Как выбрать программное обеспечение для управления проектами для внешних членов команды

Выбирая программное обеспечение для управления проектами, вы, скорее всего, сосредоточитесь на потребностях своей внутренней команды. Это естественный инстинкт, и он хорош. Но если вы также работаете со сторонними поставщиками, агентствами или фрилансерами, то вам нужно выбрать инструмент, который сможет включить их в работу. Как фрилансер, я использовал по меньшей мере 17 различных инструментов управления проектами (возможно, я забыл еще несколько), и в настоящее время у меня есть учетные записи в 11 из них. Я понимаю, что делает некоторые приложения для управления проектами удобными для работы с клиентом, а какие функции — или их отсутствие — могут сделать эти инструменты вызывающими мигрень.  Здесь я расскажу о том, как выбрать инструмент управления проектами, который облегчает командную работу как с внутренними, так и с внешними членами команды.

Почему при выборе приложения следует обратить внимание на внешних членов команды

Хорошая новость заключается в том, что большая часть нас, внешних специалистов, не так уж придирчива к изучению нового программного обеспечения — и на то есть причины. Является ли инструмент относительно простым? Необходим ли он для работы, которую мы выполняем? Вы платите за то, чтобы я имел доступ к тем функциям, которые вы хотите, чтобы я использовал? Тогда все в порядке: я буду активно работать с платформой. Однако некоторые программы кажутся почти нарочито сложными для внешних членов команды, особенно когда у нас уже так много всего, что мы используем. Если инструмент представляет собой головную боль, ваши внештатные сотрудники и агентства могут отказаться от его использования — они захотят работать через электронную почту или другой инструмент по своему выбору, что не позволит добиться полной интеграции. 

Как выбрать программное обеспечение для управления проектами для совместного использования с внешними сторонами

Работая со всеми этими инструментами, я заметил пять вещей, которые делают приложения для управления проектами удобными для внешнего участника.

Оптимизированные возможности коммуникации

Я не буду называть имен, но на протяжении большей части двух лет у меня был клиент, который использовал инструмент управления проектами, который я абсолютно презирал. В чем проблема? Коммуникация в приложении не была упорядочена.  Разговоры не были потоковыми, что уже запутывало, и в приложении было около пяти различных мест, где люди могли отправлять друг другу сообщения. Я получал сообщение по электронной почте или push-уведомление о том, что у меня есть сообщение, но оно не говорило мне, где находится сообщение или сколько сообщений было. Если сообщение оказывалось погребенным под множеством разговоров до того, как вы вошли в систему (что часто случается при работе в разных часовых поясах), это было кошмаром. Что касается коммуникации между внутренними и внешними командами, одним из моих любимых инструментов является Trello. Вы можете комментировать различные карточки, отмечать участников по мере необходимости и получать электронные письма, которые перенаправляют вас непосредственно к соответствующему комментарию. Он также интегрируется с Zapier, поэтому вы можете подключить его к своему списку дел, календарю или другому используемому вами приложению.

Надежные системы оповещения

У меня много клиентов, которые не пишут мне по электронной почте, когда им что-то нужно: они используют только свои инструменты уведомления о проекте. Хотя я против этого, пока я получаю быстрое уведомление по электронной почте, предупреждающее меня о сообщении в приложении, я могу с этим работать. Большинство инструментов отправляют уведомления, но не все из них надежны. Вот некоторые из проблем, с которыми я столкнулся, и которые следует проверить, прежде чем выбирать инструмент:

• Некоторые приложения могут отправлять уведомления по электронной почте только для разговоров с «высоким трафиком».
• Другие инструменты отправляют уведомления по электронной почте только спустя несколько дней, если сообщение осталось непрочитанным.
• Некоторые популярные инструменты не отправляют уведомления, если я «в отъезде», что часто случается, когда я работаю в разных часовых поясах с клиентами. Дело не в том, что я получу уведомление только после возвращения — я вообще его не получу.
• Не все инструменты отправляют уведомления о новых заданиях или комментариях к задаче.

Я работаю в среднем с 15 различными клиентами каждый месяц. Как и у многих других фрилансеров, у меня нет времени или ресурсов, чтобы каждый день заходить в каждый аккаунт и проверять сообщения. Мне нужны эти уведомления.

Что касается рекомендаций, ClickUp, monday.com, CoSchedule, Trello и Asana были для меня очень надежными в плане уведомлений.

Интуитивно понятный пользовательский опыт

В то время как у вашей внутренней команды есть время, чтобы изучить все тонкости инструмента, оптимизируя его под свои нужды, фрилансеры не будут согласны с этим. Время, которое мы тратим на изучение инструмента, обычно не является оплачиваемым, а значит, мы вряд ли будем из кожи вон лезть, чтобы это сделать. Если ваш инструмент управления проектами сложен или имеет ценные функции, запрятанные глубоко в платформе, задания, задачи и комментарии легко пропустить.  Если вы не можете понять, как использовать инструмент в течение десяти минут, пропустите его. И даже если вы используете самый интуитивно понятный инструмент на планете, стоит задокументировать конкретные инструкции о том, как вы хотите, чтобы внешние члены команды использовали его. Это гарантирует, что они будут использовать его так, чтобы облегчить и вашу жизнь. Вы можете даже отправить запись, показывающую, как пользоваться инструментом, вместо того, чтобы назначать встречу — им это понравится.

Гранулированные уровни разрешений

Во многих случаях не обязательно, чтобы внешние сотрудники имели доступ ко всем данным, которые хранятся в вашем приложении для управления проектами. Например, внештатному графическому дизайнеру не нужно видеть вашу сложную стратегию PPC или внутреннюю структуру найма. По этой причине выбирайте инструмент, позволяющий делиться конкретной информацией по своему усмотрению. Например, в Notion вы можете отправлять конкретные проекты и задачи пользователям, предоставляя им доступ только к тому, что необходимо для выполнения их части задания. В Asana вы можете создавать доски специально для внешних пользователей. Подобные функции есть во многих инструментах, но каждый из них предлагает различные уровни детализации. Убедитесь, что вас устраивает то, что предлагает выбранный вами инструмент.

Цена

Многие приложения для управления проектами рассчитаны на одного пользователя. Если у вас есть один фрилансер, которого вы хотите подключить к инструменту, это не составит большого труда. Но если вы работаете с целым рядом внешних членов команды, это может привести к значительным затратам. Ваши фрилансеры определенно не будут платить сами за себя, поэтому вы должны быть уверены, что сможете добавить членов команды, не разорившись на этом. (Есть даже несколько бесплатных приложений для управления проектами). Ищите приложения с неограниченным количеством пользователей, и убедитесь, что все эти пользователи не должны иметь один и тот же адрес электронной почты @company.com.

Спросите заинтересованные стороны

Если вы активно ищете новый инструмент, вы всегда можете обратиться к внешним членам команды, с которыми вы работаете. Если они уже давно работают в этой сфере, велика вероятность того, что у них есть надежные рекомендации. По крайней мере, они смогут исключить некоторых претендентов.