Лучшее программное обеспечение для управления документами
Вы тратите драгоценное время и энергию на поиски утерянных документов? Не пора ли вам ускорить повседневные операции? Мы исследовали программное обеспечение для управления документами и нашли шесть лучших. Когда имеет смысл инвестировать в программное обеспечение для управления документами? Хотите стать безбумажным? Если да, то вы хотите инвестировать в программное обеспечение для управления документами. Эти инструменты облегчают организацию ваших цифровых […]
XMLDATAFEED13 мин чтения
Вы тратите драгоценное время и энергию на поиски утерянных документов? Не пора ли вам ускорить повседневные операции? Мы исследовали программное обеспечение для управления документами и нашли шесть лучших.
Когда имеет смысл инвестировать в программное обеспечение для управления документами?
Хотите стать безбумажным? Если да, то вы хотите инвестировать в программное обеспечение для управления документами. Эти инструменты облегчают организацию ваших цифровых файлов в масштабе.
Это также отличный вариант для компаний, которые переросли популярные облачные решения для хранения данных (такие как Dropbox или GoogleДиск). Технически эти инструменты также подпадали бы под категорию DMS, но у них нет дополнительных функций, необходимых для управления документами на более высоком уровне.
GoogleДиск и Dropbox подходят для личного использования, но для деловых целей они просто не предлагают надежных функций программного обеспечения для управления документами.
В дополнение к простым функциям хранения и совместной работы, предлагаемым инструментами DMS, вы также получите преимущества от повышения безопасности, соответствия нормативным требованиям, расширенных рабочих процессов, контроля версий и многого другого.
Даже если вы не собираетесь полностью обходиться без бумаги, любой бизнес со значительным количеством онлайн-документов может воспользоваться программным обеспечением для управления документами.
Для отдельных лиц и действительно небольших команд, управляющих основными документами, вполне подойдет использование облачного хранилища, такого как Dropbox. Но когда вы будете готовы к масштабированию и ваши потребности станут более развитыми, обновитесь до настоящего программного обеспечения DMS.
Вы можете использовать Fluix для хранения документов, управления и распространения последних версий, а также управления проектной документацией в режиме реального времени. И все это при просмотре истории и статуса каждого документа с высоты птичьего полета.
Функции автоматизации рабочих процессов являются популярным решением для таких случаев использования, как работа на местах, продажи и обучение. И именно поэтому его любят и используют так много пользователей. Это действительно простой способ начать и оставаться организованным новичком с первого дня.
Кроме того, вы можете редактировать и подписывать PDF-файлы и отправлять документы для сбора подписей удаленно или для массового подписания документов.
Другие популярные функции, доступные с подпиской на Fluix, включают:
Предварительно настроенная маршрутизация документов
#2 – Microsoft SharePoint — Лучшее решение для межканальной совместной работы
SharePoint-это нечто большее, чем просто программное обеспечение DMS. Это дает организациям возможность обмениваться файлами, новостями, приложениями и ресурсами и управлять ими. Начинается от 5 долларов в месяц.
Microsoft-это имя, которое знакомо большинству из нас. Поэтому неудивительно, что этот лидер отрасли занимает столь высокое место в нашем списке.
SharePoint предоставляет бизнес-пользователям возможность управлять контентом и приложениями, обеспечивая при этом беспрепятственную совместную работу всей организации.
Microsoft SharePoint выводит управление документами на новый уровень. В дополнение к обмену файлами и хранению документов ваша команда также сможет обмениваться ресурсами, новостями и данными, относящимися к отделам и проектам.
SharePoint работает на ПК, компьютерах Mac и мобильных устройствах.
Более 200 000 организаций полагаются на Microsoft SharePoint, в том числе такие громкие имена, как Goodyear Tires, Hershey, Qantas Airlines и NASCAR. В целом, более 190 миллионов пользователей используют его для управления контентом, что делает его одним из самых популярных решений DMS в нашем списке.
Планы начинаются всего с 5 долларов США за пользователя в месяц. Вы можете получить SharePoint самостоятельно или включить его в подписку Microsoft 365. Для локального развертывания рассмотрите SharePoint Server.
#3 – ONLYOFFICE — Лучшее Решение Для Совместной Работы В Команде
ONLYOFFICE — это мощное программное обеспечение DMS, разработанное для масштабирования и оснащенное расширенными функциями совместной работы. Выбирайте между облачным или локальным развертыванием.
Эта платформа предлагает как простые, так и передовые решения для предприятий всех форм и размеров.
Существует базовая версия под названием ONLYOFFICE Docs, которая предназначена для электронных таблиц, документов и презентаций для индивидуального использования и небольших групп. Но большинство из вас будут склоняться ТОЛЬКО к группам офисов. Эта версия поставляется с модулями для DMS, электронной почты, CRM, управления проектами, календаря и многого другого.
Это популярный выбор для малых и средних предприятий, предприятий, поставщиков медицинских услуг, исследовательских групп, некоммерческих организаций, образовательных учреждений, разработчиков и правительственных организаций.
Вы получите выгоду от таких инструментов и функций, как:
Возможность хранить файлы и получать к ним доступ из любого места
#4 – Rubex от eFileCabinet — Лучшие функции управления документами
Многофункциональное программное обеспечение DMS с возможностью облачного и локального развертывания. А также отраслевые и отраслевые решения. Начиная с 55 долларов в месяц.
