Семь лучших представителей программного обеспечения для управления конференциями (рейтинг)

Давайте обратимся к реальным фактам: среднестатистический менеджер тратит 50 % своего рабочего времени на деловые встречи. И даже если вы не относитесь к высшему руководству, вам необходимо тратить немало времени на участие в конференциях.

Сегодня, когда удаленная работа стала распространенным явлением, деловые встречи в основном переместились в виртуальное пространство. И чтобы удовлетворить потребности этого рынка, появилось большое количество программных инструментов для управления конференциями. Но действительно важный вопрос — как сделать правильный выбор?

Чтобы помочь вам ответить на него, мы составили список из семи лучших вариантов программного обеспечения (ПО) для управления конференциями. Когда вы ознакомитесь с этими вариантами, вы наверняка сможете выбрать подходящий.

Какое ПО для управления конференциями мы считаем лучшим?

Далее представлено лучшее, по нашему мнению, ПО для управления конференциями, доступное на рынке.

1. Zoom

Лучший вариант для управления видеоконференциями

Когда речь идет о выборе универсального инструмента для проведения видеоконференций, Zoom — вариант, на котором останавливается большинство специалистов. Это ПО предназначено для проведения видеоконференций и предоставляет массу возможностей, которые позволят вам легко добиться желаемых результатов.

Используя Zoom, вы можете управлять своими онлайн-конференциями, осуществлять синхронизацию с Google Календарем и заниматься планированием конференций из любой точки мира. Также оно позволяет записывать конференции и автоматически формировать голосовые записи, поддерживающие функцию поиска и предназначенные для удобного извлечения информации.

Кроме того, Zoom предоставляет демонстрацию экрана в реальном времени и совместное создание аннотаций вдобавок к проведению видеоконференций. Это позволяет беспрепятственно редактировать общие документы и совместно работать над ними. Инструмент также позволяет создавать приватные и публичные группы для сегментированных командных чатов.

Возможности:

Что касается функциональных возможностей, то здесь Zoom показывает себя во всей красе. Помимо упомянутых выше возможностей, это ПО позволяет создавать онлайн-опросы, управлять участниками команды и даже проводить вебинары. Также Zoom можно интегрировать со сторонними инструментами, например со Slack.

Взгляните на возможности, которые предоставляет Zoom:

• Аудиозвонки и видеозвонки в высоком качестве.
• До тысячи участников конференции.
• Публичные и приватные группы, а также командные чаты.
• Демонстрация экрана и совместное создание аннотаций.
• Протокол конференций и автоматическое создание голосовых записей.
• Настройка фона.
• Интеграция со сторонними календарями.
• Мощное сквозное шифрование и средства обеспечения безопасности, основанные на ролях.
• Доступны мобильные приложения для Android и iOS.
• Возможность обмениваться файлами.
• Интеграция с множеством сторонних приложений.

Стоимость:

Что касается тарифных планов, то в Zoom всё просто. Предусмотрено четыре уровня. Каждый тарифный план включает в себя более широкий набор возможностей по сравнению с предыдущим планом, поэтому вы можете выбрать тот план, который лучше всего подходит под потребности вашего бизнеса.

Краткий обзор тарифных планов Zoom:

• План Free, который предлагается бесплатно.
• План Pro («Профессиональный») стоимостью $149,90 в год за одну лицензию.
• План Business («Для бизнеса») стоимостью $199,90 в год за одну лицензию.
• План Enterprise («Корпоративный») стоимостью $240 в год за одну лицензию.

Помимо перечисленных выше планов вы также можете подписаться на дополнительные планы, чтобы получить доступ к облачному хранилищу, аудиоконференциям и массовым конференциям.

2. Lucid Meetings

Лучший вариант с точки зрения многофункционального управления конференциями

Lucid Meetings — инструмент, который укомплектован всеми возможностями, необходимыми для управления онлайн-конференциями. В этом инструменте как небольшие, так и крупные компании смогут найти что-нибудь интересное: начиная от определения повестки конференции и заканчивая созданием заметок, связанных с конференцией.

