Лучшее программное обеспечение для электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Если вы родились до 2000 года, вы знаете, как трудно распечатать документы, подписать их, отсканировать и отправить по электронной почте (или по факсу) туда и обратно. Это отнимает много времени, расточительно и дорого, так как вам приходится платить за чернила и бумагу.

Что еще хуже, у многих людей больше нет даже принтера дома. К счастью, есть лучший способ собирать подписи полностью онлайн.

Независимо от того, подписываете ли вы или получаете подписи один раз в год или сотни раз в день, программное обеспечение для электронной подписи является более современным и эффективным решением для всех (включая окружающую среду).

В деловом мире подписи и контракты являются частью повседневной деятельности. Существуют десятки вариантов использования программного обеспечения для электронной подписи, от заказов на покупку до договоров аренды, контрактов, документов о найме новых сотрудников, квитанций, NDA и всего, что между ними.

Если в настоящее время вы используете устаревшие методы для заключения контрактов и подписания деловых документов, пришло время переключиться — все будут рады, что вы это сделали.

Никогда не бывает слишком рано инвестировать в программное обеспечение для электронной подписи. Даже в единичных случаях каждый бизнес может извлечь выгоду из программного обеспечения для электронной подписи. Самое приятное то, что многие из них бесплатны, особенно если вы используете их только время от времени.

#1 – DocuSign — Лучшее программное обеспечение для электронной подписи для большинства

DocuSign быстро стал золотым стандартом в мире электронных подписей. Более 500 000 предприятий и сотни миллионов подписантов по всему миру ежедневно используют его для отправки юридически обязательных электронных подписей в несколько кликов (или нажатий).

Ему доверяют даже такие мировые лидеры, как Apple, Visa, BMW, Uber, Samsung и Facebook, так что вы знаете, что находитесь в надежных руках.

DocuSign принят во всем мире, его подписчики находятся в 180 разных странах и поддерживают 43 языка. Он также соответствует стандартам HIPAA, PCI, GDPR, ISO 27001 и другим строгим стандартам безопасности. Таким образом, он идеально подходит для предприятий здравоохранения и других строго регулируемых отраслей промышленности по всему миру.

С его помощью вы можете подписывать документы из Интернета или с помощью мобильного телефона. Он поддерживает подпись на устройствах iOS, Android и Windows, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, чтобы находиться за компьютером, чтобы добавить свою печать.

Как создатель документа, вы также можете добавить стандартные поля (например, подпись и дату), а также пользовательские поля для сбора всей необходимой вам информации за один раз.

Вы также можете сохранить повторно используемые шаблоны документов для часто используемых соглашений со всеми связанными с ними пользовательскими полями, рабочими процессами утверждения и настройками. Это не только обеспечивает стандартное качество всех ваших документов, но и ускоряет процесс.

На более высоких уровнях SMS-уведомления позволяют вам как можно быстрее предоставлять свои документы нужным людям. В мире, где у большинства людей всегда есть свои телефоны, это золотая деталь, которая может значительно ускорить процесс.

Кроме того, существует более 350 интеграций в один клик, поэтому вы можете добавлять функции электронной подписи с помощью DocuSign в бизнес-приложения, которые вы используете каждый день.

DocuSign также предлагает решения для управления жизненным циклом контрактов, которые помогают компаниям оптимизировать жизненный цикл соглашений за счет автоматизации ручных задач и согласования сложных рабочих процессов.

С помощью DocuSign CLM организации могут ускорить выполнение контрактов и повысить эффективность в масштабе.

Для тех, у кого есть базовые потребности в электронной подписи, планы начинаются с 10 долларов в месяц. Но если вам нужно продвинутое бизнес-решение, обратитесь в отдел продаж DocuSign для получения предложения по DocuSign CLM. Вы также можете попробовать DocuSign бесплатно в течение 30 дней.

#2 – SignWell — Самый простой способ заставить несколько сторон подписать документы

Чем больше подписей вам нужно, тем больше времени может потребоваться для завершения подготовки документов и их отправки по конвейеру. Когда вам нужно подписать множество сторон, вам нужна система, которая делает электронные подписи такими же простыми, как несколько щелчков мыши.

Что именно и делает СигнУэлл. Это буквально занимает меньше минуты, чтобы подписать, поэтому на дорогах абсолютно нет препятствий. Но вы по-прежнему полностью контролируете, кто подписывает документы и в каком порядке.

