9 лучших систем управления посетителями для вашей организации

Системы управления посетителями (виртуальные машины) становятся популярными, поскольку организации должны повышать уровень своей безопасности из-за возросших рисков, связанных со здоровьем, безопасностью и соблюдением стандартов.

Согласно отчету, объем рынка глобальной системы управления посетителями, вероятно, увеличится с 1,1 миллиарда долларов США в 2021 году до 2,3 миллиарда долларов США к 2026 году.

Его рост обусловлен различными факторами, в том числе повышением осведомленности о безопасности, спросом на безбумажную работу и необходимостью соблюдения нормативных требований. Это особенно очевидно после вспышки Covid-19, которая привела к серьезным изменениям в том, как раньше работали отрасли.

Технологии и системы безопасности продвинулись вперед, чтобы справиться с цифровой рабочей силой и сценариями после COVID в мире. Система управления посетителями может помочь организациям легко адаптироваться к изменениям, предлагая при этом наилучшие услуги, продукты и впечатления от посетителей. Давайте обсудим это программное обеспечение и то, как оно может вам помочь.

Что такое управление посетителями?

Управление посетителями относится к процессу отслеживания и управления посетителями, которые приходят и уходят из помещений вашей организации. Независимо от того, есть ли в вашей организации администратор или нет, управление посетителями имеет важное значение для ваших сотрудников и безопасности компании.

Даже если вы предлагаете популярные продукты, услуги и обслуживание клиентов, управление посетителями делает шаг вперед, чтобы убедиться, что они покидают ваше помещение с хорошим впечатлением. Это не только повышает репутацию вашего бренда и повышает осведомленность, но и побуждает людей снова обращаться к вам, когда они в этом нуждаются.

Теперь вы можете подумать, кого мы здесь называем посетителями. Посетители могут быть:

• Поставщики и подрядчики
• Участники деловой встречи
• Специалисты по регулированию или аудиту
• Кандидаты на собеседование при приеме на работу
• Тайные покупатели
• Люди, ищущие какую-то информацию
• Лица, осуществляющие доставку

Кроме того, посетителями могут быть сотрудники, которые могут не быть частыми посетителями помещения, как люди, работающие из дома. Иногда также могут происходить неожиданные сбои.

Что такое система управления посетителями?

Система или программное обеспечение для управления посетителями (VMS) — это инструмент, который отслеживает и управляет людьми, приходящими в бизнес-помещения и покидающими их. Он представляет различные процессы для управления потоком посетителей от прибытия до отъезда, чтобы обеспечить наилучший опыт, обеспечивая при этом безопасность каждого и соответствие требованиям бизнеса.

Компании любого размера могут использовать программное обеспечение для управления посетителями, а не только крупные компании. Кроме того, VMS эффективна для различных отраслей промышленности, включая оборонную и аэрокосмическую, автомобильную, химическую, коммерческие услуги и материалы, потребительские товары, дистрибуцию, здравоохранение, информационные технологии, электронику, машиностроение и многое другое.

Существуют различные типы доступных виртуальных машин:

Управление посетителями с самообслуживанием: Для регистрации используется ресепшен. Здесь посетители стоят в очередях, заполняют данные и подают необходимые документы, чтобы получить гостевой бейдж.

Виртуальные машины, управляемые персоналом: сотрудники организации отслеживают и контролируют посетителей с помощью программного обеспечения.

Виртуальные машины на базе компьютеров: Это компьютерная система «одного окна», позволяющая компании отслеживать и контролировать посетителей. Он может собирать данные в режиме реального времени и автоматизирует ручные задачи для улучшения работы.

Виртуальные машины на базе SaaS: Это стороннее программное обеспечение для мониторинга и контроля посетителей из предприятий разного масштаба. Здесь организациям не нужно управлять инфраструктурой или тратить время на техническое обслуживание; поставщики услуг заботятся об этом, и стоимость является доступной.

Зачем нужна система управления посетителями?

Системы управления посетителями жизненно важны для мониторинга посетителей и управления ими, особенно во время и после глобального кризиса, такого как Covid-19. Это поможет вам адаптироваться к новым вызовам и обеспечить безопасность ваших сотрудников и посетителей.

