7 лучших систем продуктивности для упрощения рабочего процесса

Ночью я пишу контент, а днем работаю руководителем отдела по работе с партнерами, и в моем мире продуктивность — это главное. Отсутствие планирования или управления проектами приводит к просроченным статьям, неудачным партнерствам, высокому давлению и стрессу. Мы все были там, восстанавливаясь после нулевой продуктивности. Системы продуктивности помогают выработать устойчивый баланс между работой и личной жизнью и подготовиться к рабочим спринтам, когда это необходимо. В этом посте я расскажу о семи лучших системах повышения продуктивности, которые стали частью моей рутины и превратили ежедневную рутину в эффективный рабочий день. Вы найдете их плюсы и минусы, а также различные варианты использования.

Что такое системы производительности?

Системы продуктивности — это методы и инструменты, которые помогают вам эффективно справляться с делами. Они не делают работу за вас, но помогают вам организовать и расставить приоритеты в задачах и вашем самочувствии, что приводит к повышению продуктивности в конкретный момент времени. Например, системы повышения производительности помогут вам:

• Разбивайте проекты на более мелкие, управляемые шаги.
• Сосредоточиться и не отвлекаться.
• Постановка целей.
• Организация и рабочий процесс.

Давайте рассмотрим семь систем повышения продуктивности, которые я использую, и то, как они мне помогают.

7 систем продуктивности для упрощения рабочего процесса

1. Техника «Помодоро»

Я просто влюблена в этот метод повышения продуктивности, когда мне трудно собраться с силами и довести начатое до конца. Он мгновенно включает режим фокусировки, и я оказываюсь в такой зоне, что ничто не может меня отвлечь. Как это работает? Техника Pomodoro разбивает вашу работу на короткие, сфокусированные интервалы (обычно 25 минут), за которыми следуют перерывы. Она помогает вам сохранять остроту ощущений и мотивацию, поскольку 25-минутные отрезки легко усваиваются мозгом.

Кроме того, вид таймера, отсчитывающего время на панели инструментов, подкрепляет вашу готовность выполнить задачу за это время. Как будто ваш внутренний голос говорит: «Ну же, чувак, ты можешь работать 25 минут, не прокручивая свой Instagram». Я использую расширение Marinara: Pomodoro Assistant Chrome, чтобы сделать технику Pomodoro легкодоступной. 30-минутные таймеры с 5-минутным отдыхом — вот мое правило.

Но часто я не делаю перерывов и просто продолжаю работать над задачей, пока она не будет выполнена. А когда прозвенит таймер, я ставлю другой, чтобы не отвлекаться.

Я также использую Pomodoro для отслеживания времени, когда работаю над конкретной задачей, чтобы понять свою загруженность и время, потраченное на задачу X. Это очень помогает в правильной оценке времени и управлении проектами.

Плюсы:

• Помогает сосредоточиться, когда трудно начать работать.
• Уменьшает проволочки.
• Меньше болей в спине и усталости.
• Улучшенное планирование на недели и кварталы.
• Больше ответственности за выполнение заданий.
• Меньше отвлекающих факторов — лучше управление временем.
• Постоянная мотивация при выполнении заданий.

Минусы:

• Нет. Я использую этот метод уже давно, и он всегда помогает.

Лучшее для: Всем, кто хочет лучше управлять временем и успевать больше за меньшее время.

Мой вердикт. Сначала мне было трудно смириться с перерывами. Мне казалось, что я трачу время впустую. Но потом я поняла их силу — эти перерывы буквально заряжают меня энергией.

2. BuJo журнал

Пулевой журнал, или так называемый BuJo, похож на продвинутый ежедневник, в котором можно писать и рисовать. В нем есть разделы для ежедневных задач, календарей, заметок, отслеживания состояния здоровья и постановки целей.

Недавно я наткнулся на замечательное исследование, изучающее, как ведение дневника влияет на творческий потенциал и продуктивность. Вывод таков: он помогает не только сохранять организованность, но и размышлять о том, что действительно важно. Время от времени я использую пулевой журнал, чтобы спланировать свой день, понять, насколько я загружена, и выкроить время для вещей, которые я люблю делать помимо своей работы. Это также помогло мне понять, сколько проектов я могу взять на себя. Например, я составляю свое расписание очень старомодным способом в бумажном блокноте. Таким образом, мой пулевой журнал обычно выглядит следующим образом:

7:30 — пробуждение
8:00 — йога
10:00 — предложить конспект для клиента X
11:00 — взять интервью у экспертов для статьи в HubSpot
13:00 — перерыв на обед
14:00 — работа для благотворительного фонда
17:30 — встреча

Если вам не по душе старые методы повышения продуктивности, вы можете воспользоваться цифровыми альтернативами, такими как Notion, Trello, Evernote или Miro. На мой взгляд, Miro — самый классный вариант, потому что он напоминает обычный блокнот. Он позволяет легко перемещать элементы и способствует творчеству.

