Как малый бизнес может выиграть от использования программного обеспечения для составления расписаний

Вы начали свой бизнес, потому что вам нравится профессия, в которой вы специализируетесь, а не потому, что вам нравится управлять нелепым графиком. График работы между поставщиками, постоянными клиентами, потенциальными клиентами, поставщиками услуг, такими как бухгалтеры, и даже вашей собственной внутренней командой может стать кошмаром. Программное обеспечение для составления расписания — будь то запись на прием или планирование встреч — устраняет многие из этих трудностей, но вы должны знать, как использовать его по максимуму. Вот почему программное обеспечение для составления расписаний является обязательным и как с его помощью можно добиться большего.

Вы можете автоматизировать трудоемкую и повторяющуюся задачу

По собственному опыту могу сказать, что для организации одной встречи может потребоваться от четырех до десяти электронных писем с обсуждением часовых поясов, доступности и продолжительности звонков. Это по своей природе расстраивает и отнимает много времени, когда речь идет о масштабной работе, и становится еще сложнее, когда мне нужно позвонить сразу нескольким людям, у которых уникальные графики. Программное обеспечение для составления расписания позволяет избежать этого. Вы передаете ссылку с предварительно заполненным расписанием, и они могут найти подходящее для них время и забронировать его.

Любые внутренние обсуждения на тему «нет, мне это не подходит, может, во вторник?» происходят без вас, потому что они уже знают, когда вы свободны. Огромным дополнительным преимуществом является то, что это дает вам возможность контролировать продолжительность встречи. Например, люди часто хотят больше времени на бесплатных консультациях со мной, но когда они заказывают, они четко соглашаются на заранее определенные временные рамки, которые я устанавливаю. Вам нужны только 15-минутные звонки? Это ваша прерогатива, и мяч в вашем распоряжении. Если вы попытаетесь составить график по электронной почте или попросите другого человека назначить встречу, это может оказаться не так.

Вы можете иметь более стандартный график

Мне нравилось, что программное обеспечение для составления расписания подталкивало меня к автоматизации графика. Несколько дней в неделю я оставлял час или два свободными, которые можно было использовать для импровизированных встреч или запланированных звонков. А если звонки в итоге не были заказаны, у меня появлялось больше времени для работы над другими делами. Например, Acuity Scheduling позволяет устанавливать часы доступности в виде блоков, со встроенными функциями отмены часов для определенных дней или сохранения обычных часов.

Если вы беспокоитесь о том, что у вас будет слишком плотный график, вы также можете установить ограничения по расписанию. Если вы хотите принимать посетителей до тех пор, пока они не будут полностью забронированы, вы можете это сделать, но вы также можете обеспечить максимальное количество звонков или часов звонков в день, если захотите.

Такие функции планирования встреч помогут вам поддерживать постоянный график без необходимости следить за ним 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Программное обеспечение обрабатывает детали и последующие действия

Некоторые инструменты планирования, такие как Calendly, имеют функции, позволяющие выполнять все этапы планирования звонков, включая отправку подробной информации и последующих сообщений человеку, который записался к вам на прием.  Это включает в себя:

• Автоматическое создание уникальной ссылки на Google Meet или Zoom для новых звонков и отправка ее обеим сторонам
• Подтверждение встречи по электронной почте
• Отправка электронного письма с напоминанием обеим сторонам до того, как состоится звонок
• Требовать оплату при бронировании встречи, чтобы не высылать отдельный счет-фактуру

А если пользователь решит отменить или перенести встречу, все это произойдет автоматически и освободит время для других людей, которые смогут занять его позже. Детали могут быть перенесены в календарь Google (или другой), чтобы вы не ждали встречи, которая не состоится.

Выглядит профессионально

Если вы используете программное обеспечение для составления расписания, это говорит о том, что вы серьезно относитесь к своему бизнесу и что вы востребованы. Для малого бизнеса, который пытается утвердиться и произвести хорошее первое впечатление, программное обеспечение для составления расписания может иметь большое значение. Один из способов усилить это впечатление — встроить программное обеспечение для составления расписания на ваш сайт, чтобы люди могли легко заказать ваш визит, не заполняя сначала контактную форму. В большинстве программ для составления расписания есть место, где люди могут оставить записку с информацией о встрече, так что в итоге одним выстрелом можно убить двух зайцев.

Как получить максимальную отдачу от программного обеспечения для составления расписаний

При внедрении программного обеспечения для составления расписания и бронирования встреч в рабочие процессы вашего бизнеса следует помнить о следующих лучших практиках:

• Выберите правильный инструмент. Убедитесь, что выбранный вами инструмент подходит для вашего бизнеса. Например, если вам нужно принимать платежи за прием, вам понадобится более мощный инструмент. Но не стоит сбрасывать со счетов и те приложения, которыми вы уже пользуетесь, например, Google Calendar, если вам нужны только основы.
• Подумайте об установке автоматических ограничений в вашем расписании. Возможность сказать, что я свободен с 12 до 3, но хочу принять только четыре пятнадцатиминутных звонка в течение одного дня, является огромным преимуществом. Это дает клиентам гибкость в выборе времени и в то же время не позволяет мне быть перегруженным или опаздывать, если звонок затянется.
• Выберите инструмент, который предлагает интеграцию. Zapier интегрируется с рядом инструментов планирования, позволяя вам соединить вашу программу планирования с другими приложениями, которые вы чаще всего используете. Таким образом, вы сможете делать такие вещи, как автоматическая отправка последующих писем, добавление новых контактов в CRM и многое другое.
• Подумайте, куда вы хотите встроить свой инструмент планирования. Многие инструменты позволяют встроить приложение для составления расписания на вашем сайте или в электронное письмо. Если вы не хотите, чтобы это было так открыто, вы можете просто отправить ссылку, когда с вами свяжется квалифицированный клиент.

Хотя встречи сами по себе отнимают много времени, наличие программного обеспечения для составления расписания может означать, что процесс бронирования встреч не обязательно должен быть таким.