Пользоваться этим инструментом просто, поскольку к нему предоставляются подробные инструкции по подготовке аудиоконференций и видеоконференций. Этот инструмент можно использовать, чтобы назначать мероприятия и напоминания, обеспечивать простоту проведения конференций и предотвращать наложение голосов благодаря использованию очередей «ораторов».

Одно из важных преимуществ Lucid Meetings — возможность задавать повестку конференции вплоть до самых подробных вопросов, запланированных на обсуждение. Организатор конференции даже может назначать участникам определенные роли, чтобы упростить управление конференцией.

Возможности:

Что нам понравилось в Lucid Meetings — так это наличие нескольких готовых шаблонов для повестки конференции, которые позволяют экономить время при планировании конференций. Вместе с тем пользовательский интерфейс чрезвычайно удобен, что, несомненно, можно считать дополнительным преимуществом.

С точки зрения функционала Lucid Meeting предлагает следующие возможности, позволяющие эффективно управлять проведением конференций:

• Создание заметок и обмен ими в реальном времени.
• Возможность записывать конференции в различных форматах.
• Записи проведенных конференций с поддержкой поиска.
• Шаблоны конференций и повесток к ним.
• Встроенное ПО для демонстрации экрана и таймеры конференций.
• Встроенное ПО для записи звонков и преобразования звука в текст.
• Инструменты предварительной подготовки конференций и подготовки действий, запланированных после завершения конференции.
• Управление участниками и назначение ролей.
• Приглашения, протоколы конференций и управление голосованием.
• Автоматизация протоколов конференций.
• Отчеты по итогам конференций.
• Проведение онлайн-конференций и документирование.
• Удобная демонстрация экрана.

Стоимость:

Тарифные планы Lucid Meetings распределены по трем уровням в зависимости от размера организации, которая будет пользоваться данным ПО. Все цены рассчитываются за один месяц на основе нужного вам количества организаторов конференций и оплачиваются на погодовой основе.

Краткий обзор тарифных планов Lucid Meetings:

• План Teams («Команды») стоит $12,50 в месяц за одного организатора.
• План Business («Для бизнеса») стоит $249 в месяц.
• Стоимость тарифного плана Enterprise («Корпоративный») определяется в индивидуальном порядке.

Если у вас есть какие-либо вопросы, то можете записаться на личный телефонный разговор с сотрудниками отдела по работе с клиентами.

3. Cisco WebEx

Лучший вариант для крупных компаний

WebEx — программная система для эффективного проведения конференций, ориентированная на крупные компании. Используя этот инструмент, ваша компания может проводить качественные видеоконференции без ограничений на количество участников.

Лучшая особенность WebEx заключается в том, что у вас не возникнет проблем с видео, аудио или связью, в отличие от других решений для проведения конференций. И хотя это ПО с точки зрения дизайна и пользовательского интерфейса воспринимается скорее тяжело, в работе оно показывает себя как один из самых простых инструментов для управления конференциями.

С помощью WebEx можно легко планировать конференции и проводить их в деловой среде. Оно позволяет отправлять приглашения на конференции через электронную почту и сохранять контактные данные для дальнейшего использования.

Возможности:

WebEx дает возможность планировать конференции, предоставляя два варианта планирования: Quick Scheduler («Быстрый планировщик») и Advanced Scheduler («Продвинутый планировщик»). Как и подразумевает название, Quick Scheduler предназначен для быстрого планирования конференций, в то время как Advanced Scheduler лучше всего подходит для повторяющихся конференций.