Плюсы:

• Помогает настраивать организацию.
• Способствует повышению творческого потенциала и помогает расставлять приоритеты.
• Обеспечивает централизованное управление задачами.
• Способствует самоанализу.

Минусы:

• Требует много времени на уход.
• Риск несоответствия.

Лучше всего подходит для: Творческие личности, визуальные мыслители и люди, стремящиеся к индивидуальному подходу к организации.

Мой вердикт. Ведение дневника — это практика, которую многие из нас инстинктивно использовали в какой-то момент своей жизни. Скажем, для планирования поездок, покупок, тренировок или других подобных занятий. Фокус в том, чтобы научиться делать это более систематично. Иногда я полностью полагаюсь на него. В других случаях я использую пулевой журнал просто как блокнот для переноса информации с бумаги в приложения для управления проектами.

3. Блокировка календаря

Основная проблема, с которой люди часто сталкиваются при составлении своего расписания, — это постоянное переключение между задачами. Блокировка календаря — это метод управления временем, при котором вы выделяете в своем календаре определенные временные интервалы для разных задач. Например, мой рабочий день до блокировки календаря может выглядеть следующим образом: Я начинаю писать статью. Затем, через полчаса, я перехожу к встрече. Затем перехожу к электронной почте. И наконец, возвращаюсь к статье. Совсем не эффективно. График Todoist прекрасно объясняет мою точку зрения:

Для блокировки времени я использую Календарь Google и выделяю время для конкретных задач. Каждой задаче отводится отдельное время. Посещение врача, йога и чтение также заносятся в мой календарь. Результат? Я успеваю сделать больше и быстрее. Вот несколько советов по успешному блокированию календаря:

• Разделите свой день на части для выполнения конкретных задач.
• Реалистично оцените, сколько времени займет выполнение заданий, а если не уверены, то переоцените.
• Планируйте перерывы, чтобы не перегореть; не загромождайте свободное время.
• При необходимости скорректируйте планы в связи с непредвиденными обстоятельствами.
• Регулярно просматривайте и выполняйте запланированные задания.
• Рассмотрите возможность использования таких приложений, как Todoist и Google Calendar, для лучшей организации.

Плюсы:

• Улучшенное управление временем.
• Улучшенный фокус.
• Уменьшение переключения между задачами.
• Более четкая расстановка приоритетов.
• Улучшение баланса между работой и личной жизнью.

Минусы:

• Сложность адаптации к изменениям.
• Потенциал занижения/переоценки продолжительности задачи.

Лучшее для: Всем, кому нужно организовать множество задач и обязательств.

Мой вердикт. Блокировка календаря организует ваше рабочее и свободное время и позволяет не запутаться в нескольких задачах одновременно. Самая большая проблема — это сесть в воскресенье вечером или каждый понедельник утром и подготовить все заранее. Но оно того стоит.

4. Съесть лягушку

«Если вам нужно съесть живую лягушку, сделайте это первым делом утром, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». — Марк Твен Эта цитата объясняет, в чем суть техники «Съешь лягушку». Сделайте сначала самое сложное, и тогда все остальное покажется проще.

Прошлогоднее исследование показало, что использование этого метода улучшает «мягкие» навыки и помогает бороться с промедлением, что приводит к долгосрочным преимуществам для карьеры и жизни. Я полностью с этим согласен и применяю метод «Съешь лягушку» почти каждый день. Вот как я это делаю:

1. Сначала я выбираю лягушку — самую важную, но не срочную задачу. Я выбираю ту, которая требует больших мозговых усилий.
2. Обычно я выбираю задание, которое могу выполнить максимум за 1-4 часа.
3. Я разбиваю большие задачи на более мелкие шаги.
4. Я всегда фокусируюсь на сегодняшних задачах, а не на далеких.
5. И наконец, я начинаю свой день с того, что сначала решаю задачу с лягушкой.

