящиком. Если SaneBox сочтет новое письмо важным, он оставит его в папке «Входящие». Если нет — отправит его в одну из папок. Позже вы получите дайджест писем, отправленных в эти три папки, и сможете решить, стоит ли уделять им внимание, когда у вас появится время. Со временем вы «приучите» SaneBox фильтровать определенные типы писем в каждой из этих папок.

SaneBlackHole — это четвертая папка, которая поможет вам удалять письма и отписываться от них одним махом. Когда вы вручную перетащите письмо в папку SaneBlackHole, она автоматически удалит его и отпишется от источника. Здесь есть и другие интересные функции, например, функция «Вложения», которая автоматически отправляет все вложения электронной почты в папку Dropbox.

9. Checker Plus

Цена: Бесплатно

Checker Plus — это расширение Chrome для Gmail, которое помогает управлять несколькими учетными записями Gmail одновременно, чтобы не листать несколько почтовых ящиков. Одна из главных особенностей — мгновенные уведомления о письмах, даже если Gmail не открыт. Так что если вы любите уведомления, то это расширение вам понравится. Не открывая Gmail в браузере, Checker Plus предоставит вам уведомления на рабочем столе о получении нового письма, а также возможность читать, прослушивать или удалять письма. Я очень люблю функцию голосовых уведомлений в этом расширении. Если я получаю письмо, пока занят приготовлением ужина или чем-то еще, я могу выбрать, чтобы расширение зачитало мне его вслух, даже если Gmail не открыт. (Только не забудьте отключить эту функцию, когда отправитесь в офис).

 

10. Mailbird

Цена: Бесплатно; доступны платные версии

Существуют и другие почтовые клиенты, но Mailbird удается выделиться. Хотя этот почтовый клиент работает только для пользователей Windows, он объединяет ваш почтовый ящик с вашими приложениями, сворачивая вашу электронную почту и все приложения для календаря, задач и обмена сообщениями в единый интерфейс. Это простой пользовательский интерфейс, который можно настраивать в различных цветах и макетах. Вот пример того, как выглядит один макет с интеграцией электронной почты и WhatsApp:

Mailbird работает для пользователей Windows на настольных и мобильных компьютерах. Версия Lite бесплатна, но если вам нужны другие, более продвинутые функции — например, возможность «отложить» почту, — то вам придется приобрести платную версию за $3,25/пользователь/месяц.

11. SimplyFile

Цена: От $47,88/год

Хотя в Outlook не так много инструментов организации, как в других почтовых клиентах, вот один из них, предназначенный только для пользователей Outlook, который поможет вам тратить меньше времени на сортировку писем. SimplyFile добавляет панель инструментов (или «ленточную вкладку») в папку «Входящие» с различными настраиваемыми файлами, которая легко доступна, чтобы вы могли быстро регистрировать новые письма. Когда приходит письмо, просто перетащите его в соответствующую папку. Вы можете упорядочить как получаемые сообщения в папке «Входящие», так и отправляемые — их можно сохранять по мере отправки.

Возьмите под контроль свою папку «Входящие»

Готовы приступить к работе? Отлично. Начните изучать эти инструменты, чтобы раз и навсегда упорядочить свой почтовый ящик.