Как я управляю удаленной издательской компанией с помощью Trello

В компании The Ways To Wealth мы публикуем подробные материалы обо всем, что связано с управлением деньгами. Мы серьезно относимся к качеству нашего контента, поэтому наша команда тратит около 15 часов на подготовку каждой статьи. Создание такого типа хорошо изученного, глубокого контента — это не то, что можно сделать за 10 минут. Это требует длительного непрерывного времени. А беспрерывное время трудно найти на работе. Общение на рабочем месте обычно происходит по пути наименьшего сопротивления для отправителя. Что бы ни было проще для человека, отправляющего сообщение — электронная почта, текст, Slack, Trello или телефонный звонок — все используется. Это происходит независимо от того, насколько продуктивно (не говоря уже о психическом здоровье) работает человек на стороне получателя. Команды должны общаться. Необходимо ставить цели и определять направления. Работа должна передаваться от одного человека к другому. На вопросы нужно отвечать. Необходимо давать обратную связь. Как же это сделать, не страдая от избытка общения и прерываний? Преимущества правильного решения этого вопроса огромны. И как основатель и генеральный директор, я глубоко задумался над этим вопросом. Мне помогло то, что я выбрал один инструмент и управлял и упорядочивал все коммуникации через него. Вот как я управляю всем бизнесом на Trello.

Использование Trello для управления проектами и коммуникации

На рынке существует множество отличных приложений для управления проектами. До того, как в моей организации появилась команда писателей, редакторов и разработчиков с проектами на разных стадиях завершения, я управлял всем самостоятельно в Evernote. Но после того, как я принял на работу первого сотрудника, мы поняли, что нам нужно что-то более совместное — и мы быстро обнаружили, что координация по электронной почте не помогает. Мы решили использовать Trello по нескольким причинам. Во-первых, у нас обоих был опыт использования этого приложения. Но что еще важнее, нам понравилась простота платформы. В отличие от многих современных приложений для повышения продуктивности, она не перегружена настройками и функциями, которые усложняют рабочий процесс. Тем не менее, как и в случае с любым программным обеспечением для управления проектами, здесь есть своя специфика. И хотя это было немедленное улучшение по сравнению с электронной почтой, нам определенно предстояло проделать определенную работу, чтобы улучшить качество наших материалов.  В частности, нам нужно было разработать определенную структуру нашего общения. Сначала это казалось ненужным, когда нас было всего два человека, но по мере роста команды это помогло нашим проектам продвигаться в процессе разработки более эффективными темпами.  Если вы не знакомы с Trello, вот краткий обзор. Исходя из этого, вот четыре принципа, которым мы следуем в приложении.

1. Приоритеты всегда четко определены. Мы используем списки Trello и сортируем карточки сверху вниз в зависимости от приоритета. Таким образом, членам команды никогда не приходится спрашивать, над чем работать в первую очередь. Кроме того, если кто-то сталкивается с задержкой или узким местом в одном проекте, он может просто перейти вниз по списку к следующей карточке, не дожидаясь указаний.
2. У каждой карты есть крайний срок. Хотя мы не особенно строго относимся к срокам, установление этих дат помогает нам поддерживать сбалансированный график, благодаря которому проекты движутся в стабильном и устойчивом темпе.
3. Контрольные списки служат для обновления статуса. Каждый пункт в контрольном списке закрепляется за конкретным человеком. Это помогает всем точно знать, на каком этапе находится проект в любой момент времени.
4. Мы оставляем место для глубокой работы. Мы понимаем, что членам команды нужно заниматься творчеством, и, общаясь только через Trello, мы не заваливаем всех уведомлениями из всех возможных приложений.

Наш рабочий процесс

Вот как это выглядит при создании контента. У каждого бизнеса свой рабочий процесс, но простота Trello помогает держать вас в рамках такой же простой системы. Наша цель — просто переместить контент из левой части доски в правую.

Шаг 1: Сортируйте идеи контента по приоритетности

Мы начнем с первого списка, расположенного в крайней левой части нашей доски, где у нас есть список идей контента, основанный на приоритете.  Приоритетность контента, который мы создаем, основывается на ряде факторов. С аналитической стороны мы рассматриваем такие факторы, как спрос на ключевые слова и объем ключевых слов для поисковой оптимизации (SEO). Конечно, в любом календаре контента не обойтись без творческого подхода. Также учитываются такие факторы, как текущие события, тенденции и то, имеет ли кто-то из нашей команды непосредственный опыт в той или иной теме.  Цель нашего списка идей для контента заключается в том, чтобы управляющий редактор всегда знал, какой контент будет следующим на очереди, и мог начать доводить идею от концепции до завершения с минимальным количеством обратных действий.