Плюсы:

• Сначала решайте сложные задачи.
• Чувствуйте себя менее напряженно.
• Лучше распоряжайтесь временем.
• Выработайте хорошие привычки.

Минусы:

• Если начать с самой сложной задачи, это может привести к усталости.
• Это может привести к тому, что вы упустите из виду важные моменты.

Лучше всего подходит для: Тем, кто предпочитает решать проблемы заранее, а не откладывать их на потом, или тем, кто борется с затягиванием решения сложных задач.

Мой вердикт. Когда у меня есть сложные задачи (те, которые требуют сосредоточенности, цифр и исследований), я делаю их своим главным приоритетом с утра. Справившись с ними, я могу расслабиться с чашкой кофе, просмотреть электронную почту и перейти к другой задаче. Я пробовал делать это наоборот, но просто не мог сосредоточиться ни на чем другом, зная, что меня ждет большая задача. Так что для меня техника «Съешь лягушку» — единственный выход.

5. Практика управления проектами

Когда я начинал работать фрилансером, вести один-два проекта без отслеживания было не так уж сложно. Но по мере роста объема работы это стало невозможным. Сегодня я не могу представить свою работу без инструментов управления проектами — Monday и Asana являются моими спасательными кругами. Они помогают мне разбивать задачи на части, устанавливать сроки, отслеживать прогресс, координировать работу с командой и добиваться результатов. Я использую «Понедельник» для планирования и приоритизации своих еженедельных задач для работы благотворительного фонда в виде упрощенной визуализации Kanban с вкладками «Бэклог», «В работе» и «Выполнено».

Что мне нравится: Monday заботится об основных элементах управления проектами, таких как подзадачи, гибкие статусы, владельцы и назначенные лица, интеграция с API и т. д. Что касается Asana, то я в основном использую ее для написания текстов для клиентов и SEO-проектов. С помощью этой платформы так просто получать и назначать задания, отслеживать ход выполнения проекта и общаться с другими людьми.

Плюсы:

• Централизуйте информацию о проекте для удобного доступа.
• Способствуйте общению в команде и обмену идеями.
• Поможет вам разбить проект на выполнимые задачи.
• Поддерживайте концентрацию и продуктивность вашей команды.
• Предоставляйте данные о ходе проекта в режиме реального времени.
• Автоматизируйте задачи для оптимизации рабочих процессов.

Минусы:

• Я не вижу ничего, кроме преимуществ использования программного обеспечения для управления проектами. Обучение работе с ним может занять время, но как только вы научитесь, все станет очень просто.

Лучше всего подходит для: Отдельные люди, команды и проекты любого размера. Вы можете использовать его как для небольших задач, так и для масштабных инициатив.

Мой вердикт. Хотя мне нравится использовать блокнот для ведения пулевого журнала, инструменты PM помогают держать работу под контролем с помощью уведомлений, напоминаний, повторяющихся задач и т. д.

6. Матрица принятия решений Эйзенхауэра

«У меня есть два вида проблем — срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». — Дуайт Д. Эйзенхауэр Матрица принятия решений Эйзенхауэра классифицирует задачи по степени важности и срочности. Я использую ее, чтобы решить, на чем сосредоточиться, что делегировать или от чего отказаться.

Вам следует рассмотреть возможность использования матрицы Эйзенхауэра, если вы часто заняты, но чувствуете, что вашей работе не хватает отдачи, не хватает времени на долгосрочные цели или вам трудно делегировать полномочия или говорить «нет» (было такое, было). Вот как она объясняет каждую из этих четырех категорий:

1. Квадрант 1 — важные задачи, требующие срочного внимания.
2. Квадрант 2 — важных задач для достижения долгосрочных целей.
3. Квадрант 3 — срочные задачи, которые не очень важны, часто просто занятость.
4. Квадрант 4 — не срочные и не важные задачи, приносящие мгновенное, но не продолжительное удовлетворение.

А вот как я применяю этот подход в своей повседневной работе:

1. Квадрант 1. Приоритетом для меня является соблюдение жестких сроков подготовки статей.
2. Квадрант 2. Я уделяю время совершенствованию своих навыков письма и исследований, чтобы добиться долгосрочного прогресса.
3. Квадрант 3. Иногда, если я слишком занят, я позволяю надежному человеку проводить экспертные интервью за меня.
4. Квадрант 4. Я стараюсь не тратить слишком много времени на социальные сети, чтобы не отвлекаться.