SignWell-это один из самых простых инструментов электронной подписи в нашем списке.

Кроме того, он поставляется с облегченным создателем шаблонов, чтобы вы могли создавать и повторно использовать обычные формы, выпуски и другие документы.

После входа в систему или создания учетной записи вы можете загрузить свой документ и ввести имена получателей и адреса электронной почты. Вы можете загружать файлы практически любого типа, от документов Word и электронных таблиц до PowerPoints, PDF-файлов и изображений.

После загрузки вы перенаправитесь на конструктор перетаскивания, который упростит, чем когда-либо, размещение подписи, инициалов, флажков, дат и пользовательских текстовых полей в документе.

И вы можете легко перемещать или изменять их размер после размещения. Честно говоря, это не намного проще, чем сейчас.

Как только все будет готово, перетащите получателей в том порядке, который вы хотите, чтобы они подписали, настройте строку темы, создайте свое сообщение и нажмите Отправить.

Для получателей этот процесс еще проще. Все, что им нужно сделать, это щелкнуть ссылку, и мастер SignWell проведет их от одного открытого поля к следующему, позволяя им обернуться за считанные секунды. Те, кто ждет, когда другие подпишутся первыми, получат последующее электронное письмо, когда придет их очередь.

SSignWell невероятно эффективна для получения документа, соглашения или контракта с нуля до цифровой подписи. И, если это то, что вам не нужно делать часто, вам, возможно, удастся обойтись без его бесплатного плана.

На нем вам разрешается отправлять три документа в месяц от одного отправителя и вы можете сохранить один шаблон. Тем не менее, вы можете отправить каждый документ на столько адресов электронной почты, сколько вам нужно.

Это может быть немного ограничивающим фактором для некоторых пользователей света. Следующий уровень SignWell-это Личный план, который составляет 96 долларов в год или 10 долларов в месяц при ежемесячной оплате. На этом уровне вы получаете неограниченное количество отправленных документов для одного отправителя и пять шаблонов.

Если вам нужна функция запроса вложений или вам нужен пользовательский брендинг, неограниченное количество шаблонов или более одного отправителя, бизнес-план SignWell покрывает расходы в размере 288 долларов США в год или 30 долларов США в месяц. Дополнительные отправители, превышающие указанные три, получают дополнительные 8-10 долларов США в зависимости от того, платите ли вы ежегодно или ежемесячно.

Мы в первую очередь рекомендуем SignWell для тех, кому не нужна тонна глубоких функций их программного обеспечения для электронной подписи. Возможность бесплатного использования SignWell — это кража, если вам нужно отправлять только три или менее документов каждый месяц. А Персональный план — отличная цена за неограниченную отправку.

 

#3 – MSBDocs — Лучше всего подходит для соответствия требованиям конкретной отрасли

MSBDocs — это универсальное решение для управления документами и электронными подписями, разработанное специально для соответствия отраслевым требованиям. Ему доверяют в широком спектре отраслей, таких как банковское дело, недвижимость, юриспруденция, науки о жизни, страхование, фармацевтика, здравоохранение и многое другое.

Если ваш бизнес имеет уникальные потребности в области безопасности и соответствия требованиям, которые не удовлетворяются другими инструментами электронной подписи, MSBDocs-отличный выбор.

Программное обеспечение идеально подходит для уникальных случаев использования, таких как клинические испытания, контракты, аккредитация лабораторий, информированное согласие, автосалоны, соответствие требованиям GxP, подписи 1572 и другие ситуации, когда безопасность и соответствие являются главными приоритетами.

Несмотря на усиленные меры безопасности, программное обеспечение по-прежнему легко использовать для всех участников.

Пока у вас есть электронная почта подписавшего, у вас есть вся информация, необходимая для запроса подписи. Все, что вам нужно сделать, это написать электронное письмо, выбрать применимые правила и политики, приложить свой документ, выбрать, какие данные вам нужны (подпись, дата и т.д.), и нажать отправить.

Все, что нужно сделать получателю, это нажать на ссылку в полученном им электронном письме, просмотреть документ и нажать кнопку «Подписать». Вы даже можете создавать собственные рабочие процессы и шаблоны, которые помогут автоматизировать и ускорить процесс.