Тем не менее, личные деловые встречи все еще существуют даже в наш век живых вебинаров и видеоконференций. Фактически, многие предприятия в настоящее время открыты и допускают посетителей, следовательно, обеспечивая учет всех посетителей при одновременном обеспечении безопасности; системы управления посетителями играют важную роль.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества виртуальных машин:

Хорошее впечатление
Предложение хорошего обслуживания посетителей укрепит репутацию вашего бренда и привлечет больше посетителей. Люди выберут вас вместо конкурентов, если вы убедитесь, что они покинут ваше помещение счастливыми. Виртуальная машина может помочь вам достичь этого, позволяя вам легко управлять всем, не создавая проблем для посетителей.

Упрощенный процесс приема
При наличии хорошей виртуальной машины все процессы будут управляться эффективно, от приема посетителей до отъезда. Использование программного обеспечения позволяет вашему персоналу относиться к вашим гостям в зависимости от их причин посещения вас. Это также поможет вам управлять встречами и следить за тем, чтобы они начинались вовремя, а посетители не расстраивались, ожидая в вестибюле.

Безопасность и бесконтактное отслеживание
Программное обеспечение VMS поможет вам осуществлять бесконтактное отслеживание посетителей и управление ими. Это обеспечит безопасность каждого человека внутри помещений вашего здания. В результате вы можете обеспечить превосходную защиту от проблем, связанных со здоровьем, таких как COVID или другие инфекционные заболевания. Кроме того, программное обеспечение поможет вам защитить вашу организацию от рисков, связанных с интеллектуальной собственностью, безопасностью на рабочем месте и так далее.

Соответствие
Используя виртуальные машины, вы можете записывать важные данные, собранные от посетителей, включая их личную информацию, удостоверения личности, медицинские документы и другие документы. Это поможет вам легко управлять ими и вести учет, чтобы вы не сталкивались с рисками соблюдения требований, такими как GDPR, HIPAA и т.д.

Отслеживание сотрудников/персонала
Помимо управления посетителями, программное обеспечение поможет вам отслеживать действия ваших сотрудников или персонала. Это максимизирует их производительность и поможет им сосредоточиться на важнейших областях. Поскольку риски могут быть внешними и внутренними, наблюдение за вашим внутренним персоналом помогает снизить риски.

Если вы хотите воспользоваться этими преимуществами, вот некоторые из лучших поставщиков виртуальных машин на рынке.

ILobby

ILobby — мировой лидер в области корпоративного управления посетителями, которому международные аэропорты, крупные банки, компании из списка Fortune 500 и правительство доверяют управление, мониторинг и отслеживание посетителей.

Отсканируйте документ удостоверения личности с фотографией, чтобы получить информацию, используя специальный сканер или встроенную камеру для обеспечения надлежащей идентификации. Используйте стороннюю или внутреннюю базу данных списка наблюдения, чтобы мгновенно проверять и отмечать или запрещать нежелательных гостей.

Во время чрезвычайной ситуации он предупредит каждого сотрудника и предоставит вам список тех, кто находится на сайте, чтобы помочь с численностью персонала. Это автоматизирует очень сложный процесс проверки, мониторинга и проверки отдельных лиц во всех местах для соответствия требованиям соответствия, безопасности, безопасности и конфиденциальности.

Вы можете просматривать посетителей, подрядчиков, сотрудников, возвращающихся посетителей, пользовательские типы, интервью, встречи, мероприятия и доставки. Защитите свой бизнес, проверяя, кто находится в вашем здании, оптимизируя процесс входа посетителей, автоматизируя соблюдение требований и безопасность, а также контролируя физический доступ.

Информируйте своих посетителей о юридических документах, таких как обязательства, отказы и NDA, и собирайте их цифровые подписи. Кроме того, храните все юридические документы в одном надежном месте, чтобы при необходимости загружать их. Вы также можете легко создавать пользовательские отчеты несколькими щелчками мыши и просматривать все отчеты панели мониторинга или экспортировать информацию.

Всегда будьте готовы к проверкам, ведя список подписанных документов и других данных. Интегрируйтесь с вашими бизнес-инструментами, такими как Skype для бизнеса, Google Hangouts, Slack, Голосовые вызовы, каталоги пользователей, такие как Azure Active Directory, Cisco, Google identities и т.д., единый вход Okta, Onelogin, CRM, электронная почта и календарь, Диски, контроль доступа и многое другое.

Получите программу бесплатно для пробной версии или выберите тарифный план от 199 долларов в месяц.