Вот список других основных возможностей, которые будут вам доступны при использовании WebEx:

• Приватные комнаты для общения.
• Запись видео и аудио.
• Обратное воспроизведение и демонстрация экрана.
• Отправка приглашений на конференции по электронной почте, через SMS-сообщения и по телефону.
• Удобное редактирование файлов и обмен ими.
• Возможность переключаться между устройствами прямо во время конференции.
• Интеграция с инструментами управления проектами.
• Удобный и проработанный до мелочей пользовательский интерфейс.
• Инструменты для обеспечения совместной работы, которые можно настроить под свои нужды.
• Демонстрация экрана.
• Возможность использования на различных платформах: PC, Mac, iOS и Android.
• Интеграция с ПО для настольных компьютеров, например с MS Outlook.
• Легко масштабируется под компании любых размеров.

Стоимость:

WebEx предлагает четыре тарифных плана, соответствующие размеру организации, которая будет пользоваться данным инструментом. Все планы можно оплачивать на помесячной или погодовой основе, хотя рекомендуется отдать предпочтение второму варианту, чтобы экономить 10 % на платежах.

Вот краткий обзор тарифных планов, которые предлагает WebEx:

• План Free — предлагается бесплатно.
• План Starter («Начальный») стоимостью $13,50 в месяц за одного организатора конференций.
• План Business («Для бизнеса») стоимостью $26,95 в месяц за одного организатора конференций.
• Стоимость тарифного плана Enterprise («Корпоративный») определяется в индивидуальном порядке.

4. Boardable

Лучший вариант для проведения заседаний директоров

Если вы занимаетесь бизнесом с четко определенными целями и ищете недорогой инструмент для проведения конференций и управления задачами, то Boardable вам как раз подойдет. Это инструмент, который ориентирован на улучшение управления конференциями и на получение конкретных результатов.

С помощью Boardable вы можете через единый интерфейс проводить виртуальные конференции, а также управлять задачами и назначать их участникам конференции. Также вы можете обмениваться всеми списками обсуждаемых вопросов, связанных с конференцией, то есть повестками конференций.

Одна из основных особенностей, которые выделяют Boardable среди других решений для управления конференциями, это тот факт, что это ПО позволяет проводить продуктивные конференции и упрощает рабочие процессы, выполняемые между ними. Эта возможность обеспечивает беспрепятственную совместную работу.

Возможности:

Boardable — относительно простой инструмент, который прост в использовании, но при этом включает в себя много возможностей. Его легко настроить и начать работу, не говоря о том, что этот инструмент очень доступный с точки зрения стоимости. Также Boardable включает в себя отличную службу поддержки пользователей, готовую прийти на помощь в любое время суток.

Если вам интересно, какие возможности есть у Boardable, то взгляните на список ниже:

• Специальный конструктор для создания повесток конференций.
• Автоматическое создание расписания конференций.
• Boardable Spotlight («Центр внимания Boardable») — функция, обеспечивающая совместную работу.
• Document Center («Центр по работе с документами»), который предназначен для удобного и беспрепятственного управления документами.
• Электронные подписи для быстрого заверения документов.
• Инструмент для управления задачами, улучшающий возможности учета и результативность работы.
• Продвинутое возможности по созданию отчетов.
• Отслеживание целей и измерение степени их выполнения.
• Виртуальные опросы и голосования.

Стоимость:

У Boardable прозрачная политика ценообразования, которая облегчает выбор подходящего тарифного плана. Планы разделены на четыре уровня — по количеству пользователей, которых вы хотите добавить. Оплата производится ежемесячно или ежегодно, однако во втором случае предоставляется 10-процентная скидка.

Вот краткий обзор тарифных планов Boardable:

• План Grassroots («Начальный уровень возможностей»), стоимость которого начинается с $79 в месяц.
• План Essentials («Основные функции»), стоимость которого начинается с $149 в месяц.
• План Professional («Профессиональный»), стоимость которого начинается с $249 в месяц.
• Стоимость тарифного плана Enterprise («Корпоративный») определяется в индивидуальном порядке.

5. Microsoft Teams

Лучший выбор для распределенных по всему миру команд

Microsoft Teams — новичок среди инструментов для управления конференциями, но уже за несколько лет с момента своего появления он стал широко известен. И поскольку это бесплатный инструмент, нет нужды думать дважды о том, стоит ли проверить его в работе и начать им пользоваться.