MSBDOC придерживается глобальных стандартов соответствия нормативным требованиям во всем мире, включая:

• ХИПАА
• GDPR
• Закон об УЭТА и ЕСИНЕ
• ПИПЕДА
• FDA 21 CFR Часть 11
• Канадский закон о доказательствах
• СОР/2005-30
• Китайская Народная Республика Соответствует
• Закон об ИТ на основе подписи Aadhaar 2000 года

Программное обеспечение также имеет сертификаты конфиденциальности и безопасности для защиты конфиденциальности ЕС-США, SSAE 16 и ISO 27001.

#4 – PandaDoc — Лучшее решение для автоматизации документооборота

PandaDoc — это программное обеспечение для электронной подписи, которое в значительной степени ориентировано на автоматизацию документооборота.

Благодаря специализированным решениям для отделов продаж, маркетинга, отдела доходов, успеха клиентов и отдела кадров в нем есть все необходимое, независимо от того, как выглядит ваша среда.

Благодаря масштабируемым конвейерам вы и ваша команда можете не только автоматизировать, но и с легкостью упростить и ускорить подписи документов. С его помощью вы можете создавать индивидуальные рабочие процессы, которые оптимизируют операции и помогут вам как можно быстрее получить все необходимые подписи… с как можно меньшим количеством работы.

Автоматизированные рабочие процессы позволяют создавать, отправлять и отслеживать документы значительно быстрее, чем традиционные ручные процессы.

Это отличный способ автоматизации согласований, найма новых сотрудников, деловых сделок, изменений процессов и многого другого. Хотите сократить свой цикл продаж? Легко. Хотите убедиться, что все новые сотрудники получают одинаковое внимание к деталям в течение своей первой недели, в полной мере зная, что все их документы будут обработаны? Без проблем.

Автоматизация-это лучший способ выполнить больше работы за меньшее время без найма новых сотрудников для управления документами для вас.

На самом деле, отделы продаж, использующие автоматизацию PandaDoc, выигрывают от сокращения времени до закрытия на 30%, сокращения времени создания документов на 65% и удвоения числа ежемесячных сделок. Все без найма или работы над собой до смерти.

Цифры трудно игнорировать.

Если вы не решались внедрить автоматизацию документооборота из-за боязни изменений или отсутствия видимости с помощью автоматизации, вы охвачены PandaDoc.

Другие основные функции и преимущества PandaDoc включают:

• Встроенные инструменты для совместной работы
• Предложения, предложения и контракты на продажу
• Возможность сбора платежей с помощью электронных подписей
• Аналитика и уведомления, когда потенциальные клиенты открываются, просматривают, комментируют или подписывают
• 200+ профессиональных шаблонов

PandaDoc легко интегрируется с CRM и другими инструментами, такими как HubSpot, Salesforce, Stripe, Dropbox, Zapier и другими.

Планы начинаются от 19 долларов в месяц. Но бизнес-план с рабочими процессами утверждения и интеграцией CRM начинается с 49 долларов в месяц. 

#5 – SignEasy — Лучшее мобильное приложение для Электронной Подписи

SignEasy — еще одно популярное решение в области электронной подписи. Более 35 000 предприятий доверяют ИТ в широком спектре отраслей, и с помощью этого программного обеспечения было подписано более 26 миллионов документов и подсчетов.

Как следует из названия, SignEasy чрезвычайно проста. В отличие от других решений на рынке, SignEasy устраняет сложности, связанные с электронными подписями.

Мобильное приложение SignEasy не имеет себе равных. Между iOS и Android приложение любят более 7 миллионов человек. Приложение позволяет вам подписывать документы в любом месте.

Вы и ваши сотрудники даже можете собирать личные подписи непосредственно в мобильном приложении SignEasy. Это идеально подходит для случаев использования, таких как подтверждение доставки на месте и личные встречи.

С SignEasy компании получат преимущества от таких топовых функций, как:

• Последовательное и параллельное подписание
• Отслеживание документов и ход подписания
• Отправляйте напоминания и оповещения подписывающим лицам
• Получать уведомления о подписании документов
• Интегрируется с Gmail, Dropbox, Google Диском и другими приложениями
• SSL-шифрование и расширенные функции безопасности
• Поддерживает несколько форматов файлов (PDF, JPG, PNG, Word, Excel и т.д.)
• Автономная подпись

SignEasy автоматически собирает цифровой контрольный журнал для каждого документа. Это включает в себя адреса электронной почты подписавших, IP-адреса устройств, метки времени и многое другое. Все это является полезным юридическим доказательством, если кто-то пытается оспорить подпись.