Шаг 2: Переход от идеи к первому проекту

Когда мы знаем, какой контент хотим создать, следующим шагом будет исследование темы. Это делается между мной и редактором контента. Мы ищем много разных вещей, но в основном мы пытаемся узнать больше о человеке, которому нужна эта информация. Вот некоторые из вопросов, на которые мы пытаемся ответить на данном этапе игры:

• Какова основная цель статьи?
• Кому нужна эта информация?
• Что мы хотим, чтобы читатели вынесли из статьи?
• Какие препятствия им придется преодолеть?
• Какими доказательствами я могу это подтвердить?
• Можно ли передать идеи более эффективным способом, например, с помощью графики или видео?

Поскольку это открытое обсуждение, оно проводится в рамках еженедельного запланированного звонка. Таким образом, мы не будем отправлять десятки сообщений туда-сюда для каждой новой статьи, находящейся в процессе подготовки.

Этап 3: Редактирование, пересмотр и окончательный проект

Готовый набросок передается нашему писателю. В этот момент карточка Trello для статьи перемещается на один шаг вправо. Как и в случае с любым другим материалом, писателю назначается срок сдачи статьи (также в Trello). Если возникают вопросы или требуется внести изменения после сдачи черновика, это решается между редактором и автором. Мы используем Google Docs (из-за его возможностей совместной работы), поэтому это один из немногих случаев, когда мы общаемся с помощью текста вне Trello. Логичнее всего оставлять комментарии к контенту на самом контенте.

Шаг 4: Публикация и первоначальный маркетинг

Как только мы подготовим окончательный вариант, начнется выполнение еще десятка мелких задач. Сюда входит форматирование и загрузка статьи в WordPress, планирование даты публикации и начальный маркетинг.  Все эти задачи представлены пунктом контрольного списка на карточке проекта в Trello.

Каждый пункт контрольного списка закреплен за определенным человеком, поэтому мы все знаем, кто за что отвечает. На скриншоте выше это не показано (из соображений конфиденциальности), но если вы используете эту возможность, вы увидите аватар члена команды рядом с пунктом, а также конкретную дату выполнения задания.

Шаг 5: Долгосрочный маркетинг и развитие

Как только мы выпустим статью в свет и проведем первоначальный маркетинг материала, мы решим, потребуется ли дополнительная разработка, а также нужно ли обновить статью (и если да, то когда это должно произойти).  Внутри Trello у вас есть возможность включить функцию Snooze и функцию повтора карточек. Функция «отложить» архивирует карточку на определенный период времени. После публикации статьи мы отложим карточку на несколько недель. Когда она снова всплывает, это служит напоминанием о необходимости проверить посещаемость, посмотреть, как различные заголовки проявили себя в социальных сетях, и изучить такие важные показатели, как коэффициент отказов и время пребывания на странице.  Функция повтора карточек в Trello — это, по сути, более продвинутый способ дремать. Она позволяет создавать повторяющиеся карточки Trello, которые будут автоматически добавляться в выбранное вами место на доске (например, в определенный список) через заданные промежутки времени (например, каждые три месяца). Мы используем это для того, чтобы обеспечить постоянное обновление статей.  Это особенно важно, когда внутри статьи есть данные, которые часто меняются. Например, у нас есть множество различных списков лучших финансовых приложений, в которых для ранжирования элементов списка используются обзоры из App Store и Google Play. Для такой статьи мы попросим Trello повторять карточку каждые 60 дней, сообщая нам о необходимости обновить количество отзывов и рейтинг.

Поскольку все больше людей работают удаленно, никогда еще не было столь важного момента для понимания принципов, необходимых вашей организации для эффективной коммуникации, и для использования одного из многих мощных инструментов управления рабочими процессами, которые могут помочь вам добиться большего результата.  Эффективная коммуникация может стать суперсилой организации, позволяя вам добиваться гораздо большего, чем ваши конкуренты.