Преимущество Teams заключается в том, что он позволяет собрать всех сотрудников на одной странице. Благодаря конференциям корпоративного уровня, которые предусматривают до 10 000 участников, вы наверняка сможете подключить к конференции всех своих сотрудников и кого-нибудь еще.

Инструмент позволяет проводить конференции в общих рабочих пространствах, организовывать видеоконференции или аудиоконференции и даже запускать вебинары. Также вы сможете пользоваться такими возможностями, как создание заметок, демонстрация экрана и даже пересылка вложений.

Возможности:

Большое количество возможностей Microsoft Teams, которые связаны с проведением аудиоконференций или видеоконференций, помогают упростить деловые встречи команды. Это позволяет всем присутствующим на встрече участвовать в процессе принятия решений, что обеспечивает полную прозрачность происходящего на всей конференции.

Если вы думаете о том, чтобы начать пользоваться Microsoft Teams, то взгляните на набор возможностей, предоставляемых этим ПО:

• Высокое качество аудио и видео.
• Демонстрация экрана и создание заметок во время проведения конференции.
• Возможность командного чата, позволяющая обеспечить свободное общение.
• Возможность пересылать вложенные файлы и собирать обратную связь.
• Проведение аудиоконференций по телефону.
• Специальные переговорные комнаты для обстоятельных деловых встреч, разделенных на сегменты.
• Онлайн-конференции в реальном времени с большим количеством участников.
• Удобная интеграция со сторонними приложениями и расширениями.
• Подходит для небольших и масштабных конференций.
• Неограниченное количество сообщений и поиск.
• Облачное хранилище, практически неограниченное по объему.
• Быстрый и простой пользовательский интерфейс.

Стоимость:

ПО Microsoft Teams доступно бесплатно для базового использования. Однако если у вас более масштабный бизнес, который нуждается в продвинутых возможностях, подразумевающих крупные команды сотрудников, вы можете подписаться на один из платных тарифных планов Microsoft 365, который включен в состав Microsoft Teams.

Вот простой и понятный разбор тарифных планов Microsoft Teams:

• Бесплатный план Microsoft Teams, который ни к чему вас не обязывает.
• План Microsoft 365 Business Basic стоит $5 за одного пользователя в месяц и оплачивается ежегодно.
• План Microsoft 365 Business Standard стоит $12,50 за одного пользователя в месяц и оплачивается ежегодно.

Оба платных плана включают в себя месяц бесплатного пробного периода.

6. Skype

Лучший вариант для бесплатного управления конференциями

Далее на очереди Skype — еще один инструмент от Microsoft для управления командными конференциями. Компании с сотрудниками, распределенными по всему миру, всё еще предпочитают Skype в качестве лучшего и самого доступного инструмента для удаленной коммуникации и управления конференциями.

Одна из основных возможностей этого инструмента — виртуальная доска для эффективного представления идей. Также вы можете демонстрировать содержимое своего экрана другим участникам конференции, выстраивать оптимальные рабочие процессы и обеспечивать совместную работу в реальном времени, таким образом устраняя информационную разобщенность.

Кроме того, Skype включает в себя функционал презентаций, включающий в себя встроенные аннотации и подсвечивание. Всё это позволяет вам производить впечатление на тех, кому вы показываете свою презентацию, и держать заинтересованных лиц в курсе дела.

Возможности:

Как и Microsoft Teams, Skype может проводить конференции с многочисленными участниками при помощи своей возможности трансляций. Также он поддерживает мгновенные сообщения, быструю обратную связь и многое другое.