Планы начинаются всего с 8 долларов в месяц для одного пользователя, плюс вы можете пройти бесплатную 14-дневную пробную версию перед совершением. Мобильное приложение SignEasy можно бесплатно использовать со всеми подписками.

#6 – HelloSign — Лучшие контракты на продажу для бизнеса

HelloSign является лидером отрасли в области программного обеспечения для электронной подписи. Им пользуются 80 000 клиентов и миллионы подписчиков по всему миру.

Эта платформа для юридически обязательных электронных подписей идеально подходит для команд продаж. HelloSign легко интегрируется с системой Salesforce, так что вы можете управлять электронными подписями непосредственно с панели управления Salesforce.

Ваша команда продаж может создавать шаблоны, отправлять контракты, собирать подписи и подписывать все с помощью встроенной системы Salesforce. Программное обеспечение предназначено для того, чтобы помочь торговым представителям быстрее заключать сделки, не заставляя ваших сотрудников или клиентов ориентироваться в более сложных инструментах.

С помощью HelloSign клиенты могут подписывать контракты на продажу в считанные секунды и немедленно получать их копию в свой почтовый ящик.

Программное обеспечение также интегрируется с Slack, Oracle, Dropbox, Gmail и другими полезными бизнес-инструментами, которым доверяют отделы продаж.

В дополнение к продажам, HelloSign предлагает решения для других случаев использования, в том числе:

• Услуги по запросу
• Оформление документов на борт
• Финансовые соглашения
• Страховые документы
• Ипотека и условное депонирование

В целом, программное обеспечение может быть универсальным, если вам это нужно. Но контракты на продажу, безусловно, являются сильной стороной HelloSign.

Для плана Essentials платные планы начинаются с 15 долларов США на пользователя в месяц, хотя они предлагают полностью бесплатный план до 3 подписей в месяц для одного пользователя. Интеграция Salesforce доступна только с HelloSign Enterprise, и вам необходимо связаться с ними для уточнения цен. Все платные планы поставляются с неограниченным количеством запросов на подпись. Зарегистрируйтесь сейчас, чтобы начать бесплатную пробную версию.

#7 – KeepSolid Sign — Лучше всего подходит для совместного использования и совместной работы в команде

KeepSolid Sign — это кроссплатформенный инструмент электронной подписи. Он работает в веб-браузерах, iOS, Android, Windows и macOS. В нем даже есть функция синхронизации учетных записей, чтобы пользователи могли работать с одним и тем же документом с нескольких платформ и устройств.

Программное обеспечение пользуется доверием в таких случаях использования, как продажи, управление персоналом, предоставление услуг и недвижимость. Он прост в использовании, безопасен и многофункционален.

Знак KeepSolid предназначен для команд. У вас будет возможность создавать отдельные группы в приложении и управлять ими так, как вы считаете нужным. Платформа предназначена для облегчения эффективного и безопасного сотрудничества в команде.

Программное обеспечение позволяет предприятиям сотрудничать с удаленными работниками, добавлять подписавшихся в документы или просто назначать наблюдателей за документами в организации.

Другие основные функции знака KeepSolid включают:

• Автономный режим
• Настраиваемые поля формы
• Шаблоны документов
• Уведомления о состоянии в реальном времени
• Неограниченное количество документов
• Никаких ограничений по длине документа

Цены для команд начинаются от 349,99 долларов США в год для пяти пользователей с неограниченным количеством подписчиков без каких-либо дополнительных затрат. Планы для команд из 10 человек начинаются с 599,99 доллара в год. Также доступны ежемесячные контракты.

Попробуйте бесплатно зарегистрироваться в KeepSolid с 14-дневной пробной версией.

#8 – Secured Signing — Лучшее Программное обеспечение для Электронной подписи для нотариусов

Secured Signing — это программное обеспечение для электронной подписи, которое специализируется на безопасности.

Они предлагают все основные функции, которые вам нужны в решении для электронной подписи. Но защищенная подпись имеет уникальную функцию, которую сегодня не предлагают другие поставщики на рынке,—eNotary.

Эта универсальная платформа создана специально для нотариального бизнеса. Нотариусы могут использовать программное обеспечение для личного электронного нотариального заверения, а также для дистанционного онлайн-нотариального заверения. Программное обеспечение позволяет вам легко работать с клиентами напрямую, без посредников.