Envoy Visitors

Подарите новый опыт себе и всем, кто посещает ваше рабочее место вместе с другими посетителями. Обеспечьте безопасность вашего рабочего места с помощью системы управления посетителями и сэкономьте свое время. Проверьте, кто, почему и когда кого-то посещает, и ограничьте посетителя, который не соответствует вашим критериям.

Кроме того, сделайте свое рабочее место более здоровым с помощью функций бесконтактного входа. Нет необходимости отслеживать сотрудников и отслеживать подписанные документы или значки, написанные от руки. Вместо этого вы получаете все на единой панели мониторинга, чтобы отслеживать все, что вы хотите, с возможностью загрузки некоторых документов.

Произведите хорошее впечатление, когда появится гость, отправив указания на рабочее место, опросив их, чтобы узнать их опыт, и заставив их сказать «Вау» с помощью входа на iPad. Вы также можете захватывать и хранить все в надежном месте, чтобы оставаться в соответствии с правилами.

Во время аудита быстро экспортируйте необходимые данные для безболезненной проверки. Кроме того, создайте несколько вариантов входа в систему, которые задают различные вопросы, чтобы узнать цель визита каждого гостя. Ваши сотрудники также будут получать уведомления мгновенно и автоматически о прибытии гостей.

Проверяйте каждого посетителя, устанавливая некоторые критерии, и проверяйте, отображаются ли они в сторонних или внутренних списках наблюдения. Кроме того, получайте отчеты и аналитику по количеству посетителей и быстро экспортируйте данные в несколько кликов. Вы также можете предложить своим гостям подписать юридические документы, такие как отказы и NDA, на iPad.

Кроме того, создавайте пользовательские значки или разрешайте посетителям автоматически печатать значки при входе посетителя в систему. Попросите своих гостей сфотографироваться, чтобы хозяин мог уверенно поприветствовать их. Вы также можете создать здоровое и безопасное рабочее место, следить за офисом, получать данные для более эффективной работы и держать своих сотрудников сосредоточенными.

Получите ограниченные возможности, если выберете бесплатный план или выберете наиболее подходящий для вашего бизнеса план всего за 99 долларов в месяц / местоположение.

Greatly

Greatly — это простая платформа для использования системы управления посетителями для обеспечения безопасности вашего рабочего места. Вместо использования традиционного администратора используйте эту удобную и полностью настраиваемую платформу, которая позволяет интегрировать известные CRM и приложения для обмена сообщениями.

Инструмент всегда гарантирует, что нужный участник получит уведомление, как только гость завершит процесс входа в систему. Независимо от того, где вы находитесь, вы будете мгновенно получать уведомления о прибытии ваших гостей, чтобы вы могли быстро принять меры.

Это направлено на то, чтобы сделать интерфейс более доступным для понимания посетителями и для того, чтобы вы могли использовать его на стойке регистрации. Вы можете завершить процесс настройки в течение нескольких минут и быть готовым к использованию в тот же день.

Этот инструмент может представлять ваш бизнес так, как вы хотите, с помощью полностью настраиваемых рабочих процессов регистрации. Он собирает все данные от посетителей и оптимизирует их таким образом, чтобы посетители получали наилучшие впечатления. Вы также можете настроить приветственный интерфейс в соответствии с вашими потребностями и потребностями клиентов и позволить Greetly протянуть руку помощи.

Безопасность является важной частью любой стойки регистрации, и Greetly мгновенно печатает бейджи с фотографиями посетителей, деталями и другой соответствующей информацией. Он предлагает бесплатную демо-версию и приветствует вас пошаговым руководством для начала.

Платные планы начинаются с 79 долларов США в месяц за местоположение.

Sign In App

Sign In App создано для современного рабочего места, которое является безопасным и умным для входа. Вы можете использовать это программное обеспечение для управления посетителями, входа в систему подрядчика и персонала, а также для бронирования номеров на стойке регистрации. К услугам гостей Spaces – гибкое и умное дополнение для бронирования конференц-залов и рабочих столов.

Платформа помогает вам максимально использовать свои трудовые ресурсы и эффективно управлять производственными мощностями. Вы также можете разрешить своим посетителям входить в систему с помощью своего смартфона с помощью сканера QR-кода. Вашим гостям не нужно устанавливать какое-либо отдельное приложение; бесконтактный вход безопасен и полностью настраивается для различных отраслей промышленности.