Rubex от eFileCabinet-это простое решение для управления документами. Это мощное программное обеспечение помогает предприятиям в широком спектре отраслей экономить время и повышать эффективность.
Если вы ищете многофункциональное решение DMS, созданное специально для вашей отрасли, отдела или больной точки, ищите не дальше Rubex.
Что делает Rubex немного уникальным по сравнению с другим программным обеспечением DMS, так это его решения для конкретных случаев использования. Они предоставляют DMS для бухгалтерий, ИТ-отделов, отделов кадров, юридических служб и многого другого. Rubex обслуживает различные отрасли промышленности, включая недвижимость, автомобилестроение, строительство, страхование, нефть и газ, здравоохранение, государственное управление и транспорт. Это действительно показывает, насколько универсальным может быть Rubex.
В дополнение к своей универсальности, Rubex поставляется с функциями DMS:
Список можно продолжать и продолжать. В целом, программное обеспечение является мощным и надежным. Планы начинаются с 55 долларов в месяц на одного пользователя. Они даже предлагают неограниченный тарифный план хранения, который начинается с 199 долларов.
#5 – M-Files — Самое Универсальное Программное Обеспечение Для Управления Документами
M-Files-одно из самых популярных и авторитетных решений в области управления документами.
Программному обеспечению доверяют предприятия всех размеров в таких отраслях, как производство, финансовые услуги, недвижимость, строительство, инжиниринг и многое другое. Глобальные предприятия и малые предприятия в более чем 100 странах полагаются на M-Файлы для управления документами.
M-Файлы управляются метаданными, интеллектуальны и независимы от репозитория. Проще говоря, это означает, что вы всегда можете найти свои данные, основываясь на том, что это такое, а не на том, где они находятся. Таким образом, вы и ваша команда сможете найти именно то, что ищете, вместо того, чтобы тратить время на сортировку папок и файлов.
Для крупных организаций и предприятий, которым требуется программное обеспечение для управления документами, полностью интегрированное с ERP-и CRM-решениями, не смотрите дальше преимущества VIENNA.
Методология Выбора Лучшего Программного Обеспечения Для Управления Документами
Есть определенные факторы, которые вы должны учитывать при оценке программного обеспечения DMS. Это методология, которую мы использовали, чтобы придумать лучшие варианты выше. Используйте это, когда вам нужно выяснить, какие функции наиболее важны в зависимости от ваших деловых и личных потребностей.
Развертывание
Первое, что вам нужно оценить, — это то, где будут храниться ваши документы.
Вообще говоря, программное обеспечение DMS предлагается одним из двух способов—облачным или локальным.
Вы заметите, что некоторые платформы предоставляют вам выбор между этими двумя, в то время как другие просто предлагают то или иное.
Развертывание в облаке будет лучшим вариантом для большинства компаний.
Это дает вам и вашим сотрудникам возможность получить доступ к вашим документам из любого места.
Но организациям со строгими стандартами безопасности, возможно, потребуется рассмотреть возможность развертывания на месте.
В этом случае все файлы будут храниться в вашей локальной сети.
Функции совместной работы и совместного использования
Могут ли члены команды сотрудничать и редактировать файлы в режиме реального времени? Способны ли вы управлять средствами управления версиями ваших документов? Как вы можете управлять уровнями разрешений для пользователей, получающих доступ к этим документам? Сможете ли вы обмениваться файлами с внешними пользователями за пределами вашей компании?
Это те вопросы, которые вы должны задавать себе и принимать во внимание, когда вы ходите по магазинам. Если вам нужно использовать другие сторонние инструменты для редактирования, совместного использования и совместной работы, это отчасти противоречит цели использования программного обеспечения для управления документами.
Мобильный доступ и простота использования
Большинство лучших решений для управления документами поставляются с выделенным мобильным приложением. Это даст вам и вашей команде доступ к документам из любого места, что, безусловно, может быть полезно в наши дни и в наше время.
Также стоит отметить, что не все программное обеспечение DMS одинаково создано с точки зрения удобства использования. Некоторые инструменты, несомненно, лучше других.
Вам нужно найти баланс между простым в использовании программным обеспечением, но все еще достаточно надежным, чтобы удовлетворить ваши потребности. Некоторые из более простых инструментов могут быть недостаточно всеобъемлющими, чтобы сделать все, что вы хотите. Поэтому воспользуйтесь бесплатными пробными версиями и демонстрациями, чтобы проверить удобство использования.
В масштабе настройка автоматизации может сэкономить вашей организации массу времени и сократить ручной труд. Но для тех из вас, кто ищет базовые возможности DMS, вам, возможно, не придется беспокоиться об этом прямо сейчас.
Разрешения пользователей также попадут в эту категорию. Администраторы должны иметь возможность предоставлять доступ определенным группам и отдельным лицам. Например, вы можете предоставить своим клиентам доступ к папке или документу, связанным с проектом, который вы для них выполняете. Однако этот клиент не должен иметь доступ ко всему программному обеспечению DMS.
Это зависит от того, что вы ищете. Лучший вариант для меня может оказаться не лучшим для вас и вашего бизнеса.
Используйте лучшие варианты, рассмотренные в этом руководстве, чтобы направить вас в правильном направлении. Следуйте методике, которую я описал выше, чтобы помочь сузить ваши возможности.