Плюсы:

• Четкая расстановка приоритетов.
• Эффективное управление временем.
• Согласование долгосрочных целей.
• Лучшее делегирование.
• Снижение стресса.
• Улучшение процесса принятия решений.

Минусы:

• Поначалу может быть трудно решить, какие задачи важнее, какие оказывают большее влияние, но не требуют столь срочного решения. После нескольких практик человек привыкает к системе и получает ощутимые преимущества.

Лучшее для: Организация обязанностей; особенно полезно для тех, кто испытывает трудности с расстановкой приоритетов, управлением временем или принятием решений.

Мой вердикт. Чувство срочности было самой большой проблемой в моей карьере цифрового маркетолога. Казалось, что каждая задача требует немедленного внимания. По умолчанию я все делала по принципу «как можно скорее», пока не научилась распределять приоритеты и выделять неприоритетные задачи. Именно это я узнал благодаря «Матрице принятия решений Эйзенхауэра», и, на мой взгляд, это одна из лучших систем повышения продуктивности.

7. Методы Канбан и Скрам

Чтобы быть суперпродуктивным в течение рабочей недели, я комбинирую упрощенные методологии Scrum и Kanban. Скрам: Вы работаете короткими отрезками времени, называемыми спринтами (обычно продолжительностью от одной до четырех недель). В каждом спринте вы ставите цели и решаете, какие задачи нужно решить. Затем вы проводите быстрые встречи, называемые стенд-апами, чтобы проверить прогресс и при необходимости скорректировать план работы.

Канбан: В Канбане нет спринтов. Вместо этого представьте свои задачи на доске с колонками «Бэклог», «Выполнение», «Обзор» и «Выполнено». В процессе работы вы перемещаете задачи между колонками. Это поможет вам визуализировать рабочий процесс, ограничить незавершенную работу и сосредоточиться на выполнении задач по очереди.

Вот как я это делаю: Каждый понедельник я просматриваю свой бэклог с идеями и задачами, которые беспорядочно появлялись в течение предыдущей недели, назначаю приоритеты и сроки выполнения, создаю подзадачи и т. д. Каждую пятницу я смотрю на свою доску в инструменте PM Monday, менеджере задач, и анализирую, почему я выбился из графика по некоторым задачам и как устранить причину.

Это помогает мне быть проворным, выполнять столько задач, сколько возможно в течение рабочей недели (в реальных условиях), и выявлять узкие места и препятствия.

Плюсы:

• Помогает легко визуализировать рабочие процессы.
• Ограничивает многозадачность и улучшает концентрацию внимания.
• Поощряет постоянное совершенствование процессов.
• Эффективно организует проекты, ставя перед собой четкие цели.
• Способствует регулярному общению и сотрудничеству в команде.
• Способствует адаптации к изменяющимся потребностям проекта.

Минусы:

• Отсутствие установленных сроков может привести к задержкам.
• Жесткие сроки проведения спринтов (Scrum) могут стать причиной стресса.

Лучше всего подходит для: В среде, где гибкость и адаптивность важнее жестких временных рамок.

📍Примечание: Внедрение двух систем одновременно называется Scrumban.

Мой вердикт. Сочетание этих двух методов помогает мне визуализировать то, что я должен сделать, на доске Kanban, а спринты Scrum помогают мне добиться большого прогресса в конкретных проектах. Мне нравится, что эти две системы обеспечивают баланс в моей работе, которая в значительной степени является независимой и удаленной.

Какова лучшая система повышения производительности?

Хотя у каждой системы продуктивности есть свои достоинства, моими личными фаворитами являются:

• Техника Pomodoro помогает мне концентрироваться на работе с помощью 30-минутных рабочих спринтов и 5-минутных перерывов.
• Матрица принятия решений Эйзенхауэра для простой организации срочных и важных задач.
• Scrumban для регулярной проверки прогресса.

Неважно, какую систему вы выберете, главное, чтобы она действительно помогала повысить вашу продуктивность. Я ежедневно совмещаю три из них и считаю, что это лучший подход для завершения работы, создания идей новых проектов и отслеживания прогресса моей команды. Попробуйте несколько, посмотрите, что подходит, а что нет, и в конце концов вы найдете оптимальное решение, которое поможет вам избежать ментальных блоков, демотивации и выгорания.