Простой шаблон базы данных клиентов для фрилансеров

В свое время я перепробовал множество CRM — я занимаюсь контент-маркетингом и имею 35 активных клиентов, поэтому мне очень важно иметь удобное место для управления информацией о клиентах. Но ни одно из приложений, которые я пробовал, не подходило: они были одновременно слишком раздутыми и недостаточно настраиваемыми. Поэтому я создал собственную базу данных клиентов в Google Sheets. Она позволяет мне отслеживать активных (и предыдущих) клиентов и включает все детали, которые мне нужны, и ни одной, которая мне не нужна.

Нужна ли вам CRM?

Хочу внести ясность: этот шаблон электронной таблицы не заменяет CRM. Лучшие CRM управляют всеми аспектами управления взаимоотношениями с клиентами — они хранят информацию, да, но они также хранят и даже автоматизируют коммуникацию и управление проектами. Электронные таблицы на это не способны. Если вы пытаетесь сотрудничать с сотрудниками или подрядчиками, электронная таблица может стать немного громоздкой. Поэтому этот шаблон предназначен для фрилансеров или соло-предпринимателей, которые:

• Работайте менее чем с 50 клиентами. Бесконечная прокрутка никогда не приносит удовольствия; к тому же, если у вас более 50 клиентов, вы, вероятно, захотите упорядочить все свои действия в одном приложении, а электронная таблица с этим не справится.
• Общайтесь с клиентами различными способами. CRM отлично подходят для взаимодействия по электронной почте, но если вы используете несколько комбинаций командного чата, электронной почты, облачного обмена и видеоконференций с различными клиентами, большинство CRM могут оказаться недостаточно гибкими (а если и будут, то будут стоить довольно дорого).
• Ищете простой способ хранения информации о клиентах. Это не заменит ваше приложение для управления проектами (пожалуйста, о, пожалуйста, имейте приложение для управления проектами!); это просто база данных.

Если вы не соответствуете этим критериям, попробуйте воспользоваться бесплатной CRM. Она может быть менее настраиваемой, но она предложит некоторые другие функции, которые компенсируют это. Одно исключение: сотрудники малых и средних предприятий, у которых нет доступа к базе данных, могут использовать этот шаблон для различных целей. Например, менеджеры по работе с партнерами могут использовать его для хранения информации о партнерах, или редактор блога может использовать его в качестве базы данных фрилансеров.

Шаблон базы данных клиентов

Итак, вот шаблон базы данных клиентов, который вы можете использовать для отслеживания информации о клиентах. Скажу сразу: вам придется адаптировать его под свои нужды. Но в этом и есть его прелесть — он полностью настраиваемый. Нажмите на ссылку выше, чтобы сделать копию, а затем переделайте ее под себя.

• Лист для одного клиента. Это вариант того, который я использую на самом деле. Мне нравится, когда каждый клиент находится на отдельной вкладке, потому что это дает мне действительно большой раздел для заметок. Вы не хотите добавлять стандартное поле каждый раз, когда у клиента есть какие-то специфические особенности, поэтому возможность вносить тонну заметок очень важна. А если попытаться сделать это для всех клиентов на одном листе, то строки получатся очень большими. Поэтому я просто копирую лист каждый раз, когда у меня появляется новый клиент. Но я знаю, что некоторым людям нравится видеть все с первого взгляда, поэтому я также включил…
• Лист «Все клиенты». Это позволяет организовать его так, чтобы каждый клиент был строкой, а каждое поле — столбцом. Это немного сложнее, но позволяет легко увидеть, сколько у вас активных счетов, и просмотреть все без лишних нажатий.

Поля базы данных клиентов (шаблон CRM)

Опять же, вы захотите настроить этот базовый шаблон CRM в соответствии с вашим бизнесом или случаем использования, но есть некоторые поля, которые, на мой взгляд, широко применимы для всех типов бизнеса.

Статус. В этом шаблоне есть три статуса: Активный, На удержании и Просроченный. Но, скорее всего, ваши статусы будут немного отличаться. Какими бы они ни были, я рекомендую использовать проверку данных (нажмите «Данные» > «Проверка данных»), чтобы ваши статусы совпадали у всех клиентов. Проверка данных очень полезна для любых полей, где будут стандартные ответы для всех клиентов.