Нотариусы пользуются дополнительными функциями, такими как:

• Живые удаленные видеозаписи подписей и нотариальных заверений
• Цифровые нотариальные печати
• Проверка личности
• Сертификат цифровой подписи
• Двухфакторная аутентификация
• Совпадение по распознаванию лиц
• Электронный нотариальный журнал
• Аутентификация KBA

В целом, в системе защищенного подписания есть все необходимое для удаленного ведения нотариального бизнеса. Планы начинаются от 9,95 доллара США в месяц, плюс дополнительная плата за нотариальное заверение.

 

Методология выбора лучшего программного обеспечения для ЭЦП

Сегодня на рынке доступны десятки решений для электронной подписи. Найти лучший вариант для вас и вашего бизнеса может быть непросто, если вы не знаете, что искать. Это главные факторы, которые вам следует оценить, когда вы покупаете программное обеспечение в этой категории. Следуйте методике, которую мы использовали, чтобы сузить ваши возможности.

Стандарты законности и соответствия

В соответствии с Законом об электронной подписи 2000 года федеральный закон США признает электронные подписи юридически обязательными. Однако некоторые платформы делают все возможное, чтобы обеспечить законность подписей.

Ищите программное обеспечение, имеющее контрольный журнал. Обычно это включает в себя такие функции, как отслеживание IP-адреса устройства, метки времени и другую информацию, помогающую в случае, если подпись оспаривается в суде.

Некоторые организации должны соответствовать более строгим стандартам соответствия, таким как HIPAA, PCI, GDPR и многое другое. Поэтому просто убедитесь, что программное обеспечение, которое вы оцениваете, соответствует вашей отрасли.

Объем подписей и численность команды

Как часто вам нужно, чтобы вещи были подписаны?

Некоторые платформы предлагают неограниченное количество документов и подписей, в то время как другие имеют ежемесячные ограничения на конкретные планы. Крупные бизнес-пользователи определенно должны стремиться к безлимитному тарифу.

Имейте в виду, что планы начального уровня и цены на программное обеспечение для электронной подписи редко подходят для делового использования. Итак, посмотрите за рамки этих стартовых пакетов, чтобы удовлетворить ваши потребности.

Здесь также необходимо учитывать количество людей в вашей команде, которые будут использовать программное обеспечение. Некоторые подписки предлагаются для каждого пользователя, в то время как другие включают определенное количество пользователей в рамках установленного плана.

Интеграции и варианты использования

Лучшее программное обеспечение для электронной подписи будет интегрировано со сторонними инструментами, которые ваш бизнес уже использует для управления клиентами и контрактами. Например, отделам продаж следует искать решения с интеграцией Salesforce или HubSpot, если эти инструменты уже используются в вашей компании.

Помимо интеграции, посмотрите, есть ли в программном обеспечении, которое вы оцениваете, конкретные инструменты для вашей отрасли. У отделов продаж SaaS не будет таких же потребностей, как у банков. У агентов по недвижимости другие потребности, чем у организаций, проводящих клинические исследования.

Лучшее программное обеспечение для электронной подписи для вас будет соответствовать конкретным случаям использования, которые есть у вашей компании.

Совместимость с несколькими Платформами

Убедитесь, что используемое программное обеспечение работает на нескольких устройствах и платформах. Это дает вам, вашим сотрудникам, клиентам и партнерам возможность подписывать документы из Интернета, iOS, Android, Windows и macOS.

Вы можете начать работу над контрактом из Интернета в своем офисе, а затем отправить его клиенту, который подпишет его со своего смартфона на Android, прежде чем другая сторона подпишет его с планшета iPad.

Если выбранное вами программное обеспечение не совместимо с различными платформами, это будет неудобно для всех, кто подпишет документ.

Итоги

В современную эпоху подписи стали цифровыми. Вот почему компании во всем мире полагаются на программное обеспечение электронной подписи для ведения бизнеса.

DocuSign, возможно, является самым популярным решением на рынке сегодня. Он также идеально подходит для компаний, которым нужны функции управления жизненным циклом контрактов. У SignEasy лучшее мобильное приложение для электронной подписи. HelloSign и PandaDoc-наши лучшие рекомендации для команд продаж. KeepSolid Sign обладает лучшими функциями совместной работы.

Если вы занимаетесь нотариальным бизнесом, смотрите не дальше, чем Обеспеченное подписание. MSBDOC-это наш лучший выбор для компаний со строгими требованиями к безопасности и соблюдению требований.

Независимо от вида вашей деятельности или отрасли, в этом руководстве есть решение для всех.