Контрольный список нового сотрудника: шаблон контрольного листа при приеме на работу для 2023 года

Когда вы вводите сотрудников в эксплуатацию, пропуск даже одной задачи может означать массовую неэффективность или даже проблемы с безопасностью. Введите: надежный контрольный список для введения в должность. Я проконсультировался с Дереком Тиетце из Endsight и Мэтью Стиббе из Articulate Marketing и GeekBoss об их процессах введения в должность, и использовал полученные знания для разработки контрольного списка для новых сотрудников. Сделайте копию и начните его использовать.

Контрольный список при вводе в должность

Откройте шаблон контрольного списка нового сотрудника и сделайте его копию. Если он нужен вам в другом формате, вы можете сохранить его как документ PDF или Word или скопировать задания в любое другое приложение, которое вы используете.

Как настроить контрольный список для новых сотрудников при приеме на работу

У каждого предприятия своя уникальная техническая конфигурация, поэтому и ваш контрольный список для регистрации сотрудников будет уникальным. У вас почти наверняка не будет всех приложений, процессов и форм в этом списке. Поэтому рассматривайте его как шаблон или отправную точку для создания собственного списка. Добавьте программное обеспечение, оборудование, процессы, документы и обучение, которые применимы к вашей организации.

Имя сотрудника и дата приема на работу

Поместите имя сотрудника и дату его приема на работу в верхней части. Добавьте любые другие важные данные, например, номер сотрудника, если это поможет вам оставаться организованным. Совет: Стандартизируйте названия документов как [Имя сотрудника] onboarding checklist, чтобы вы могли легко найти его среди своих файлов.

Юридический

Ваш сотрудник должен подписать все контракты, связанные с вашей техникой и данными, прежде чем приступать ко всему, что упоминается в остальных разделах этого шаблона. Поскольку в последующих разделах речь идет о вашем оборудовании и данных, вам нужно будет сначала разрешить своему сотруднику их использовать. В Articulate Marketing члены команды Мэтью подписывают контракт в качестве одного из самых первых шагов процесса вхождения в должность. Затем они могут перейти к специализированным частям процесса, таким как ИТ.

Оборудование

Запишите любое оборудование, которое вы предоставляете сотрудникам, или подтвердите, что у вашего сотрудника есть собственное оборудование для использования в рамках политики «принеси свое устройство» (BYOD). В зависимости от того, назначаете ли вы устройства и сколько их назначаете, вам может понадобиться изменить описание этого раздела. Дерек уделяет приоритетное внимание аппаратному обеспечению в своем контрольном списке ИТ-персонала, и он предлагает установить стандарт компании для процесса распределения аппаратного обеспечения, поскольку задержки или нехватка в цепочке поставок могут привести к тому, что время ожидания новых устройств будет довольно длительным. Кроме того, неисправности оборудования требуют времени для устранения. «Если в ноутбуке нового сотрудника вышел из строя жесткий диск, может потребоваться время и поиск неисправностей, чтобы определить проблему, а затем еще больше времени на ее устранение, поскольку детали или нового ПК может не оказаться в наличии. Это еще более актуально для удаленной работы, поскольку сотрудник находится вдали от большинства ресурсов компании», — говорит Дерек.

Программное обеспечение

Этот раздел посвящен программному обеспечению с родными приложениями для настольных компьютеров, которые необходимо устанавливать на устройство — подумайте об антивирусных программах и корпоративных офисных приложениях. Хотя приложения в браузере избавляют от необходимости устанавливать множество программ, все же есть некоторые, которые лучше работают в формате родного настольного приложения. Дерек предлагает использовать программное обеспечение для управления мобильными устройствами (MDM), чтобы автоматизировать большую часть процесса. Эта технология может развернуть приложения на устройствах в сети и изменить системные настройки, чтобы подготовить их для новых пользователей. В качестве бонуса, MDM-приложения часто поставляются с функциями безопасности и управления доступом для вашего оборудования.

Счета

Этот раздел должен охватывать все учетные записи, необходимые вашему сотруднику. (Установленные приложения, такие как Zoom, требуют создания учетной записи, поэтому здесь может быть небольшое дублирование с разделом программного обеспечения). Включите подзадачи для важной информации или настроек, которые сотрудники должны установить для своих учетных записей. Например, подпись для учетной записи электронной почты или налоговая информация для зарплатного счета. Формат Google Docs позволяет вам ссылаться на любые соответствующие руководства или шаблоны прямо из контрольного списка. Дерек рекомендует отдавать предпочтение учетным записям для служб, связанных с общением (таких как электронная почта и Slack). Таким образом, если у сотрудника возникнет проблема с другим аспектом ИТ, у него по крайней мере будет возможность связаться с остальными членами команды.