Кроме того, создайте анкету для каждой группы посетителей, создав вопросы с несколькими вариантами ответов. Позаботьтесь о здоровье, конфиденциальности или безопасности компании, сократив время входа в систему. Это также обеспечит полный контроль над данными.

Вход в приложение позволяет сохранять необходимую и важную информацию для обеспечения безопасности и отчетности, сохраняя при этом конфиденциальность посетителей. Он создан для того, чтобы развиваться с новыми функциональными возможностями и функциями и предоставлять посетителям лучший опыт. Получите расширенные функции, такие как предварительная регистрация посетителей, вход персонала, управление подрядчиками, сопутствующее приложение, сообщения, политики, NDA, настраиваемые поля данных и т.д.

Вы также получите преимущества списка эвакуации, нескольких сайтов, языков, событий, доставки, экрана приветствия, интеграции, пользовательских значков для каждого посетителя, уведомлений и многого другого. Настройте нужный вам пакет или воспользуйтесь 15-дневной бесплатной пробной версией. Если вы сочтете это полезным, в любое время переключитесь на платную подписку.

Proxyclick

Дайте возможность вашим посетителям, подрядчикам и сотрудникам безопасно возвращаться, соблюдая конфиденциальность и соблюдая требования по всему миру с помощью Proxyclick. Бронирование столиков — это простой, безопасный и простой способ приветствовать сотрудников на рабочем месте.

Позвольте вашим сотрудникам выбирать, где, с кем и когда они будут сидеть в пределах заранее определенных мест. Вы получите полную видимость того, кто работает и где все сидят. Это поможет вам организовать рабочее место так, чтобы оно было безопасным, гостеприимным и эффективным.

Кроме того, вы можете исследовать объем и глубину возможностей с помощью экстремальных систем. Интегрируйте инструменты, с которыми вы и ваша команда знакомы, для беспрепятственного внедрения. Это единственная виртуальная машина с полной сертификацией конфиденциальности ISAE 3000 Type 1, чтобы люди могли вам доверять.

Он поддерживает 30 миллионов посещений в 7000 местах, чтобы помочь вам больше полагаться на свою команду. Вы также можете масштабироваться с помощью виртуальных машин, которые предлагают неограниченное количество хостов, киосков и посетителей. Получите бесконечный список функций для улучшения работы каждого посетителя, оптимизации работы стойки регистрации и обеспечения безопасности активов.

Его функции включают в себя бронирование столов и сотрудников, потоки посетителей, мощные информационные панели, интеллектуальные потоки для посетителей и сотрудников, премиум-интеграции, повышенную безопасность, корпоративные сервисы, успех клиентов и многое другое. Кроме того, вы можете обезопасить своих сотрудников и посетителей с помощью программы профилактики COVID-19.

Проверяйте своих посетителей и сотрудников до их прибытия, делитесь инструкциями по технике безопасности, предоставляйте им доступ с помощью QR-кода, оставайтесь в безопасности и гибкими, а также ограничивайте риски для здоровья. Выберите план, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям, за 100 долларов в месяц за местоположение.

WhosOnLocation

Обеспечьте безопасность ваших подрядчиков, посетителей и сотрудников с помощью проверок состояния здоровья, отслеживания контактов, бесконтактного входа в систему и многого другого во время работы за пределами объекта и на месте с помощью WhosOnLocation. Это комплексное решение, которое управляет предварительной регистрацией, идентификацией посетителей, отслеживанием контактов, оповещениями о безопасности и повышает осведомленность посетителей о политике.

Управляйте соблюдением подрядчиками требований к уведомлению об опасности, вводным инструктажем на различных объектах и посещаемостью. Вы также можете управлять разрешениями и присутствием сотрудников для поддержки безопасности сайта и профилей. Не говоря уже о том, что все подкреплено мощной информацией и отчетами.

Инструмент предлагает бесконтактный и простой вход в систему для отслеживания каждого сотрудника, который работает в одиночку. Кроме того, получите функции экстренной помощи, такие как самопроверка, отчеты об эвакуации и сборе, аналитика и совместная работа, а также ручные переклички. Ограничьте доступ к квалифицированным и уполномоченным сотрудникам, подрядчикам и посетителям для обеспечения безопасности ваших объектов.

WhosOnLocation помогает вам проверять посетителей, подрядчиков и сотрудников, чтобы снизить риск вторжения злоумышленников или несанкционированных гостей. Кроме того, убедитесь, что кто допущен на место и прошел медицинское обследование.