Отрасль. Это особенно важно для предприятий B2B. Вы можете быстро взглянуть на свою базу данных, чтобы найти взаимовыгодные возможности или знакомства. В моем случае, я часто использую его, чтобы узнать, есть ли возможности для обратной связи между клиентами.

Контактная информация. Надеюсь, это не требует особых пояснений! Но если у вас есть несколько контактов для конкретного клиента, обязательно запишите роль каждого человека, чтобы вы могли связаться с нужным человеком по нужной причине. Например, в Zapier я работаю с двумя разными редакторами, в зависимости от типа контента, поэтому я записал это, чтобы быть уверенным, что подаю соответствующие темы каждому контакту.

Ценообразование. Даже если у вас стандартные цены или уровни, важно отслеживать эту информацию. Я рекомендую указывать в этом поле как можно больше информации; если вам нужно добавить больше деталей, сделайте это в поле «Примечания». В моем случае, например, некоторые мои клиенты платят за срочность или доплачивают за многократное редактирование — я указываю это в примечаниях.

Способ доставки. Для писателя это ответ на вопрос: как клиент хочет, чтобы я представил свою работу? Отправлю ли я статью в блог через Google Docs? Загрузить его в их CMS? Что-то совершенно другое? В зависимости от типа вашего бизнеса, вы можете использовать это поле для описания канала связи: Встречаетесь ли вы с ними по Zoom? Личные встречи?

Даты действующих контрактов. Хотя вам может и не понадобиться постоянно обращаться к этой информации (вы можете даже скрыть строку или столбец для экономии места), ее полезно держать в памяти. Совет: сделайте здесь же ссылку на существующий контракт, чтобы не копаться в файлах или электронных письмах.

Дата последнего контакта. Люди будут уходить от вас — такова жизнь (и работа). Но если вы будете отслеживать дату последнего контакта, вы сможете найти клиентов, которые долгое время молчали, и попытаться восстановить с ними связь. С помощью Zapier вы даже можете настроить автоматизацию для автоматического обновления этого поля при получении электронного письма от вашего контакта или для уведомления вас, когда дата превышает определенное количество времени в прошлом.

Ссылка на инструмент для выставления счетов. Если у вашего клиента есть собственный инструмент для выставления счетов, укажите здесь ссылку на него для удобства доступа (и чтобы вам не пришлось просить его повторно отправлять ссылку каждый раз, когда вы выставляете счет). Если у них нет приложения, вы можете использовать бесплатный инструмент для выставления счетов — только не забудьте указать в этой колонке, кому вы должны отправлять счета. Иногда это может отличаться от вашего обычного контактного лица.

Ссылка на руководство по стилю/бренду. Если вы занимаетесь каким-либо видом маркетинговой деятельности, вы знаете, что здесь делать. Но это поле можно адаптировать практически для любого вида бизнеса. Например, если вы персональный тренер, используйте его для указания уровня физической подготовки клиента.

Примечания. Здесь весь мир — ваша устрица. Обычно клиенту требуется пара недель, чтобы ответить на письмо? Есть ли у вас какие-то особые договоренности с этим клиентом? У вас есть идеи, которые вы хотите предложить им, но еще не пришло время? Все это можно записать в поле «Заметки».

Защитите свою базу данных клиентов

Давайте рассмотрим слона в комнате: безопасность. Безопасно ли помещать информацию о своих клиентах в электронную таблицу? Короткий ответ: да, если вы доверяете Google. (Конечно, вам придется доверять любому приложению, которое вы используете для хранения информации о клиентах, включая стандартную CRM). Но даже при наличии абсолютного чувства безопасности важно принять меры предосторожности, чтобы убедиться, что эта информация защищена. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять для обеспечения безопасности вашей базы данных клиентов:

• Используйте все расширенные функции безопасности Google, включая двухфакторную проверку.
• Убедитесь, что доступ ограничен только теми людьми, которым вы явно предоставили доступ к нему, что в большинстве случаев означает «никому». (Это стандартное значение, если вы не создаете его в папке с существующими разрешениями).
• Никогда не сообщайте пароль своей учетной записи, даже помощнику. Если доступ к листу нужен кому-то другому, поделитесь им с его учетной записью.
• Если вы делитесь листом с помощником, убедитесь, что этот человек подписал соглашение о неразглашении информации, и немедленно отмените его доступ, как только он перестанет в нем нуждаться. (И подумайте о том, чтобы хранить служебную информацию отдельно).