Безопасность

Обеспечьте своих сотрудников протоколами кибербезопасности, необходимыми для вашего бизнеса, включая надежные пароли. Я начал с нескольких пунктов в вашем контрольном списке, которые необходимо рассмотреть, но обратитесь к ИТ-специалисту, которому вы доверяете, чтобы получить актуальные советы для вашего бизнеса.

Обучение

Дерек также подчеркивает важность включения обучения в контрольный список ИТ-работников. В компаниях есть программы, задачи и ИТ-системы, для которых новым членам команды понадобятся как минимум инструкции. Включите в список документы для ознакомления и определите приоритетность любых учебных сессий, которые необходимо запланировать с помощью специального тренера. Если у вас есть самообслуживаемые учебные ресурсы и видео, дайте на них ссылку прямо в вашем контрольном списке. Нужно сделать несколько? Воспользуйтесь вашей любимой программой для записи видео с экрана.

Личные штрихи

Община и культура имеют большое значение при приеме на работу. Хотя ИТ — это техническая область, вы все же можете добавить личные штрихи. Эти дополнения будут зависеть от культуры и ресурсов вашей компании, но подумайте, как вы можете использовать свои технологии, чтобы помочь новому сотруднику почувствовать себя частью команды. Возможно, вам нравится отправлять забавные периферийные устройства или настраивать технику индивидуальным образом. Два пункта, которые Мэтью считает приоритетными для контрольного списка Articulate Marketing: «добавление дня рождения сотрудника в Turbine (наше приложение для HR, также подключенное через Zapier), чтобы мы получали напоминания об отправке поздравительных открыток и подарков» и «приглашение написать свою биографию в нашей интрасети и поделиться ею с коллегами в качестве представления». Эти задачи помогают новому сотруднику с самого начала почувствовать себя желанным гостем и наладить процессы для поддержания этого чувства.

Бонусный совет: замените в этом контрольном списке слово «сотрудник» (например, «Сотрудник установил следующее программное обеспечение») на имя и фамилию сотрудника, чтобы сделать его более личным. В этом поможет функция поиска и замены в Google Docs.

Советы по использованию контрольного перечня для ИТ-персонала

Мэтью и Дерек предлагают следующие советы по эффективному управлению контрольным списком при приеме на работу:

• Уменьшите трение: Интегрируйте свой контрольный список в уже существующие системы и приложения. Используйте систему тикетов вашей ИТ-группы для создания контрольных списков внутри тикетов, чтобы они выполнялись на их стороне. Чем проще вы сделаете использование контрольного списка, тем больше вероятность того, что вы будете его использовать.
• Упрощайте там, где это возможно: Максимально упростите процесс приема на работу и ищите возможности для автоматизации процесса приема на работу.
• Проверяйте и пересматривайте: Запланируйте регулярный пересмотр контрольного списка со всеми, кто участвует в принятии на работу, и вносите соответствующие изменения.
• Поощряйте подотчетность: Мэтью обеспечивает подотчетность людей благодаря наглядности. «У каждой задачи есть владелец, а список задач виден сотруднику и другим заинтересованным сторонам, так что есть видимость того, выполнил ли каждый человек свои действия», — сказал он.
• Организуйте свои контрольные списки: Держите контрольный список для ИТ-специалистов в качестве отдельного контрольного списка или подсписка основного контрольного списка. В Articulate Marketing есть отдельные списки, основанные на командах, которые их курируют, например, HR и финансы.

Переведите свой контрольный список для новых сотрудников в приложение

Предоставленный мною шаблон оформления нового сотрудника в штат входит в Google Doc, но не стесняйтесь добавлять эти пункты в приложение для управления проектами для лучшей организации, коммуникации и подотчетности. Если ваша организация уже использует одно из этих приложений, вы можете организовать списки для приема на работу наряду с другими ежедневными задачами. Кроме того, если вы храните свой контрольный список в приложении, вы можете автоматизировать еще большую часть процесса.