У него есть планы, которые работают для всех, независимо от размера компании. Управляйте всем по стартовой цене 599 долларов в год за местоположение.

Traction Guest

Предоставьте вашей организации единое место для управления, управления и обеспечения безопасности всего процесса операций с посетителями с помощью Traction Guest. Traction Guest обеспечивает безопасность ваших сайтов, соответствие процессов требованиям и безопасность сотрудников, гарантируя, что каждое взаимодействие повышает максимальную производительность.

Это помогает посетителям и сотрудникам найти правильный вход и местоположение, подтвердить или отсканировать свою идентификацию, встретиться с хозяином, выбрать язык. Кроме того, вы можете отслеживать, кто находится на сайте, чтобы поддерживать протоколы аварийных ситуаций и безопасности. Кроме того, соберите необходимые данные для соответствия стандартам соответствия.

Представляйте свой бренд, когда вы приветствуете посетителей, чтобы создать впечатления и создать визуальное воздействие, которое сделает каждое посещение незабываемым и продуктивным. С помощью единой настраиваемой системы удовлетворяйте ваши требования к глобальному местоположению, такие как разрешения, языки и данные.

Выберите подходящий план для вашей организации всего за 115 долларов в месяц.

Pronestor Visitor

Pronestor Visitor предлагает безопасную платформу для управления посетителями. Это инновационное управленческое решение, с помощью которого вы можете получить полный обзор посетителей из прошлого, настоящего или будущего. Он также позволяет вам отслеживать каждую встречу и бронирование, предоставляя автоматические уведомления.

Посетитель Pronestor поможет вам отправить указания вашим посетителям и предоставить посадочный талон для сканирования с помощью их телефона при регистрации. С надлежащими отчетами вы будете знать, кто где находится и с кем можно встретиться. Инструмент также может обрабатывать множество точек входа в нескольких местах одновременно. Кроме того, вы можете ознакомить своих посетителей с руководящими принципами при регистрации или перед собраниями.

Эта платформа показывает вам 360-градусный обзор деятельности организации. Начните комбинировать отзывы и данные, чтобы повысить доступность ваших объектов, что необходимо для повышения производительности. Кроме того, платформа позволяет вашим гостям и организации оставаться здоровыми и в безопасности.

SwipedOn

Создайте самую доступную систему входа сотрудников и посетителей SwipedOn, которая является безопасной, простой и оптимизированной. Это позволяет вам создать гибкую рабочую среду с полным управлением рабочим местом.

SwipedOn поможет вам преобразовать рабочее место, заменив старые книги посетителей простым, современным и элегантным решением для управления посетителями. Получите множество преимуществ от этой единой платформы, таких как бесконтактный вход сотрудников и посетителей.

Вы получите такие функции, как инструменты отслеживания контактов, мгновенные уведомления, печать удостоверений личности, цифровые соглашения, доска регистрации сотрудников, управление эвакуацией и проверка вопросов с оповещениями. Посетители могут войти в систему напрямую, отсканировав QR-код с помощью своей мобильной камеры без физического контакта. Это предотвратит заражение вашего бизнеса и персонала инфекционными заболеваниями.

Кроме того, вы можете легко обращаться с регистрами безопасности и гигиены труда, политикой COVID-19, соглашениями о неразглашении и т.д. Многие отрасли используют SwipedOn, такие как строительство, логистика, некоммерческие организации, коммунальные услуги, образование, уход за престарелыми, производство, спорт, морское дело, туризм, коворкинг и многие другие. Самое лучшее, что SwipedOn сажает деревья для каждого нового клиента.

Наслаждайтесь платформой еще лучше благодаря множеству дополнений, таких как кейтеринг, доставка и неограниченное количество SMS. Для улучшения возможностей управления вашими сотрудниками и посетителями вы можете подключить SwipedOn к бизнес-инструментам для бесперебойной работы, таким как Microsoft Active Directory или Azure Active Directory.

Вы также найдете нулевые затраты на настройку, простое отслеживание контактов, инструменты проверки посетителей и бесконтактный вход в каждый план. Модернизируйте стойку регистрации для посетителей всего за 49 долларов в месяц за одно место.

Вывод

Системы управления посетителями в наши дни востребованы в различных отраслях и масштабах бизнеса. Программное обеспечение может помочь вам предложить выдающийся опыт работы с посетителями, обеспечивая при этом организационную безопасность, безопасность и соответствие требованиям.