Вот краткий обзор возможностей, которые может предложить Skype:

• Демонстрация экрана, позволяющая обеспечить более эффективную совместную работу.
• Виртуальная доска, позволяющая в реальном времени демонстрировать идеи и делать правки.
• Автоматическое кадрирование и отслеживание лиц для более эффективного отображения информации.
• Возможность загружать презентации PowerPoint и создавать для них аннотации.
• Быстрые приглашения на конференции посредством именных URL’ов.
• Обмен мгновенными сообщениями и обратной связью.
• Видеоконференции с большим количеством участников.
• Голосования, сеансы вопросов/ответов и опросы.
• Интеграция с приложениями Office 365.
• Возможность записывать конференции.
• Простая синхронизация с различными устройствами.
• Мобильное приложение для Android/iOS.

Стоимость:

Skype доступен бесплатно на нескольких платформах, таких как планшеты, смартфоны и настольные компьютеры.

7. Fuze

Лучший выбор для управления конференциями на основе облачных технологий

Fuze — инструмент для управления конференциями, который подходит для любых условий ведения бизнеса и компаний любого размера. Это быстрое и простое в использовании ПО, которое не потребляет много системных ресурсов и идеально подходит для коммуникации в компании с использованием аудио, видео или чатов.

Также вы можете использовать Fuze, чтобы проводить вебинары, демонстрировать содержимое экрана и распространять контент. У этого инструмента чрезвычайно широкие возможности настройки, а значит вы сможете модифицировать и адаптировать его под потребности вашего бизнеса.

Другая важная особенность Fuze — внимание к деталям. Благодаря нейтральной цветовой палитре и простому дизайну вам наверняка очень понравится работать в этой среде. Вместе с тем вы также получите безопасность корпоративного уровня.

Возможности:

Поскольку Since Fuze полностью основан на облачных технологиях, им можно пользоваться на любом устройстве и в любом месте. Эта возможность предоставляет вашим сотрудникам дополнительную гибкость при общении между командами и внутри них.

Вот возможности, которыми располагает Fuze:

• Подходит для компаний любого размера и типа.
• Превосходные возможности для обеспечения безопасности.
• Неперегруженный и удобный пользовательский интерфейс.
• Работает на большинстве устройств.
• Легко интегрируется с большинством популярных браузеров.
• Высокое качество видео и аудио.
• Отсутствие ограничений на размер файлов, которыми можно обмениваться.
• Доступен как на настольных компьютерах, так и на мобильных устройствах.

Стоимость:

У Fuze есть различные тарифные планы, которые вы можете комбинировать в зависимости от ваших потребностей, чтобы получить подходящее сочетание для любого бизнеса. Наряду с базовыми планами вы также можете подключить несколько плагинов для более функционального управления конференциями.

Взгляните на тарифные планы Fuze и выберите подходящий:

• Fuze Meetings («Fuze для проведения конференций») стоимостью $15 за одного пользователя в месяц.
• Fuze Calling («Fuze для звонков») стоимостью $25 за одного пользователя в месяц.
• Fuze Pro («Профессиональный Fuze») стоимостью $35 за одного пользователя в месяц.
• Fuze International («Международный Fuze») стоимостью $45 за одного пользователя в месяц.
• Fuze Unlimited («Fuze без ограничений») стоимостью $65 за одного пользователя в месяц.

Заключение

Без подходящего ПО для управления конференциями удаленная работа с сотрудниками, распределенными географически по всему миру, может быть проблематичной. Эти инструменты помогут вам проводить конференции максимально эффективно и дадут уверенность в том, что все запланированные вопросы будут рассмотрены на конференции.

Если вы ищете подходящее ПО для управления конференциями, то можете выбрать что-нибудь из следующих вариантов:

• Zoom: лучший вариант для управления видеоконференциями.
• Lucid Meetings: лучший вариант с точки зрения многофункционального управления конференциями.
• Cisco WebEx: лучший вариант для крупных компаний.
• Boardable: лучший вариант для проведения заседаний директоров.
• Microsoft Teams: лучший вариант для распределенных по всему миру команд.
• Skype: лучший вариант для бесплатного управления конференциями.
• Fuze: лучший вариант для управления конференциями на основе облачных технологий.

Вы наверняка сможете найти что-нибудь подходящее в этом списке.